Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.
Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др.
Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие - в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.
Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:
-образцы бланков документов;
-образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);
-перечень нерегистрируемых документов;
-перечень утверждаемых документов;
-перечень документов, заверяемых печатью организации;
-формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;
-форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.
Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.
Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.
Разработанный и предлагаемый к использованию фрагмент проекта Инструкции по делопроизводству Консерватории представлен в Приложении Д.
3.2 Предложения по совершенствованию подготовки документов
Одним из эффективных путей улучшения качества управленческих документов вуза является их унификация. Стандартизация, являясь итогом унификации, ее высшей формой, имеет ряд положительных характеристик.
Так, стандартизация проводится при участии всех заинтересованных сторон, а унификация может проводиться в интересах лишь одной организации или ведомства. Требования стандарта являются обязательным для выполнения правилом, тогда как унифицированное решение может оказаться нереализованным пожеланием.
Стандартизация и унификация управленческих документов вуза позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами. Целью стандартизации и унификации документов являются [27]:
-рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов;
-сокращение документопотоков;
-повышение культуры управления и создание оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.
Стандартизация и унификация управленческой документации должны проводиться на научной основе. Высокая степень стандартизации и унификации достигается при соблюдении установленных единых правил создания документации и соответствия ее государственным стандартам [27].
К основным этапам работы по унификации и стандартизации в высшем учебном заведении относятся:
-установление круга документов, циркулирующих в вузе;
-стандартизация форм и текстов документов;
-трафаретизация форм и текстов документов.
С целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, устанавливающая общие требования к стандартизации документов, типовую структуру управленческих документов, а также ряд стандартов на часто встречающиеся виды управленческих документов, такие как положение, решение, приказ, протокол, инструкция, акт, служебное письмо (записка).
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение.
Это прямой эффект. Имеет место и косвенный эффект за счет совершенствования системы управления вузом, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближения принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов.
Высокая степень эффективности унификации и стандартизации документов убедительно доказана практикой.
Так, стандарт устанавливает типы, размеры и технические требования к изготовлению конвертов с окнами. Для этих конвертов стандарт дает единый размер 162х229 мм, что допускает вложение одного или нескольких листов бумаги формата А5 без фальцовки или листов бумаги размером А4 (210 х 297 мм) с фальцовкой пополам [10].
Применение конвертов с окнами исключает написание адреса на них, что приводит к существенной экономии труда специалистов, печатающих в условиях большого объема переписки. Применение конвертов с окнами резко снижает возможность ошибок в адресе (через окно просматривается адрес, включенный в состав письма и проверенный при визировании и подписании документа) и повышает оперативность подготовки писем.
Примером унификации мог