Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
аверяются:
-ксерокопии лицензии на право ведения образовательной деятельности в сфере профессионального образования, Свидетельства об аккредитации (ксерокопии данных документов выдаются деканатами факультетов).
-копии документов, касающиеся трудовой деятельности работников Консерватории: копии трудовых книжек, копии приказов, копии локальных нормативных актов;
-отзывы на диссертации заверяются Учёным секретарём Консерватории с заверением оттиском печати Консерватории.
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в делопроизводстве. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.
Номенклатура дел Консерватории составляется зав. отдела ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива Консерватории. Фрагмент номенклатуры дел Консерватории представлен в Приложении Г.
Номенклатура дел, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЭК) университета, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного органа управления архивным делом и утверждается ректором.
В номенклатуру дел Консерватории включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, различного рода карточки и т.д.
Дела в Консерватории формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.
Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел осуществляются зав. канцелярией и архивом Консерватории.
С момента заведения и до передачи в архив Консерватории дела хранятся по месту их формирования.
Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в шкафах. В целях повышения оперативности поиска документов, дела должны располагаться в соответствии с номенклатурой дел.
Однако, данное требование Инструкции по делопроизводству не всегда выполняется.
В соответствии с существующими требованиями номенклатура дел или выписка из нее должны помещаться на внутренней стороне шкафа". Анализ показал, что данное требование не выполняется.
В архив Консерватории передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
В своей деятельности архив Консерватории руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, положением об архиве Консерватории. Ответственность за работу архива выполняет специалист отдела ДОУ.
Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения.
2.5 Анализ документопотоков в "Астраханской государственной консерватории"
Организация документооборота
Документооборот организации охватывает входящие, исходящие и внутренние документы. Управление документопотоками осуществляется с помощью традиционной информационно-поисковой системы. Подсчет объема документов, анализ документооборота и мониторинг исполнительской дисциплины ведутся на основе регистрационных форм.
Передача документов осуществляется почтовой, курьерской связью, по каналам телекоммуникационной и факсимильной связи.
Порядок обработки поступающих документов
Все документы поступают в отдел ДОУ, где производится их первичная обработка, сортировка и регистрация. После регистрации часть документов передается ректору, проректорам, а часть поступает непосредственно в структурные подразделения Консерватории.
Получив документы для исполнения, работник должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, обязанным ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.
Документы могут тиражироваться и передаваться в отдельные структурные подразделения работниками отдела ДОУ (если исполнителей больше 4-х человек или в резолюции ректора есть на это указание).
После решения поставленных в документе вопросов исполнитель в нижней части первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в соответствующее дело.
Передача регистрируемого документа от одного исполнителя к другому может производиться только через работников отдела ДОУ.
Оперограмма движения входящей корреспонденции, не требующей ответного документа, представлена в соответствии с рисунком 7.
Рисунок 7 - Оперограмма движения входящий корреспонденции
На рисунке пунктирной линией обозначена часть маршрута входящего документа, адресованного непосредственно в адрес структурного подразделения или не требующего предварительного рассмотрения руководства.
Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию.
До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
Подготовленный проект документа передается через делопроизводит