Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
Содержание
Введение
1. Теоретические основы организации делопроизводства
1.1 Терминология делопроизводства
1.2 Организация работы с документами
1.3 Нормативно-методическая база делопроизводства
1.4 Компьютерные технологии в делопроизводстве
Вывод
2. Характеристика делопроизводства "Астраханской государственной консерватории"
2.1 Общая характеристика Консерватории
2.2 Задачи, функции и структура "Астраханской государственной консерватории"
2.3 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы
2.4 Анализ объема документооборота объекта исследования
2.5 Анализ документопотоков в "Астраханской государственной консерватории"
Вывод
3. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и использованию компьютерных технологий
3.1 Совершенствование нормативного регулирования работы с документами
3.2 Предложения по совершенствованию подготовки документов
3.3 Предложение по автоматизации деканата Консерватории
3.4 Практическое использование АИС "Деканат"
3.5 Оценка экономической эффективности
Вывод
Заключение
Список использованных источников
Приложения
Введение
Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. В мире ежегодно появляется около 6 миллиардов новых документов, а в архивах хранится уже более 1.3 триллиона различных документов.
Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существует оценка, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие систем электронных архивов). Хотя, вряд ли настанет момент, когда все документы станут только электронными. Одно несомненно - электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать [30].
Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы автоматизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (далее по тексту CЭД).
Переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные организации превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современной организации возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности организации, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.
Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам организации, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики организации требуется переход на электронную систему документации. Таким образом, выбранная тема является наиболее важной на сегодняшний день, так как хорошая электронная программа документооборота - это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой средство выживания в условиях жесткой конкуренции.
Компьютерная технология это связь информации с системой управления организации и управленче?/p>