Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
еля или лично исполнителем соответствующему должностному лицу для подписания. Подписанный (при необходимости утвержденный) документ передают в отдел ДОУ, где ему присваивают исходящий регистрационный индекс и передают по назначению.
Документы, подписанные ректором и проректорами, адресованные в вышестоящие и иные организации, регистрируются в отделе ДОУ и доставляются адресатам в пределах города - курьером, в другие города - делопроизводителем отдела ДОУ через отделение почтовой связи.
Оперограмма движения исходящего документа представлена в соответствии с рисунком 8.
Рисунок 8 - Оперограмма движения исходящего документа
Из оперограммы видно, что в случае неправильного оформления документ может возвращаться на доработку. Такой возврат может быть неоднократным, что не может не сказаться на скорости исполнения документа.
Обработка внутренних документов в Консерватории включает: составление проекта документа; согласование (визирование); регистрацию.
Работу по подготовке внутренних документов осуществляют непосредственно работники структурных подразделений, факультетов, отделов. Юридическую экспертизу внутренних документов осуществляют работники юридического отдела Консерватории.
Внутренние документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования с руководителем структурного подразделения, ректором. В некоторых случаях производится согласование документов в юридическим отделом.
Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.
Оперограмма движения внутреннего распорядительного документа представлена в соответствии с рисунком 9.
Рисунок 9 - Оперограмма движения внутреннего документа
Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки, заявления) рассматриваются теми лицами, кому они направлены. Прохождение документа до исполнителя обеспечивается заявителем или лицом, подготовившим документ.
В общем, весь поток информации в Консерватории исходя основной задачи данного учреждения - образовательная деятельность может быть представлен диаграммой в соответствии с рисунком 10.
Рисунок 10 - Общая контекстная диаграмма движения информационных потоков.
Следующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) образовательной деятельности на вышестоящей диаграмме в соответствии с рисунком 11.
Рисунок 11 - Декомпозиция движения информационных потоков при процессе обучения
Состав документов определяется содержанием основной деятельности организации. Так в учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по системе образования - это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс - это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются экзаменационные и зачетные ведомости, списки обучающихся, экзаменационные билеты и др.
Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.
2.6 Анализ сетевого, технического и программного обеспечения объекта исследования
В Консерватории имеется более 20 рабочих мест оснащенных персональными компьютерами. Все компьютеры объединены в локальную вычислительную сеть. Локальная сеть построена по смешанной топологии.
Технические характеристики средств автоматизации Консерватории близки к представленным ниже:
-процессор Intel Pentium - 4 3000C (800MHz bus);
-материнская плата Albatron PX865PE Pro II;
-оперативная памятьDDR 2х512Mb (pс-3200) 200MHz/400Mbps Samsung Original;
-накопитель на ЖМД120.0 Gb Seagate Baracuda ST3120022А (7200);
-накопитель на ГМД 1,44 Мб Mitsumi Black;
-накопитель Combo DVD/CD-RWToshiba SD-R1312 Black;
-видеокарта Connect3D Radeon 9800 Pro;
-сетевой контроллер 3Com OfficeConnect: 10/100/1000, интегрирован на материнской плате;
-клавиатура Genius Easy Touch "KB-10" PS/2 + мышь NetScroll+ PS;
-монитор 17 LG "Flatron F700B" LR MPRII TCO'99 NI D OSD.
Периферийное оборудование:
-Hp Laserjet 1300, Lpt/Usb2.0;
-Hp Scanjet 3970, Usb 2.0 /Ccd 2400*2400 /48/12 /Слайд-Адаптер.
Однако не все персональные компьютеры имеют столь высокие технические характеристики, небольшая часть - достаточно старая техника, не удовлетворяющая современным требованиям.
Программное обеспечение Консерватории
На все персональные компьютеры установлены:
-операционная система Windows XP;
-интегрированный пакет Microsoft Office;
-программа Антивирус Касперского Personal, используемая для постоянного контроля над всеми потенциальными источниками проникновения вредоносных программ - электронной почтой, Интернетом, внешними носителями информации.
Из специализированного программного обеспечения в Консерватории используется:
-справочно-правовая система "Гарант";
-справочно-правовая система "КонсультантПлюс";
-программное обеспечение "ПАРУС", используемое в отделе кадров и бухгалтерии. Система "ПАРУС" обеспечивает решение следующих задач: организацию труда и заработной платы; ведение часовых тарифных сеток; аттестация и паспортизация рабочих мест; формирование с