Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?ному формату принтера, то возможно масштабирование до А4, посредством настройки принтера.
В программе учтено то, что получаемые планы имеют массу специфических деталей, без которых осуществление учебного процесса было бы сложнее. Причем одни и те же данные могут обрабатываться по-разному в зависимости от контекста.
Одним из плюсов использования системы является то, что все планы имеют одинаковое оформление и набор условных обозначений.
Прежде чем вводит новый учебный план, необходимо в справочник внести группу, для которой будет создаваться учебный план. Для этого существует справочник "Группы", в котором выбирается специальность для которой формируется план.
После ввода новой группа, для нее составляется учебный план с помощью меню программы пункт Отчеты/Учебные планы.
Работу начинают с заполнения первой страницы, последовательно вводя шифр и названия блоков дисциплин и их приоритеты. Для этого из выпадающего списка выбирается шифр и соответствующее шифру название блока дисциплин. Эти данные сверяются с данными стандартного учебного плана специальности.
Программой предусмотрена возможность оформления заявок на учебные поручения, для чего предназначен пункт меню Отчеты/Учебные планы/Заявка на учебные поручения.
Кроме того, имеется возможность сформировать выписку из учебного плана, которая в готовом виде выглядит так как представлено в соответствии с рисунком 14.
Рисунок 14 - Выписка из учебного плана
Выписка из учебного плана - это документ, составленный для информирования студентов определенной специальности о наборе дисциплин, изучаемых ими на том или ином курсе. Помимо перечня дисциплин документ содержит информацию о преподавателе, форме аттестации и количестве часов, отведенных на каждую дисциплину. Информация в документ собирается системой. Пользователь может ее лишь просматривать и в случае необходимости распечатать данный документ.
Помимо выписки из учебного плана программа позволяет получить информацию по графику учебного процесса, который аккумулируется системой автоматически. Пользователь может лишь просматривать его. При необходимости "График учебного процесса" можно экспортировать в Excel. Для этого на панели инструментов есть специально предназначенная пиктограмма.
При работе со студентами прежде всего предусмотрено заполнение анкеты студента.
Ввести студента в базу данных программы "Деканат" можно двумя способами. Первый: завести новую анкету и вводить все данные вручную. Второй: перенести часть сведений из программы "Абитуриент".
Если студент перевелся с другого ВУЗа, факультета или специальности, то заполняются вкладки Оценки и Академическая справка анкеты студента. В них заносится информация о уже имеющихся у студента оценках.
При открытии в уже сохраненной и заново открытой анкете вкладки "Оценки" отображаются все дисциплины, которые студент должен изучить во время обучения в ВУЗе. Эти данные берутся из учебного плана, заполненного на данную группу. А также в дальнейшем здесь можно будет посмотреть успеваемость студента на протяжении всей учебы в ВУЗе, включая государственные экзамены, темы курсовой и дипломной работы. Оценки заносятся автоматически при заполнении электронных экзаменационных ведомостей предусмотренных в программе.
Вид анкеты студента представлен в соответствии с рисунком 15.
Рисунок 15 - Вид анкеты студента
Как видно из рисунка в анкете студента имеется большое число вкладок, каждая из которых имеет свое назначение и заполняется в случае необходимости. Так во вкладку "Академическая успеваемость" заносятся те дисциплины, которые изучал студент в другом ВУЗе, факультете или специальности в том случае, если они отсутствуют в учебном плане группы, в которой в данный момент обучается студент. Эти дисциплины в дальнейшем вносятся в диплом.
Если студент переводится на другую специальность, факультет в этом же ВУЗе или берет академический отпуск, то его анкета переносится в новую группу. Для этого предусмотрен простой механизм действий: достаточно щелкнуть правой кнопкой мышки в любом месте вкладки "Специальность" и в появившемся окне выбрать пункт "Новая группа".
Все старые сведения исчезнут, и в данной вкладке вводится новая информация: регистрационный номер, данные приказа о зачислении, группа. Остальные данные во вкладках "Личные данные", "Образование", "Дополнительно" и "Экзамены" при переводе на новую специальность остаются прежними.
В дальнейшем, при открытии вкладки "Специальность" в анкете студента, предоставляется выбор: данные о какой группе нужно открыть.
В АИС "Деканат" предусмотрена печать различных бланков. Например, если необходимо распечатать документы на студента, то в анкете студента на вкладке "Специальность", "Зачисление" используется блок, представленный в соответствии с рисунком 16.
Рисунок 16 - Блок кнопок для печати бланков документов
Кнопка "Экзаменационный лист" используется для распечатки индивидуального экзаменационного листа в том случае, если студент сдает сессию досрочно. Для этого в окне "Семестр" достаточно указать семестр, за который необходимо распечатать экзаменационный лист. На бланке будет указана фамилия студента, группа и все дисциплины, которые изучаются в данном семестре. Список дисциплин берется из учебного плана,