Исследование системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?л. инженер еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов и информирует руководителя предприятия, в части корреспонденции адресованной ему на исполнение.
Исполненный документ, снятый с контроля, передается на хранение. Хранение документов осуществляется централизованно у секретаря. Для хранения документов отведена специальная комната. Документы располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.
Рисунок 10 - Оперограмма движения входящей корреспонденции ООО "АДСК"
делопроизводство документационный управление автоматизация
Исполненный документ, снятый с контроля, передается на хранение. Хранение всех документов поступающих на предприятия независимо от адресата осуществляется централизованно у секретаря. Для хранения документов отведена специальная комната. Документы располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура предназначена для:
-группировки исполненных документов в дела;
-учета и обеспечения сохранности дел;
-оперативного поиска документов в делах.
В ООО "АДСК" номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем предприятии и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае коренного изменения функций и структуры организации составляется новая номенклатура дел.
Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер. Например, в ООО "АДСК" номенклатура дел отдела кадров находится под № 02. Образец документа представлен в Приложении Б.
Завершенные дела постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в государственный архив.
Проанализировав маршруты движения документопотока можно отметить, что схемы имеют много нерациональных возвратных шагов. Маршруты движения требуют сокращения. При передаче документов электронная связь не используется. В практической деятельности организации встречается ряд проблем в ведении документационного процесса а именно:
-документы теряются;
-накапливается множество документов, назначения и источник которых неясен;
-документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
-тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
-создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
-на подготовку и согласование документов тратиться много времени.
Решение проблемы управления документацией в современных условиях, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций и обеспечивать их эффективное функционирование.
.5 Анализ инфраструктуры в ООО "АДСК"
В ООО "АДСК" в каждом структурном подразделении имеют свою персональную техническую базу и программно - аппаратное обеспечение.
АРМ специалиста - это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистом своих профессиональных функций.
В организации используются следующие программные продукты
Так например, в бухгалтерии используется:
-1С: Предприятие 7.7 - программа предназначена по расчетам заработной платы и налогов в бухгалтерии;
-программа "Гранд-Смета" используется для создания различных смет;
-программа "Архикад" для создания чертежей.
У каждого работающего служащего организации имеется свой персональный компьютер и техническое оснащение.
В АРМ секретаря входит персональный компьютер (ПК), многофункциональный офисный комбайн (объединяющий в себе копир, сканер и принтер), телекоммуникационные средства (факс, телефон) и средства малой оргтехники. В Таблице 4 приведена конфигурация, ПК в ООО "АДСК".
Таблица 4 - Конфигурация персонального компьютера
ПроцессорIntel Celeron D 326 BOX - /2533/533MHZ/256K/EM64T/0KМатеринская платаASUSTeK P5VDC-MX PRO - /VIA P4M800 PRO/DDR&DDR2/AGP8X/Audio/SATA2 Raid/LAN/microATXОперативная память512MB DDR2 PC4200 HynixЖесткий диск80.0Гб WD 800JD SATAПривод компакт-дисковCD-ROM NEC 52X - blackПривод флоппи-дисковNEC 3.5" - blackВидеокарта128 MB Leadtek 6200 - GeForce 6200/DDR/TV Out+DVIМонитор17" LCD BenQ FP72E - SilverBlack/500:1/8ms/Угол обзора 160:160Сетевая картаинтегрированная карта на материнской платеКлавиатураGenius Comfy-06X - black, PS/2МышьGenius NetScroll Eye Optical - metallic, USB+PS/2Источник бесперебойного питанияAPC Back-UPS BK350EI CSКорпусStep GL Jet USB Silver-Black (серебряно-черный) TUBE - 350W
Данная конфигурация ПК позволяет секретарю и остальным сотрудникам в других подразделениях предприятии выполнять работу по обработк