Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
° и прогнозирования социально - экономических процессов, разработки рекомендаций по регулированию экономики;
-Общероссийский классификатор специальностей высшей научной классификации (ОКСВНК), создан как функциональная часть единого языка-посредника для автоматизированной обработки и обмена информацией на всех уровнях управления народным хозяйством Российской Федерации с охватом как государственной, так и негосударственной систем высшего образования при решении следующих задач: регулирования и планирования приема и выпуска специалистов в аспирантуру и докторантуру; статистического учета приема, выпуска и трудоустройства специалистов высшей научной квалификации; интеграции системы подготовки специалистов высшей научной квалификации Российской Федерации в соответствующие международные образовательные структуры; проведения международных статистических сопоставлений; статистического учета по линии ЮНЕСКО;
-Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
-Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН).
Кадровая документация (личная карточка работника, приказы по личному составу) Консерватории заполняется на основании таких общероссийских классификаторов как ОКУД, ОКПО.
В Консерватории используется следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации:
-унифицированная система организационно-распорядительной документации;
-унифицированная система отчетно-статистической документации;
-унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации;
-унифицированная система документации по труду;
-унифицированная система банковской документации.
Основным документом, регламентирующим работу по документационному обеспечению управлению, является примерная Инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденная приказом Министерства образования РФ 24 июля 2000 г. № 2286.
Таким образом, собственной инструкции по делопроизводству в Консерватории нет.
Положения типовой Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в территориальных органах, должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.
Данная Инструкция по делопроизводству определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и обращениями граждан. Положение Инструкции распространяется как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.
Правила и порядок работы с секретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливаются специальными инструкциями.
Анализ законодательной, нормативной и методической базы показал, что обновление данных документов происходит систематически, так как в Консерватории имеется справочно-правовая система "КонсультантПлюс" и справочно-правовая система "Гарант". Однако, не разработана Инструкция по делопроизводству Консерватории.
2.4 Анализ объема документооборота объекта исследования
В Консерватории ведется смешанная форма делопроизводства, при которой часть работ с документами выполняется централизованно отделом ДОУ, а часть сотрудниками структурных подразделений в соответствии с профилем работы.
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Вся корреспонденция, поступающая в Консерваторию, принимается и регистрируется сотрудниками отдела ДОУ. В отделе ДОУ регистрируются входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора, документы, адресованные в университет без указания конкретного адресата, входящая правительственная корреспонденция, исходящая от имени руководства Консерватории документация.
Протоколы совещаний у проректоров Консерватории регистрируются и хранятся в приемных проректоров.
Регистрация документов в отделе ДОУ осуществляется в журналах регистрации формы, которых представлены в соответствии с рисунками 3-5.
Рисунок 3 - Форма журнала регистрации входящих документов
Рисунок 4 - Форма журнала регистрации исходящих документов
Рисунок 5 - Форма журнала регистрации внутренних документов
Документы, не требующие визирования ректора (проректоров) университета и адресованные структурным подразделениям университета, направляются работником общего отдела непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Работники деканатов, кафедр и структурных подразделений ежедневно получают корреспонденцию в отделе ДОУ (за своевременную доставку простой корреспонденции в адрес структурных подразделений ответственность несут работники деканатов и кафедр.).
Анализ журналов регистрации