Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
который к моменту печати, должен быть заполнен на данную группу.
Кнопка "Печать бланков" используется для распечатывания основных документов студента. При нажатии на нее появляется меню со списком бланков, которые можно просмотреть: "Академическая справка", "Диплом о неполном высшем образовании" и "Диплом о высшем образовании", представленное в соответствии с рисунком 17.
При нажатии в открывшемся меню любой строки, например "Академическая справка", появляется окно "Дополнительно", в котором уже указаны фамилия, имя студента (в родительном падеже) и стоит дата выдачи (которую можно изменить), а также в данном окне вводится регистрационный номер студента и подтверждается открытие кнопкой "Да".
При просмотре "Диплома о высшем образовании" в окне "Дополнительно" вводится номер диплома и дата решения аттестационной комиссии.
Рисунок 17 - Меню "Печать бланков"
Появляется заполненный бланк, в котором на данного студента указаны все имеющиеся сведения, взятые как из его личной анкеты, так и из заполненных экзаменационных ведомостей. Данные о приказах, о допуске студента к государственным экзаменам, защите ВКР и о выдаче диплома заполняются в следующем блоке в анкете студента на вкладке "Специальность", "Зачисление".
При отчислении студента в его анкете во вкладке указывается причина отчисления и данные приказа об отчислении.
После отчисления в анкете студента будут доступны только кнопки восстановления, а также печати бланков и личной карточки. В дальнейшем отчисленный студент будет фигурировать в списках группы, но строка с этим студентом будет выделена серым цветом, и данные в экзаменационной ведомости на этого студента сохраняться не будут.
При печати экзаменационных ведомостей фамилии отчисленных студентов в них вноситься не будут.
При восстановлении студента также указывается причина восстановления и данные приказа о восстановлении. Информация об отчислении и восстановлении студента заносятся в его личную карточку. После нажатия на кнопку "Восстановить" все кнопки в личной карточке студента становятся доступными.
После окончания ВУЗа сведения о трудоустройстве студента вносится в его анкету с указанием должности, и сохраняются с помощью специально предназначенной кнопки в этом же блоке.
В АИС "Деканат" можно сформировать экзаменационную ведомость. Для этого достаточно в системном меню выбрать пункт Отчеты/Сессия/Экзаменационная ведомость.
После того как преподаватель проставить аттестацию, данные об аттестации с печатного документа заносятся в электронный вид, форма которого представлена в соответствии с рисунком 18. Для просмотра сводной ведомости студентов в АИС "Деканат" существует раздел Отчеты, пункт Сессия.
Можно открыть как ведомости по определенным семестрам (в этом пункте в скобочках есть указание на это - (сем.)), так и общую сводную ведомость.
Для того чтобы открыть сводную ведомость по семестрам необходимо выбрать на панели инструментов в выпадающем списке номер группы.
Рисунок 18 - Вид "электронной экзаменационной ведомости"
Просмотр общей сводной ведомости происходит аналогично. На панели инструментов необходимо выбрать номер группы в выпадающем списке. В открывшемся окне появится список студентов данной группы, перечень всех дисциплин в алфавитном порядке, которые студент должен изучить за время обучения в ВУЗе, с указанием семестра, и оценок, уже полученных студентами. Эти данные берутся из заполненных экзаменационных ведомостей, а также из учебного плана данной группы автоматически. В конце таблицы подводятся итог, окно итоговой ведомости представлено в соответствии с рисунком 19.
Рисунок 19 - Окно сводной ведомости
В АИС "Деканат" предусмотрено большое количество отчетов.
Отчет "Количество студентов" - отражает список имеющихся специальностей данного факультета с указанием всех групп и количества студентов, обучающихся в них. Предварительный просмотр документа и печать осуществляется с помощью специально предназначенной кнопки на панели инструментов, специальная кнопка применяется и для передачи данных в Excel.
Отчет "Материальная помощь" показывает список студентов, обучающихся на бюджетной основе всех групп данного факультета, имеющих возможность получить материальную помощь в течение года. В таблице фамилии студентов и номера групп заполняются автоматически из списка всех студентов факультета, а данные о денежных выплатах по месяцам заносятся вручную. Суммы в столбцах "Итого за год" и "Остаток" считаются автоматически. Форма отчета "Материальная помощь" представлена в соответствии с рисунком 20.
Рисунок 20 - Отчет "Материальная помощь студентам"
Для внесения данных и просмотре сведений об оплате за обучение студентами, обучающимися на коммерческой основе, предназначен Отчет "Оплата". Данный отчет содержит список всех студентов выбранной группы, названия месяцев, а так же столбцы итого, контракт и остаток суммы за обучение, что представлено в соответствии с рисунком 21.
Рисунок 21 - Окно отчета "Оплата"
Для того чтобы ввести сумму, которую оплатил студент в данном месяце необходимо выделить ячейку напротив фамилии этого студента и ввести число. Столбец "Контракт" заполняется из блока "Оплата" в личной анк