Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
терминологическая база выпускной квалификационной работы; основные аспекты организации работы с документами; законодательная и нормативно-методическая база современного делопроизводства; различные направления использования и преимущества компьютерных технологий в организации делопроизводства.
Был проведен анализ: основных направлений деятельности, функций и задач Астраханской Государственной Консерватории, ее месте в культурном мире Астраханской области и России; функциональный анализ структуры управления Консерватории; законодательной, нормативной и методической базы, регламентирующей работу Консерватории; ведения делопроизводства Консерватории (порядок и способы регистрации документов, формы журналов регистрации, порядок составления документов, организация контроля их исполнения, организация документов в делопроизводстве; информационных и документационных потоков; инфраструктуры Консерватории.
Изучение данных вопросов, позволило сделать вывод, что организация информационно-документационного обеспечения в Астраханской Государственной Консерватории находится на хорошем уровне. Однако имеются и некоторые недостатки: большие потери времени на согласование и визирование документа; отсутствует Инструкция по делопроизводству; затруднена справочно-поисковая работа по документам в виду журнальной регистрации документов и их большого количества; возможности локальной вычислительной сети для работы с документами не используются; имеются недостатки в текущем хранении документов; использование специализированного программного обеспечения лишь частично решает проблемы сотрудников отдела кадров и бухгалтерии; специализированное программное обеспечение для автоматизации делопроизводства и документооборота отсутствует.
Все необходимые данные и показатели работы были получены путем проведения опроса и непосредственного участия в работе с документацией организации.
Для четкой и рациональной постановки делопроизводства была предложена разработка документа, позволяющего регламентировать деятельность по документационному обеспечению управления. Таким документом является "Инструкция по делопроизводству. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними и закрепляет систему делопроизводства, установленную в Консерватории. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству - всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Для сокращения времени на составление отдельных видов документов и уменьшения числа ошибок в их оформлении предложены к использованию и разработаны электронные формы (шаблоны) документов. Раскрыта целесообразность их использования и преимущества работы с такими формами.
Для решения всех остальных вышеперечисленных недостатков была предложена к использованию автоматизированная информационная система "Деканат". Описаны этапы и необходимые работы по переходу на систему автоматизации, а в целях обеспечения перехода на систему АИС "Деканат" разработан проект приказа о введении в эксплуатацию данной системы.
Для обеспечения устойчивого функционирования и облегчения работы специалистов по работе с АИС "Деканат" разработан проект документа "Руководство пользователя по работе в АИС "Деканат".
Проведена оценка социальной и экономической эффективности от вносимых мероприятий по совершенствованию работы с документами. Вносимые на рассмотрение предложения по организации работы с документами в Консерватории позволят: создать единое информационное пространство данного учебного заведения; повысить эффективность делопроизводства и контроля, снизить трудоемкость работы; сократить время, затрачиваемое на составление различных видов документов; улучшить исполнительскую дисциплину; экономить время на всех этапах деятельности сотрудников; обеспечить коллективную работу с документами; сократить рутинные операции по заполнению документов, минимизировать вероятность ошибок; ускорить процесс создания и корректировки документов; облегчат поиск необходимой информации; что в конечном счете приведет к возрастанию оперативности работы с документами.
Список использованных источников
1.Российская Федерация. Законы. "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" [федер. закон принят 27 июля 2006 г. № 149] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.
2.Российская Федерация. Законы. "Об электронной цифровой подписи" [федер. закон принят 10.01.2002 № 1] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.
.Российская Федерация. Законы. "О стандартизации" [федер. закон принят 10 июня 1993г. № 5154-1] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.
.Российская Федерация. Законы. "Об участии в международном информационном обмене" [федер. закон принят 04.07.1996г. № 85 (ред. от 29.06.2004г.)] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.
.Российская Федерация. Законы. "Об образовании" [федер. закон принят 10.07.1992г. № 3366-1] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.
.Российская Федерация. Законы. "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" [федер. закон принят 22.08.1996г. № 125-ФЗ] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.] // Информационно-справочная