Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ут служить типовые формы первичной учетной документации. Госкомстат России утвердил к практическому использованию 250 унифицированных форм. Данные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организации имеют право по мере необходимости вносить дополнительные реквизиты. Типовые унифицированные первичные документы изготавливаются централизованно, большими тиражами. Это обеспечивает их единство не только по содержанию, но и по форме. Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный диск в зависимости от того, на бумажном или магнитном носителе зафиксирована учетная информация.
Разработанная электронная версия унифицированных форм первичной учетной документации представляет собой перечень файлов, которые содержат программное обеспечение и инструкцию пользователя. Следует также отметить, что электронная версия унифицированных форм первичной учетной документации является одним из элементов автоматизации составления отчетности в вузе.
Межотраслевые унифицированные типовые формы носят межотраслевой характер и должны использоваться всеми организациями (в том числе и высшими учебными заведениями). Они утверждаются постановлениями Госкомстата РФ, согласно постановлению Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 "О первичных учетных документах" [15].
Электронная форма унифицированной формы приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику представлена в соответствии с рисунком 13.
Как видно из рисунка, часть реквизитов в данной форме уже заполнено, чтобы сократить время на составление документа.
Практика показывает, что деловая переписка - в отличие от бытовой - однообразна. Чтение однообразных деловых писем не только не утомляет получателя, но и экономит его время, помогает быстро и оперативно решать вопросы.
Вот почему в настоящее время актуально проводить унификацию (трафаретизацию) административной переписки, используя при этом межотраслевые унифицированные типовые формы документов.
Рисунок 13 - Электронная форма унифицированного документа
Унификация и стандартизация как методы совершенствования документов имеют ряд особенностей [27]:
-единообразие требований для всех органов управления, обеспечивающих возможность автоматизированной обработки одного и того же документа в нескольких вычислительных центрах;
-стабильность требований к структуре документов, позволяющих избавиться от частых перестроек программ их обработки;
-регистрация изменений требований к документам и строгий порядок оповещения об этих изменениях, позволяющих пользователям знать заранее о предстоящих изменениях в документальном хозяйстве;
-надзор за соблюдением требований стандартов как средство борьбы с "творческим подходом" к созданию документов, самобытных по форме и содержанию.
Большое значение в унификации и стандартизации как форм, так и текстов документов имеет использование шаблонов и типовых фраз.
Шаблон (трафарет) - это документ, содержащий заранее подготовленный типовой текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом [27]. Такие тексты для типовых управленческих ситуации, подготовленные один раз и записанные на компьютеры всех лиц, занимающихся составлением документов, значительно ускоряют процесс подготовки документов и позволяют сосредоточиться на содержании. На основании вышеизложенного, в Консерватории предлагается разработать электронные формы документов, одна из которых приведена в Приложении Ж.
При подготовке на компьютере типовых писем, предназначенных для массовой рассылки, использование шаблона позволяет, создав письмо с предусмотренным в нем местом для адресата и обращения и соединив со списком адресатов, организовать печать писем со стандартным содержанием (например, разного рода уведомления, приглашения принять участие в конференции и т.п.). Таким образом, каждый адресат получит письмо, обращенное именно к нему.
Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для группы документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Создаются сборники трафаретных текстов. При этом нередко многие тексты имеют по несколько запасных вариантов [27].
Степень трафаретизации может быть различной: целый документ, его часть или даже только абзац, предложение. Трафаретизация облегчает документирование и восприятие информации.
Типовые тексты позволяют экономить до 50-75% времени составителя. И при этом стопроцентная гарантия, что ничего не будет пропущено. Трафаретизация необходима и для того, чтобы можно было легче и оперативнее вводить информацию с документа в ЭВМ и в дальнейшем при необходимости быстро находить ее.
Трафаретные тексты и формы документов вводятся в действие приказом ректора Консерватории. Трафаретные тексты используют следующим образом:
-исполнитель имеет сборник трафаретов (при подготовке документа он находит в сборнике нужный вариант и заполняет бланк с указанием номера текста и вставок);
-у исполнителя есть трафаретные тексты (он от руки