Учебно-практическое пособие для студентов очной и заочной форм обучения с применением дистанционных образовательных технологий

Вид материала

Учебно-практическое пособие

Содержание 3.3. Законы, регулирующие развитие организаций 3.4. Закон информированности - упорядоченности Объем символьной информации Объем воспринимаемой информации Достоверность информации Ценность информации Насыщенность информации Открытость информации Н = 0) соответствует R Сильные сигналы

Подобный материал:

• Пособие предназначено для студентов специальности «Прикладная информатика (в экономике)», 1911.82kb.
• Учебно-методический комплекс. Рабочая учебная программа для студентов 3,4 курса очной, 1784.76kb.
• Учебно-методический комплекс для студентов специальности 030501 «Юриспруденция» очной, 1423.84kb.
• Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин сд. 04 Для студентов очной и заочной, 382.23kb.
• Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин сд. 03 Для студентов очной и заочной, 466.36kb.
• Учебно-методический комплекс для студентов очной и заочной форм обучения по специальностям, 372.75kb.
• Учебное пособие для студентов очной, очно-заочной и заочной форм обучения (дистанционное, 929.04kb.
• Учебное пособие предназначено для студентов очной и заочной форм обучения специальности, 5898.52kb.
• Реферат как форма самостоятельной работы студента: методическое пособие по выполнению, 325.87kb.
• Учебно-практическое пособие для студентов всех специальностей и всех форм обучения, 1395.3kb.

3.3. Законы, регулирующие развитие организаций

К группе законов, определяющих характер развития организаций, относятся законы расхождения и схождения, сформулированные Богдановым, и непосредственно следующие из них законы дополнения и пропорциональности. Законы расхождения и схождения могут быть сформулированы на надсистемном и системном уровнях. В первом случае рассматривается некоторая совокупность систем, во втором – совокупность элементов некоторой системы. Сначала приведем формулировку законов на надсистемном уровне.

Закон расхождения: под действием окружающей среды происходит расхождение свойств первоначально близких систем (организаций); это расхождение тем сильнее, чем больше различия в воздействиях окружающей среды на эти системы.

Иллюстрацию действия закона расхождения представляет пример развития наречий и языков, отмеченный Богдановым. Разделение племен и их территориальное обособление приводит к образованию новых наречий из одного прежнего. Если затем разошедшиеся ветви вновь смешиваются, то наречия их объединяются. Но общий диалект, который получается в результате, не является восстановлением прежнего языка и оказывается сходен с ним не больше, а больше, чем любые из промежуточных наречий. Следовательно, имеет место необратимость процессов расхождения. Разделенные части системы впоследствии могут быть вновь объединены между собой, но это не будет воссозданием прежней системы.

В практической деятельности закон расхождения может рассматриваться в прямом смысле - когда это расхождение желательно, становится задачей, и в обратном или отрицательном - когда оно нежелательно и его требуется предотвратить или устранить.

Действие факторов окружающей среды может приводить не только к расхождению свойств первоначально близких систем, но и появлению сходных свойств у систем, первоначально существенно различающихся.

Закон схождения: влияние среды может оказаться противоположным существующему различию организаций и увеличивать их сходство.

Действие закона схождения определяется специальными условиями, частично маскирующими тенденцию расхождения, которая, тем не менее, всегда продолжает оставаться. На практике ни одна тенденция не выступает вполне изолировано, в абсолютном виде. Так, предки дельфина, жившие на суше, отличались по форме тела от рыб больше, чем современный дельфин. Однако между тем же дельфином и акулой расхождение не прекратилось и не прекращается в других отношениях, не связанных с механическими свойствами водной среды.

Выше действие законов расхождения - схождения было рассмотрено на надсистемном уровне, когда предметом исследования является некоторая совокупность организаций. Однако законы расхождения и схождения также действуют на системном уровне, оказывая воздействие на элементы организации и их связи. Системное расхождение - это расхождение в свойствах элементов, их дифференциация и специализация. Вместе с поддержанием условий устойчивости, оно развивает определенные условия неустойчивости, порождая внутриорганизационные противоречия. Элементы организации становятся «слишком различны» в своих свойствах, настолько различны, что расходятся и по динамике развития, и по силе их сопротивления среде, что неизбежно ведет к дезорганизации. Чем значительнее начальное различие элементов системы, тем быстрее должно идти их дальнейшее расхождение, а, следовательно, и развитие противоречий, приводящее к нарушению внутриорганизационных связей. Поэтому известная степень разнородности элементов заранее предполагает потенциальную неустойчивость организации. Из системных противоречий вытекает организационная задача их разрешения или устранения. Эта задача может быть решена либо революционным путем через системный кризис, когда разрушается вся организация, или эволюционным путем – постепенным преобразованием организации, освобождением её от противоречий. Очевидно, что если дезорганизующие противоречия возникают из расхождения свойств элементов организации, то ослабить или устранить их может то, что уменьшает или уничтожает это расхождение – т.е. системное схождение. Основным механизмом, который приводит свойства элементов организации к взаимному соответствию, является рассмотренный выше механизм отбора.

Таким образом, гармоничное развитие организации требует, чтобы процессы, приводящие к расхождению свойств элементов организации и их связей, компенсировались процессами, приводящими к их схождению. Это становится возможным при выполнении следующих двух законов. Первый из них - закон дополнения внутриорганизационных процессов и функций противоположными. Например, разделение дополняется объединением, специализация - универсализацией, дифференциация - интеграцией и наоборот. Это позволяет одновременно использовать выгоды тех и других процессов и, следовательно, существенно увеличить общий организационный потенциал. Второй закон - это закон сохранения пропорциональности между организацией и ее элементами при любых возможных изменениях, что позволяет в максимальной степени реализовать их возможности.

3.4. Закон информированности - упорядоченности

Упорядоченность – это синоним организованности. Упорядоченность организационных процессов прямо зависит от информации о поведении окружающей среды и внутреннем состоянии организации, которую можно непосредственно использовать в процессе проектирования и управления организацией. Управленческая информация – это сведения любого происхождения, результаты мыслительной деятельности человека, обладающие новизной и полезностью с точки зрения принятия обоснованного решения. Информация разделяется на два класса:

• объективная информация, независимая от представляющих её людей;
  
• субъективная информация, отраженная или сформированная людьми.
  

Для управления важны следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Различают объем символьной и объем воспринимаемой информации. Объем символьной информации определяется количеством символов, необходимых для представления этой информации (буквы, знаки препинания, разделители и т.п.), или единиц её хранения на специальных носителях, например, в памяти компьютера (бит, байт). Связь между числом символов и единиц хранения информации определяется способом её кодирования.

Объем воспринимаемой информации - это часть символьной информации, которая являемся доступней для восприятия лицом, принимающем решение (ЛПР). Объем воспринимаемой информации зависит от формы представления информации и готовности ЛПР к её восприятию (уровень образования, знаний, личная заинтересованность и т.п.). Воспринимаемая информация подразделяется на полезную, непосредственно используемую для принятия решения, и фоновую. Фоновая информация не только сопутствует полезной, но и при определенных условиях может способствовать её восприятию.

Достоверность информации – это доля реальных сведений, содержащаяся в объеме воспринимаемой информации; как правило выражается в процентах. Если эта доля составляет 100 процентов, говорят об абсолютном уровне достоверности, не менее 80 процентов - о доверительном уровне.

Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов на принятие решений. Говорят, что информация имеет среднюю ценность, если снижение уровня затрат составляет от 10 до 50 процентов и высокую, если это снижение составляет более 50 процентов.

Насыщенность информации – это отношение полезной информации к общему объему информации; выражается в процентах. Насыщенность имеет три уровня:

- высокий (более 80 процентов);

- нормативный (от 50 до 80 процентов);

- низкий (менее 50 процентов).

Открытость информации – это возможность предоставления её тем или иным группам людей. Имеет три уровня:

- секретная (государственная тайна) – доступна заранее оговоренному кругу лиц; отражается в грифах секретно и совершенно секретно;

- конфиденциальная (для служебного пользования) – имеет меньшие ограничения на использование (обычно не распространяется за пределами организации);

- открытая, не имеет ограничений на использование.

Формальная связь между понятиями упорядоченности и информации может быть установлена с использованием положений теории информации. Одним из основных понятий этой теории является понятие энтропии. Энтропия – количественная мера неупорядоченности – может быть определена следующим образом. Пусть существует n вариантов поведения системы (организации), причем вероятность реализации i – го варианта поведения равна p_i. В этом случае энтропия определяется соотношением





при(правило раскрытия неопределенности). Рассмотрим свойства энтропии:

1. Пусть p₁=1, p_i=0, 2 i  n. Этот случай соответствует полностью детерминированному (упорядоченному) поведению системы, т.к. реализуется только один (первый) вариант поведения. Подставляя значения вероятностей в выражение для энтропии, получим H = 0.
   
2. Пусть теперь все варианты поведения системы равновероятны: p_i = 1/n, 1 i n. В этом случае значение энтропии равно разнообразию системы V.
   
3. Предположим, что число равновероятных вариантов поведения системы стремится к бесконечности: n  . Очевидно, что энтропия в этом случае также стремится к бесконечности.
   

Связь энтропии с упорядоченностью R определяется формулой [1]


.


Несложно заметить, что случай детерминированного поведения системы ( Н = 0) соответствует R = 1. Соответственно, случай равной вероятности реализации всех вариантов поведения системы (H = V) соответствует R = 0.

Информацию часто рассматривают как степень уменьшения энтропии. Если H(t₁) и H(t₂) – значения энтропии на интервале времени [t₁, t₂], t₂  t₁, то I(t₁, t₂) = H(t₁) – H(t₂) – информация, полученная (потерянная) на этом интервале времени. Отсюда следует, что изменение упорядоченности на интервале времени [t₁, t₂] равно


.


Последнее соотношение является формальным выражением закона информированности – упорядоченности.

Закон информированности-упорядоченности. Степень упорядоченности процессов в любой организации ограничивается информацией о состоянии её элементов и воздействиях окружающей среды.

Ценность информации в значительной степени определяется своевременностью её поступления. Для того чтобы обеспечить своевременное поступление информации, как о внешней среде хозяйственной организации, так и её внутренней среде, необходимо организовать оперативное отслеживание (мониторинг) значительного числа параметров, характеризующих условия её жизнедеятельности. Мониторинг хозяйственной организации должен включать в себя следующие основные элементы:

• перечень наблюдаемых целевых критериев оценки деятельности организации;
  
• периодичность наблюдения установленных критериев;
  
• принципы количественных и качественных оценок внешней и внутренней информации;
  
• методы анализа возможных последствий выявленных в процессе наблюдения исходных экономических явлений и порождаемых ими цепочек экономических явлений;
  
• методы определения “контрольных точек” в цепочках экономических явлений и порядок наблюдения за этими точками;
  
• методы экономического анализа внутри организации, обобщения результатов наблюдения динамики значения критериев;
  
• принципы выработки антикризисных управленческих решений.
  

Схема мониторинга представлена на рис.3.4.

Носителями информации об изменениях во внешней и внутренней среде организации являются сильные и слабые сигналы. Сильные сигналы несут достаточно полную и достоверную информацию об этих изменениях, однако появляются, как правило, слишком поздно, чтобы организация имела возможность своевременно на них среагировать. Слабые сигналы появляются заблаговременно, однако, характеризуются неточностью и неполнотой. Тем не менее, анализ слабых сигналов позволяет организации своевременно подготовиться к возможным неблагоприятным изменениям. Диагностика по слабым сигналам хозяйственной организации может эффективно использоваться при принятии экстренных решений по управлению организацией. Необходимость диагностики по слабым сигналам возникает в ситуации, когда уровень нестабильности среды организации очень высок. Шкала, позволяющая оценить уровень нестабильности в баллах, представлена в таблице 3.1. Высокому уровню нестабильности соответствует 4-5 баллов.




Рис. 3.4. Схема мониторинга


В условиях нестабильности сведения о возникающей угрозе возрастают постепенно: вначале появляются первые признаки изменений во внешней среде, затем определяется возможный источник этих изменений и угроза конкретизируется (но не настолько, чтобы рассчитать, как данная угроза отразится на доходах организации). В дальнейшем становится возможным определить меры противодействия возникающей угрозе, хотя информации еще не вполне достаточно для расчета и анализа последствий. Они могут быть рассчитаны и проанализированы лишь тогда, когда действия организации направлены на предотвращение воздействия угрозы.

В целом выделяют пять уровней осведомленности:

1. Можно быть уверенным только в том, что во внешней среде произошли какие-то изменения, но они еще четко не определены.
   
2. Источники изменений и их направленность становятся яснее.
   
3. Масштабы, область и характер изменений принимают конкретные очертания.
   
4. Намечаются пути решения проблемы, хотя последствия принятия того или иного решения еще неясны.
   
5. Результаты принимаемых решений по устранению опасности можно предсказать, и они становятся определенными.
   

Существует два варианта ответа на внешние обстоятельства:

• реакция на основе регулярно осуществляемого планирования;
  
• реакция на чрезвычайную ситуацию, когда установленный порядок действия отменяется.
  

Таблица 3.1.

Характеристики	Стадия
	Стабильность	Реакция на проблемы	Предвидение		Исследование			Творчество
Привычность событий	Привычные	В пределах экстраполяции опыта	Неожиданные, но имеющие аналогии в прошлом					Неожиданные и совершенно новые
Темп изменения	Медленнее, чем реакция организации	Сравнимые с реакцией организации				Быстрее, чем реакция организации
Предсказуемость будущего	По аналогии с прошлым	Путем экстраполяции		Предсказуемые серьезные проблемы и новые возможности			Частичная предсказуемость по слабым сигналам

Шкала нестабильности 1 2 3 4 5

(баллы)


Выбор метода реакции зависит от скорости развития конкретной ситуации во внешней среде и от имеющейся информации – уровня осведомленности организации. Подробно это показано на рис. 3.5.





Рис. 3.5. Реакция на стратегические неожиданности в зависимости от имеющегося времени


По оси ординат отложен уровень осведомленности, по оси абсцисс – время. На рисунке: Т, Т₁ – сроки нормального и чрезвычайного реагирования соответственно; А – использование периодического планирования, B,G,D – руководство в условиях сильных, слабых сигналов и в кризисной ситуации соответственно.

При высоком уровне нестабильности, когда внутренняя и внешняя ситуации меняются достаточно быстро, организации не хватает времени для своевременного принятия решения, т.е. темп происходящих изменений намного выше, чем реакция организации на эти изменения. Поэтому появляется необходимость готовить решения при поступлении из внешней среды слабых сигналов.