Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
или на ЭВМ делает вставки).
Трафаретизация не только позволит повысить производительность труда исполнителей, но и будет способствовать повышению культуры делопроизводства Консерватории.
3.3 Предложение по автоматизации деканата Консерватории
На рынке образования сегодня сложилась парадоксальная ситуация: являясь средоточием интеллектуальных ресурсов страны, высшие учебные заведения остаются наименее автоматизированной отраслью. Автоматизация систем управления в большинстве вузов носит лоскутный характер и, в лучшем случае, ограничивается установкой бухгалтерской и складской учетной программ.
Но это не столько вина, сколько беда вузов. Существующие на рынке программные продукты, как правило, слабо учитывают ярко выраженную отраслевую специфику рынка образования. К тому же из-за нехватки ресурсов проекты комплексной автоматизации в вузах зачастую тормозятся и не доводятся до конца. Некоторые вузы идут по пути создания собственных разработок силами специалистов IT-подразделений, что позволяет создавать решения, учитывающие особенности бизнес-процессов конкретного вуза. Но плюсы такого подхода очень часто полностью нивелируются большой зависимостью от команды программистов [15].
Между тем процесс комплексной автоматизации управления вузом (причем, в первую очередь, его основной деятельности - управления учебным процессом) - не дань моде на информационные технологии, а насущная необходимость.
Вузы сегодня работают в условиях жесткой конкуренции, более того - вынуждены каждый день подтверждать свою востребованность на рынке образовательных услуг и финансовую состоятельность. Следовательно, они должны подходить к вопросам управления как полноценные бизнес-единицы, в т. ч. - в плане управленческого инструментария.
Исходя из выше изложенного и рассмотрев порядок и технологию работы с документами в Консерватории было внесено предложений по автоматизации наиболее "громоздкой" части делопроизводственного процесса.
В целях автоматизации, рассмотрев имеющееся в настоящее время, на рынке программное обеспечение, был сделан выбор в пользу автоматизированной информационной системы "Деканат".
Автоматизированная информационная система "Деканат" (далее АИС "Деканат") предназначена для автоматизации работы деканатов ВУЗа. Система рассчитана на сетевое взаимодействие всех факультетов с единой базой данных, расположенной на сервере ВУЗа. Основные возможности программы: ввод учебного плана, личная карточка студента, экзаменационно-зачётная ведомость, учёт пропусков студентов и т.д.
Основные возможности программы [32]:
-ведение учебных планов;
-личная карточка студента;
-заявки на учебные поручения;
-выписки из учебного плана;
-график учебного процесса;
-экзаменационная ведомость;
-промежуточная аттестация;
-сводные ведомости;
-перевод студентов на следующий курс;
-численный состав групп;
-количество студентов;
-материальная помощь;
-оплата;
-пропуски;
-трудоустройство;
-различные виды списков;
-полная совместимость с АИС "Абитуриент".
Реализация серверной части предполагается на свободно распространяемом программном обеспечении MySQL SERVER. Вся введенная информация сохраняется на сервере и доступна через клиентские места через протокол TCP/IP.
3.4 Практическое использование АИС "Деканат"
В основе всего учебного процесса лежит учебный план, который позволяет практически полностью описать учебный процесс от первого дня учебы в вузе до получения диплома.
Учебный план - документ, определяющий состав учебных предметов, изучаемых в учебном заведении, их распределение по годам обучения, недельное и годовое количество времени, отводимое на предмет.
Когда студент поступает в высшее учебное заведение, он выбирает определенную специальность, имеющую свой набор дисциплин. При этом для разных специальностей может предусматриваться различное число часов, отводимых на аудиторную и самостоятельную работы по одной и той же дисциплине.
Учебный план обязан содержать в себе:
-график учебного процесса;
-сводные данные по бюджету времени (в неделях);
-информацию о производственной и пр. практиках;
-информацию о дипломных, курсовых работах или проектах;
-информацию о государственных экзаменах;
Учебный план дает основную информацию, необходимую для подготовки и составления расписания. Рабочие программы, описывающие дисциплину с содержательной точки зрения, академические справки и вкладыши к диплому, заявки кафедрам также основываются в первую очередь на учебном плане. Поэтому при составлении учебного плана особое внимание уделяется тому, что информация, хранящаяся в нем, будет использоваться и другими разделами информационной системы.
Для всех дисциплин предусматривается возможность разбиение аудиторных часов в первую очередь по семестрам [32].
Особое внимание здесь хотелось бы обратить на тот момент, что большая часть информации учебного плана не вводится, а вычисляется по уже введенным данным. Такой способ организации позволяет избежать избыточности данных, хранящихся в системе, и ошибок при вводе.
Введенная информация используется для печати учебных планов. Для этого в программе разработана функция, предварительного экранного просмотра учебного плана, который затем печатается на листе формата A3. Если нет соответствующего да?/p>