Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
позволил получить данные об объеме документооборота и представить их в таблице 1.
Как видно из таблицы 1 объем документооборота имеет тенденцию к небольшому, но стабильному увеличению, что связано с развитием эстетического воспитания и увеличению культурно-массовых мероприятий проводимых Консерваторией, развитием подведомственных учреждений культуры.
Таблица 1 - Объем документооборота за период с 2007г. по 2009г.
Наименование документаОбъем документооборотаТемпы роста, 07год2008год2009годв 2008 к 2007в 2009 к 2008Входящие324534583566107103Исходящие 256026582744104103Внутренние856869878102101Итого в год: 666169857188105103В среднем за месяц555582599105103
Более наглядно представить данные об объеме документооборота можно с помощью гистограммы представленной в соответствии с рисунком 6.
Рисунок 6 - Динамика объема документооборота в период с 2007г. по 2009г.
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Консерватория издает следующие документы: приказы, распоряжения, инструкции.
Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора Консерватории в случае его отсутствия.
В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т.п. Приказы оформляются на бланке Консерватории и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [10].
Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями Консерватории, по поручению руководства или по собственной инициативе.
Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание ректором, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Образец приказа Консерватории представлен в Приложении В.
Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируются главным бухгалтером.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
Распоряжения - распорядительный документ, издаваемый проректорами Консерватории по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью (совещания, конференции и т.д.).
Организация контроля исполнения документов
Все поступающие на имя ректора Консерватории, в адрес Консерватории документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.
Согласно "Инструкции по делопроизводству" руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства Консерватории, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.
В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство.
Контроль за исполнением, зарегистрированных документов, поступивших на имя ректора и в адрес Консерватории возлагается на отдел ДОУ.
Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.
Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль.
Основанием для снятия с контроля документов с поручениями ректора Консерватории является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри Консерватории (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и не подчиненными организациями).
Порядок снятия и выдачи копий документов
Копия документа изготовляется и выдается с разрешения ректора (проректоров) Консерватории или руководителя соответствующего структурного подразделения и только с тех документов, которые были изданы в Консерватории и касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.
Копии организационно - распорядительных документов (внутренних) изготавливаются в отделе ДОУ. Копия документа воспроизводится полностью (бланк Консерватории, номер, дата, содержание и т.д.) и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику.
На копиях документов (включая ксерокопии) ставятся печати для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов заверяются печатью.
Печатью общего отдела университета заверяются ксерокопии дипломов, вкладышей к дипломам работников, аспирантов, докторантов университета.
Печатью отдела кадров з