Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?ронной цифровой подписью понимается "реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе" [2].
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [9].
Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (далее по тексту ДОУ) в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй - "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами [9].
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
-документирование деятельности;
-организация работы с официальными документами.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах [9].
Процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным стандартами, что обеспечивает юридическую силу документа.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке [9].
Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [19].
Организация документооборота - это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении [19].
Целью документооборота является документационное обеспечение деятельности аппарата управления, то есть своевременная доставка руководителям и специалистам учреждения полной и достоверной информации, необходимой для выполнения возложенных на них обязанностей, принятия решений и претворения их в жизнь [19].
Главным правилом документооборота является оперативное прохождение документа по наиболее короткому и наиболее простому маршруту, который обеспечивает наименьшие затраты времени [13].
Четкая организация и быстрое доведение документов до исполнителей (конечных пользователей) приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.
В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки.
Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник [16].
Выделяют документопотоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.
Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения [16].
Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия "номенклатура дел" и "дело".
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело - это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку [9].
Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности. Также под системой документации можно понимать совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению [17].
Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [10].
Закон Российской Федерации "О стандартизации", принятый 10 июня 1993 года, определя?/p>