Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
0,25 = 92832,81 руб.
Годовая экономия от использования, предлагаемого программного средства будет равна:
С1 - С2 = 101794,98 - 92832,81 = 8962,17 руб.
Таким образом, установка данного программного средства на 1 рабочее место может дать годовую экономию - 8962,17 рублей.
Таким образом, с помощью данных подсчетов выяснилось, что внедрение данной системы экономически выгодно, так как уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом; снижаются текущие затраты.
Помимо этого, внедряемый программный продукт способствует проявлению социального эффекта, который достигается за счет того, что система предоставляет такие возможности, как:
-облегчение труда работников;
-уменьшить суммарное время работы над документами;
-отказаться от бумажных технологий.
Вывод
Использование автоматизированной системы делопроизводства и документооборота с использованием трафаретизации и унификации документов позволит реализовать новые возможности управления документооборотом Консерватории, оперативно выполнять информационно-справочную, аналитическую работу, а также улучшить взаимодействие структурных подразделений и достичь более высокой оперативности в работе.
Заключение
Информация выступает, сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов.
Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу).
Согласно Федеральному закону "Об информации, информационных технологиях и защите информации" информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления [1].
Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности [16].
Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [9].
Главным условием правильности принимаемых решений является исчерпывающая осведомленность. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий. Поэтому сейчас все фирмы, от организаций малого и среднего бизнеса до крупных промышленных комплексов, разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержки своей деятельности.
Внедрение подобных систем повышает оперативность и достоверность получаемой информации, сокращается время на текущий сбор и обработку информации, а это приводит к высвобождению рабочего времени, как руководителей и специалистов для решения перспективных проблем, так и рядовых сотрудников для более качественного и продуктивного выполнения своих функций. Появляется возможность периодического анализа информации и выявления проблемных ситуаций. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе.
Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности организации, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.
Использование информационных систем в организации делопроизводства и документооборота организаций стало просто средством оптимизации внутренних процессов, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация делопроизводства и документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.
Внедрение подобных систем повышает оперативность и достоверность получаемой информации, сокращается время на текущий сбор и обработку информации, а это приводит к высвобождению рабочего времени, как руководителей и специалистов для решения перспективных проблем, так и рядовых сотрудников для более качественного и продуктивного выполнения своих функций. Появляется возможность периодического анализа информации и выявления проблемных ситуаций.
Совершенствование системы документационного обеспечения управления на базе современных информационных технологий создает основу для единой информационной системы, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:
-единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
-создание сети, обеспечивающей движение потоков электронных документов между подразделениями организации;
-использование обшей для всех организаций системы индексации документов, общих справочников-классификаторов (таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.
В результате выполнения дипломной работы на тему: "Компьютерные технологии в организации делопроизводства в Астраханской Государственной консерватории" была рассмотрены: