Учебно-практическое пособие для студентов очной и заочной форм обучения с применением дистанционных образовательных технологий
| Вид материала | Учебно-практическое пособие |
Содержание5.9. Коммуникационные структуры Техническое взаимодействие Комбинированные структурах |
- Пособие предназначено для студентов специальности «Прикладная информатика (в экономике)», 1911.82kb.
- Учебно-методический комплекс. Рабочая учебная программа для студентов 3,4 курса очной, 1784.76kb.
- Учебно-методический комплекс для студентов специальности 030501 «Юриспруденция» очной, 1423.84kb.
- Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин сд. 04 Для студентов очной и заочной, 382.23kb.
- Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин сд. 03 Для студентов очной и заочной, 466.36kb.
- Учебно-методический комплекс для студентов очной и заочной форм обучения по специальностям, 372.75kb.
- Учебное пособие для студентов очной, очно-заочной и заочной форм обучения (дистанционное, 929.04kb.
- Учебное пособие предназначено для студентов очной и заочной форм обучения специальности, 5898.52kb.
- Реферат как форма самостоятельной работы студента: методическое пособие по выполнению, 325.87kb.
- Учебно-практическое пособие для студентов всех специальностей и всех форм обучения, 1395.3kb.
5.9. Коммуникационные структуры
Основу процесса управления организацией составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры - подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т.п. По содержанию такое взаимодействие может быть информационным, административным или техническим [12].
В рамках информационного взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений. Эти сведения бывают официальными, закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающие правовым статусом, но помогающие ориентироваться в ситуации.
В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим звеньям управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции, рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля. По своему назначению административное взаимодействие бывает координационным и интеграционным. С помощью первого, которое осуществляют межфункциональные органы - комитеты, комиссии, специальные группы и т.п., обеспечивается добровольное согласование интересов отдельных звеньев управленческой структуры и поддерживается единство их автономных действий. С помощью вторых происходит объединение элементов управленческой структуры в единое целое и их подчинение руководящему центру организации.
Техническое взаимодействие между субъектами управленческой структуры реализуется в процессе их участия в практической деятельности, например, в подготовке и проведении совещаний, переговоров, обмене опытом, ведении делопроизводства, сборе, фиксации, хранении, выдаче документов.
Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие объектов управления, образует его коммуникационную структуру, которая может быть глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например, подразделению.
Осуществление взаимодействия только через одно какое-то центральное звено означает, что коммуникационная структура является централизованной, а само это звено выступает в качестве не только посредника, но и источника и контролера коммуникаций, имеющих в основном форму вертикальных связей.
Структура коммуникаций также может быть полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, осуществляющих концентрацию и перераспределение информации, или децентрализованной, когда большая ее часть (обычно по содержанию второстепенная) минует центральное звено.
Если коммуникационные каналы связывают элементы управленческой структуры, принадлежащие различным ее уровням, они являются вертикальными, а если к одному - горизонтальными. Каналы, связывающие элементы, относящиеся не только к разным уровням, но и к различным частям структуры называются диагональными. Исследования показывают, что в крупных организациях при переходе от одного уровня к другому теряется до 30% информации, а в целом по цепочке при движении сверху вниз ее потери составляют 80%, а снизу вверх - 90%. Потери при распространении информации по горизонтальным каналам обычно составляют не более 10% .
С точки зрения прохождения информации выделяют три вида коммуникационных структур: открытые, замкнутые и комбинированные.
В открытых структурах движение информации может быть остановлено, потому что она попадает в тупик, т.е. к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала, либо к посреднику или контролеру, который по каким-то причинам этому движению препятствует.
В замкнутых структурах тупики или контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены.
Комбинированные структурах сочетают в себе оба принципа построения и присущи большим многоуровневым организациям.
Рассмотрим элементарные схемы коммуникационных структур. Наиболее простой вид открытой коммуникационной структуры - линейная, называемая «змеей» (рис.5.24).
Рис. 5.24. Элементарная структура «Змея»
Эта структура характеризуется тем, что элементы структуры управления А и В, которые она соединяет, находятся в тупиках, а Б выполняет роль не только посредника коммуникаций, но и может контролировать их. Такая сеть соединяет работников одного уровня управления, имея чаще всего неформальный характер, или является элементом более сложной сети.
Структуры, состоящие из двух и более уровней, присущи, прежде всего, формальным иерархическим структурам и имеют центральное звено, служащее исходным пунктом вертикальных коммуникационных каналов. Если число звеньев, принадлежащих к нижнему уровню иерархии управленческой структуры, не выходит за пределы диапазона контроля, наиболее подходящей является коммуникационная сеть «звезда», рис.5.25. Она позволяет оперативно получать информацию, концентрировать ее в центральном звене А и в кратчайшие сроки направлять исполнителям Б, В, Г. Звену А легко поддерживать порядок в управлении, поскольку отсутствуют посредники и неформальные каналы, вносящие различного рода возмущения.
Рис. 5.25. Элементарная структура «Звезда»
Однако для крупных управленческих структур такая коммуникационная структура непригодна. Центральное звено А уже не в состоянии вырабатывать самостоятельно все решения и доводить их до исполнителей. У него появляется помощник (посредник) Б, конкретизирующий команды и распределяющий информацию между исполнителями В, Г и Д. Являясь представителем среднего уровня управления, звено Б получает значительную власть, так как контролирует информацию и может навязывать свою волю первому лицу. Такая структура получила название «шпора» (рис.5.26).
Рис. 5.26. Элементарная структура «Шпора»
В структурах типа «звезда» и «шпора» число коммуникационных каналов, сходящихся к центральному элементу, на практике может бесконечно расти и в конце концов превысить возможности отдельного человека их контролировать. Поэтому для крупных организаций свойственны иные коммуникационные структуры, например, «тент» (рис.5.27) и его модификации. Суть этих модификаций, получивших название «палатка» и «дом» (рис. 5.28 и рис. 5.29 соответственно), состоит в существовании наряду с вертикальными горизонтальных коммуникационных каналов, посредством которых может происходить обмен второстепенной информацией, что позволяет обеспечить разгрузку руководства. Практика показывает, однако, что вследствие относительно свободного пользования коммуникационными каналами здесь могут возникнуть определенные целенаправленные деформации, с помощью которых отдельные субъекты управленческой структуры могут быть сначала выключены из системы коммуникаций, а затем и удалены из нее.
Рис. 5.27. Элементарная структура «Тент»
Рис. 5.28. Элементарная структура «Палатка»
Рис. 5.29. Элементарная структура «Дом»
В целом открытые коммуникационные структуры присущи бюрократическим организациям, где имеет место жесткое подчинение одних звеньев другим, и преобладают формальные связи. Однако в рамках таких организаций могут существовать и гибкие структуры - консультативные и совещательные (комитеты, комиссии, специальные группы), которые основаны преимущественно на неформальных и полуформальных внутренних связях и принципах самоуправления. Коммуникации здесь осуществляются посредством замкнутых структур, в которых посредники играют роль не контролеров, а связников, облегчающих взаимодействие между участниками этих структур. Основой замкнутых структур является «круг» (рис. 5.30). В крупной организации он может быть сложным, включающим дополнительные коммуникационные каналы, связывающие всех со всеми. "Круг" характерен для структур с благоприятным морально-психологическим климатом.
Рис. 5.30. Элементарная структура «Круг»
Дополнительная координация элементов замкнутой коммуникационной структуры обеспечивается в структуре «колесо» (рис.4.32), за счет введения центрального элемента, облегчающего и ускоряющего процесс коммуникаций.
Рис. 5.31. Элементарная структура «Колесо»
В крупных организациях творческие группы могут быть связаны друг с другом, и тогда коммуникационная структура принимает вид «сот» (рис.5.32). Это - комбинированная сеть, представляющая композицию открытой «змеи» и замкнутого «колеса» или «круга». Процесс коммуникаций имеет здесь свои тупики, а связники легко превращаются в контролеров.
Рис. 5.31. Элементарная структура «Соты»