Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
татистических и аналитических отчетов по труду и заработной плате; разработка систем материальной мотивации персонала; расчет заработной платы; ведение табеля учета рабочего времени; учет листков нетрудоспособности и др.
Следует отметить, что сотрудники Консерватории достаточно квалифицированно используют возможности офисного пакета. Так при составлении всех документов используется текстовый редактор MS Word. Табличный процессор MS Excel используется не только для выполнения дополнительных расчетов сотрудниками бухгалтерии, но и учебной частью для распределения нагрузки преподавателей, сотрудниками кафедр для выполнения расчетов по учебной деятельности, отделом кадров для составления штатного расписания. Фрагмент окна штатного расписания представлен в соответствии с рисунком 12.
Рисунок 12 - Фрагмент электронного штатного расписания
Однако возможности локальной вычислительной сети для работы с документами не используются, нет и специализированного программного обеспечения автоматизации делопроизводства и документооборота.
Таким образом, можно сделать вывод, что в полном объеме возможности персонального компьютера для организации работы с документами не используются.
Вывод
Проведенный анализ позволил сделать вывод, что организация информационно-документационного обеспечения в Астраханской Государственной Консерватории находится на достаточно хорошем уровне. Однако имеются и некоторые недостатки:
-большие потери времени на согласование и визирование документа;
-отсутствует Инструкция по делопроизводству;
-затруднена справочно-поисковая работа по документам в виду журнальной регистрации документов и их большого количества;
-возможности локальной вычислительной сети для работы с документами не используются;
-имеются недостатки в текущем хранении документов;
-использование специализированного программного обеспечения лишь частично решает проблемы сотрудников отдела кадров и бухгалтерии;
-специализированное программное обеспечение для автоматизации делопроизводства и документооборота отсутствует.
Для четкой и рациональной постановки делопроизводства необходимо разработать документ, позволяющий регламентировать деятельность по документационному обеспечению управления. Таким документом является "Инструкция по делопроизводству. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними и закрепляет систему делопроизводства, установленную в Консерватории. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству - всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Все остальные выше перечисленные недостатки можно решить путем автоматизации делопроизводства и документооборота. Для этого необходимо выбрать соответствующее программное обеспечение. Учитывая, что Консерватория является высшим учебным заведением со своей свойственной только учебным заведениям организацией делопроизводства считается целесообразным рассмотреть вопрос об использовании специализированного программного обеспечения для вузов.
3. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и использованию компьютерных технологий
3.1 Совершенствование нормативного регулирования работы с документами
Система делопроизводства в любой фирме, организации описывается во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурном подразделении, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах и т.п. Тщательно разработанная система делопроизводства, освещающая все вопросы работы с документами, служит залогом успешного и эффективного функционирования учреждения. Поэтому первым этапом совершенствования делопроизводства в Консерватории, как и в любом другом учреждении должно стать не внедрение информационных технологий, а приведение в порядок существующего делопроизводства и его нормативной базы.
Для четкой и рациональной постановки делопроизводства в Консерватории предлагается разработать такой документ как "Инструкция по делопроизводству".
Можно ли вести делопроизводство без Инструкции? Для многих организаций (особенно государственных) это риторический вопрос. В соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов они обязаны иметь Инструкцию. Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства.
Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления [19]:
-создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);
-образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;
-упорядочение состав