Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ете студента. Суммы в столбцах "Итого" и "Остаток" считаются автоматически. Если студент заплатил сумму большую положенной, например, вперед за несколько лет обучения, то в столбце "Остаток" появляется значение со знаком минус, и это число потом заносится в таблицу "Оплата" на следующий год. Данные отчета "Оплата" с данными по предоплате за обучение представлены в соответствии с рисунком 22.
Рисунок 22 - Отчет с данными о предоплате студента
Для внесения данных и просмотре сведений о количестве пропущенных занятий студентами данного факультета существует отчет "Пропуски". Данный отчет отображает список всех студентов выбранной группы, а также столбцы с месяцами, в которые и вносится количество пропущенных занятий каждым студентом по уважительной и без уважительной причин.
Сведения о пропусках за каждое полугодие и за год считаются автоматически.
Окно отчета "Пропуски" представлено в соответствии с рисунком 23.
Рисунок 23 - Окно отчета "пропуски"
Если при нажатии на пункт меню "Пропуски" в дополнительном меню выбрать строчку "Пропуски годовой", то откроется сводная таблица по количеству пропущенных занятий по уважительной и без уважительной причин на все курсы всех специальностей данного факультета за год, а также общее количество пропусков по факультету в целом. Таблица заполняется автоматически и данные в ней изменить нельзя.
Если необходимо посмотреть сведения о трудоустройстве выпускников ВУЗа, то достаточно посмотреть отчет "Трудоустройство". Данный отчет содержит специальности данного факультета, количество полученных дипломов и трудоустройство по различным областям (армия, милиция или МЧС, государственные учреждения, образовательные учреждения и т.д.).
Данные берутся из заполненных анкет студентов, подсчитываются автоматически и изменить их в таблице нельзя.
Также можно посмотреть статистику трудоустройства по различным критериям. Например, всех студентов, обучавшихся на платной или бюджетной основе, а также женщин. Для этого необходимо на панели инструментов в выпадающем списке сделать соответствующий выбор. Окно выбора просмотра отчета "Трудоустройство" представлено в соответствии с рисунком 24.
Рисунок 24 - Окно выбора критерия отчета "Трудоустройство"
Сведения из отчета можно распечатать или использовать для передачи в Excel.
Коротко рассмотрев основные возможности АИС "Деканат" можно сделать вывод, что ее использование позволит значительно ускорить: процесс составления различных видов документов деканатов; получения справок по различным вопросам, касающимся учебной деятельности как профессорско-преподавательскому составу Консерватории, так и родителям и студентам.
Для поддержания в рабочем состоянии системы автоматизации и упрощения работы сотрудников особенно на первых этапах использования предлагаемой системы необходимо разработать такой документ как "Руководство пользователя", фрагмент проекта которого представлен в Приложении К.
Руководство пользователя (англ. user guide или user manual), руководство по эксплуатации, руководство оператора - документ, назначение которого - предоставить людям помощь в использовании некоторой системы. Документ входит в состав технической документации на систему и, как правило, подготавливается техническим писателем.
Большинство руководств пользователя помимо текстовых описаний содержит изображения. В случае программного обеспечения, в руководство обычно включаются снимки экрана, при описании аппаратуры - простые и понятные рисунки или фотографии. Используется стиль и язык, доступный предполагаемой аудитории, использование жаргона сокращается до минимума либо подробно объясняется.
Типичное руководство пользователя содержит:
1.Аннотацию, в которой приводится краткое изложение содержимого документа и его назначение.
2.Введение, содержащее ссылки на связанные документы и информацию о том, как лучше всего использовать данное руководство.
3.Страницу содержания.
4.Главы, описывающие, как использовать, по крайней мере, наиболее важные функции системы.
.Глава, описывающая возможные проблемы и пути их решения.
.Часто задаваемые вопросы и ответы на них.
.Где ещё найти информацию по предмету, контактная информация.
.Глоссарий и, в больших документах, предметный указатель.
Все главы и пункты, а также рисунки и таблицы, как правило, нумеруются, с тем, чтобы на них можно было сослаться внутри документа или из другого документа. Нумерация также облегчает ссылки на части руководства, например, при общении пользователя со службой поддержки.
Структура и содержание документа Руководство пользователя автоматизированной системы регламентированы подразделом 3.4 документа РД 50-34.698-90. Структура и содержание документов Руководство оператора, Руководство программиста, Руководство системного программиста регламентированы ГОСТ 19.505-79, ГОСТ 19.504-79 и ГОСТ 19.503-79 соответственно.
Кроме руководства пользователя необходима и разработка такого документа как приказ о переходе на систему автоматизированного документооборота, проект которого представлен в Приложении Л.
3.5 Оценка экономической эффективности
Выбор программы подтверждается расчетом эффективности от внедрения программного продукта в Консерватории.
Для проведения расчетов экономической эфф