Исследование системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
е документации.
На всех АРМ в ООО "АДСК" установлена операционная система Microsoft Windows XP Professional SP2.
На рабочем ПК секретаря ООО "АДСК" установлены следующие программные продукты:
- Microsoft Office 2003;
- WinRar 3.20;
- ABBYY FineReader 7.0 Professional Edition;
- X-Translator PLATINUM 5.0.0.15;
- В качестве основной прикладной программы используется Microsoft Office 2003. MS Office 2003 является современным пакетом программ необходимых для обеспечения автоматизированного документооборота на предприятии. Он включает в себя: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Power Point, Microsoft Outlook Express, Microsoft Visio, Microsoft Project, Microsoft InfoPath, Microsoft Publisher, Microsoft FrontPage.
- Все документы на предприятии оформляются на бумаге формата А4 с использованием бланков документов. На предприятии все документы, как внутренние, так и исходящие составляются при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2003.
- Для надежной защиты информации внедрена антивирусная программа, разработанная лабораторией Касперского, которая создала первый отечественный антивирус для межсетевых экранов. Он представляет собой систему централизованной антивирусной защиты корпоративной сети в точках ее подключения к Интернету и другим внешним сетям. Эта программа способна в режиме реального времени обнаруживать и удалять из файлов, поступающих по протоколам HTTP, FTR, SMTR и др., любые виды вредоносных кодов (компьютерные вирусы всех видов, Интернет-черви, троянские программы и другие вредоносные программы).
- Локальная сеть обеспечивает коллективное использование различных периферийных устройств: лазерных принтеров, графопостроителей, сканеров; коллективное использование общих баз данных, общих программ, позволяет обмениваться информацией между компьютерами.
- В ООО "АДСК" имеется вычислительная локальная сеть, которая связывает персональные компьютеры между собой внутри организации. Сеть имеет шинную типологию, представленную на рисунке 11. Однако она для передачи документов и совместной работы над ним не используется.
- Шинная топология - одна из наиболее простых топологий сети. Она связана с использованием в качестве передающей среды коаксиального кабеля. Данные от передающего узла сети распространяется по шине в обе стороны. Промежуточные узлы не транслируют поступающих сообщений.
- Информация поступает на все узлы, но принимает сообщение, только тот, кому оно адресовано. Диiиплина обслуживания параллельная. Это обеспечивает высокое и быстродействие ЛВС с шинной типологией. Сеть легко наращивать и конфигурировать, а также адаптировать к различным системам. Сеть шинной типологии устойчива к возможным неисправностям отдельных узлов.
- На предприятии отсутствует автоматизированный документооборот. Поиск документов осуществляется вручную. Таким образом, велик шанс потери документов и требуется время на передачу документации, чтобы документы поступили на исполнение. Традиционные (ручные) способы организации делопроизводства не в состоянии решить проблемы, возникающие в деятельности каждого подразделения предприятия.
- Рисунок 11 - Сеть шинной топологии
- Существенным недостатком является излишняя трудоемкость получения необходимой информации. Максимум, на что можно рассчитывать при использовании журнальной системы регистрации документов на предприятии на номер и дату документа, место его происхождения, краткое содержание, информацию о том, куда он направлен и номер/дату ответного документа.
- 2.6 Анализ делопроизводства отдела кадров
- В ходе анализа также было установлено, что свои особенности имеет работа с кадровыми документами. Кадровые документы имеют первостепенное значение для каждого работника организации, так как они подтверждают стаж и место работы.
- На предприятии ООО "АДСК" отдел кадров непосредственно подчиняется директору.
- Данный отдел состоит из трех сотрудников - начальник отдела кадров и два инспектора отдела. Рассмотрим организационную структуру отдела кадров ООО "АДСК" представленной на рисунке 12.
- Задачами отдела на предприятии являются:
- организация работы по обеспечению подбора, расстановки, изучения и использования рабочих кадров и специалистов, участие в формировании стабильного коллектива, создание кадрового резерва и работа с ним;
- организация системы учета кадров, анализ текучести кадров.
- На предприятии ООО "АДСК" отдел кадров выполняет следующие функции:
- проводит анализ состава, деловых и других качеств специалистов предприятия с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей, входящих в номенклатуру руководителя предприятия, создания соответствующих условий для творческой деятельности, повышения образовательного и квалификационного уровня,
- Рисунок 12 - Организационная структура отдела кадров ООО "АДСК"
- осуществляет контроль над расстановкой и правильным использованием руководящих работников и специалистов в подразделениях предприятия,
- представляет руководству предприятия предложения по улучшению расстановки и использованию рабочих кадров,
- осуществляет подготовку и систематизацию материалов сотрудников при собеседовании, переводе на новую должность, а также осуществляет подготовку проведения аттестации и оформления документов по решению аттестационной комиссии,
- ведёт оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, поло?/p>