Основы управления персоналом
| Вид материала | Книга |
- Знает основы стратегического управления персоналом и умеет применять их на практике, 171.53kb.
- Способен вносить вклад в планирование, создание и реализацию проектов в области управления, 80.18kb.
- Реферат Дипломный проект 79 с., 3 разд., 6 рис., 17 табл., 18 источников, 7 Приложений, 565.68kb.
- Теоретические основы системы управления персоналом, 42.2kb.
- Программа изучения дисциплины «Управления персоналом» Тема, 39.54kb.
- Приложение а должностная инструкция начальника службы управления персоналом 57 Приложение, 295.91kb.
- Задачи и функции института Федеральной службы по труду и занятости Сущность и основы, 29.64kb.
- Темы дипломных работ для специальности «Управление персоналом» Основные принципы управления, 43.67kb.
- Задание основных параметров деятельности организации, оказывающих влияние на состав, 440.06kb.
- Вопросы к государственному экзамену по дисциплине «Управление персоналом» 080505, 36.15kb.
4.1. Решение руководителя - основа управления
Трудно сказать, чего больше заслуживает нерешительность -жалости или презрения, и неизвестно, что опаснее — принять ошибочное решение или не принять никакого.
Жан де Лабрюйер
Решение руководителя и организаторская работа по его выполнению являются основой управления. Это положение объективно отводит руководителю главенствующую роль в управлении организацией. От его организаторских способностей, профессионального мастерства зависит успех всей управленческой деятельности.
Ему нужно хорошо и быстро ориентироваться в любой обстановке, четко и логически правильно мыслить, столь же четко и ясно объявлять свои решения.
Такое умение базируется на высокой общей культуре, разносторонней специальной подготовке, прочных практических
115
Государственная служба: основы управления персоналом
навыках. Общая культура, в свою очередь, предполагает глубокое понимание сущности процесса принятия решения, которая заключается в следующем:
- во-первых, решением руководителя действиям подразделений придается необходимая направленность, так как в решении выражена цель действий;
- во-вторых, принятие решения необходимо рассматривать как сложный, творческий процесс, который по своей сути представляет собой целенаправленную переработку «информации состояния» в «управляющую информацию».
В ходе целенаправленной обработки информации происходит отбор данных, необходимых руководителю для принятия решения, при этом выделяются основные, наиболее важные факторы, оказывающие определяющее влияние на выполнение решаемой задачи. На основе анализа этих факторов синтезируются возможные варианты действий, из которых руководитель должен выбрать один, обеспечивающий выполнение задачи наилучшим образом. Чтобы уметь принимать обоснованные решения, руководитель должен постоянно работать над собой, совершенствовать личные качества, в том числе умственные способности. При этом руководителю необходимо формировать специфические качества ума. К таким качествам относится, прежде всего, гибкость ума, которая заключается в умении изменять способ решения задачи в новых условиях, находить новые пути ее решения. Гибкость ума - это отсутствие шаблонности, умение подойти к решению одного и того же вопроса с разных точек зрения. Качеством, противоположным гибкости ума, является инертность мышления, которая обусловлена соответствующим свойством высшей нервной деятельности - инертностью нервных процессов.
Важным качеством ума для руководителя является самостоятельность - умение самостоятельно видеть возникающие задачи и пути их решения, умение самостоятельно, не страшась ответственности, принимать решение и действовать в соответствии с убеждениями, не поддаваясь постороннему влиянию. Одним из основных качеств мышления, необходимых руководите-
116
Гл. 4. Процесс выработки решения руководителем
лю, является также глубина ума. Она заключается в умении вскрывать сущность явления, отделять главное от второстепенного.
Глубокий ум позволяет руководителю правильно анализировать сложные события и обстоятельства в сложных условиях, предвидеть их последующее развитие, оценивать все факторы, благоприятствующие решению задачи или затрудняющие ее решение. Глубокий ум характерен обычно для руководителя, который не удовлетворяется поверхностными знаниями, постоянно стремится к познанию окружающего, проявляет любознательность.
Важными для деятельности руководителя являются и такие качества, как широта ума- способность охватить мышлением большую совокупность предметов и явлений и держать их под контролем в процессе деятельности, а также быстрота мышления, необходимая руководителю для принятия решения в короткий срок.
Не менее ценна для познавательной деятельности руководителя целеустремленность мышления, которая дает ему возможность сконцентрировать свои мысли на главном, не отвлекаясь на второстепенное.
Все эти качества мышления необходимы руководителю для успешной мыслительной деятельности в сложной обстановке, для работы в процессе принятия решения на выполнение поставленных задач.
Развитое мышление позволяет руководителю в процессе принятия решения мыслить за оппонента, предугадывать его действия. Однако не только развитые умственные способности должны быть в арсенале руководителя. Необходимо развивать у руководителя и «тонкие материи», духовную основу интеллекта. Речь идет о так называемом симультанном мышлении, позволяющем быстро, в короткие сроки учитывать всю совокупность важнейших факторов, и, в конечном счете, успешно решать поставленные задачи. Для овладения способом симультанного мышления необходимо развивать в себе такие качества, как воображение, интуиция, вдохновение и другие.
117
Государственная служба: основы управления персоналом
Воображение - это способность создавать новые чувственные или мысленные образы в человеческом сознании на основе преобразования полученных из действительности впечатлений. Это качество величайшей ценности, оно помогает познанию действительности и выработке наиболее целесообразного образа действий. Воображение ученого помогает ему в познании мира, в создании гипотез моделей, идей экспериментов и т.д. Воображение руководителя способствует познанию профессионального дела.
Интуиция - это способность к непосредственному постижению истины без предварительного логического рассуждения, когда сразу возникает задача или идея решения задачи. Интуиция выступает, проявляется как непосредственное знание. Однако неверно ее толковать как сверхразумность, мистическую познавательную способность. Источником интуитивного решения являются накопленные знания, большой запас информационного материала, позволяющие в определенной нестандартной ситуации принимать решения мгновенно.
Большую роль в поиске идеи решения играет вдохновение. Вдохновение - это максимальная собранность духовных и физических сил человека, его воли, способности, знаний для решения поставленной задачи.
Следует отметить и еще одно необходимое руководителю качество. Ему крайне важно научиться владеть особым состоянием, которое охватывает любого человека, в том числе опытного руководителя, перед решением важной задачи. Называется оно деловым возбуждением.
Такое возбуждение, если руководитель не обуздает его усилием воли, мешает не только четко и быстро мыслить, не только продуманно действовать, но и действовать вообще, а в отдельных случаях и адекватно воспринимать обстановку.
Если же руководитель владеет собой, то, напротив, деловое возбуждение мобилизует его силу, подстегивает мыслительные процессы и таким образом благотворно влияет на выполнение руководителем своих функций по управлению организацией.
118
Гл. 4. Процесс выработки решения руководителем
Известно, что действия подчиненных подразделений получают нужную направленность только при постановке перед ними четкой и ясной цели и установлении соответствующего этой цели и условиям способа действий. Такая направленность действиям придается решением руководителя, которое он принимает на основе тщательного изучения поставленной задачи и оценки обстановки.
В решении руководителя выражена цель управления. Именно поэтому решение руководителя является основой управления.
4.2. Объективная и субъективная стороны принятия решения
Никто не станет спорить, что личные качества во многом определяют правильность принимаемых решений, манеру поведения, регулирования.
Н.Н. Трусевич
В результате целенаправленной обработки информации происходит отбор данных, необходимых руководителю для принятия решения. При этом выделяются те основные, наиболее важные факторы, которые в наибольшей степени способствуют или создают трудности выполнению поставленной задачи. Главным критерием в переработке (отборе) информации является конечная цель. А исходным началом переработки информации является поставленная задача. Процесс выработки решения, как и всякий процесс, в котором участвует человек, имеет свои объективную и субъективную стороны.
Объективная сторона процесса определяется совокупностью связей и обстоятельств, свойственных данным условиям. Сюда относятся поставленная задача, намерения и действия оппонента, условия сложившейся обстановки.
119
Государственная служба: основы управления персоналом
Решение является субъективным. Оно строится на базе отображения объективного в нашем сознании. Однако это отображение не точно соответствует объективной обстановке. Но это не означает, что решение никогда не может быть верным. Практически верным можно считать такое решение, которое в главных чертах правильно отражает обстановку и соответствует поставленной задаче.
Следовательно, для принятия верного решения необходимо, чтобы все объективные условия (задача, обстановка) воспринимались адекватно, т.е. возможно правильно и точно. Чтобы достичь этой адекватности в принятии решения, необходимо глубоко проникать в сущность возможных действий, иметь высокую профессиональную подготовку, иметь необходимый опыт.
Принцип единоначалия предусматривает личную ответственность руководителя за принятое решение, хотя в процессе его выработки принимает участие большое количество должностных лиц различных служб, заместителей.
При этом руководитель обязан:
- Руководить процессом выработки решения.
- Ставить задачи по наработке материалов для принятия решения.
- Заслушивать своих заместителей, совещаться с необходимыми ему лицами.
- Самостоятельно принять решение.
Решение - это результат мыслительной творческой деятельности руководителя, содержащий выбранный из множества вариантов способ действий организации по выполнению поставленной задачи.
Чтобы принять правильное решение, надо при прочих равных условиях хорошо знать методологию, научный аппарат и технику его выработки.
Процесс принятия решения предполагает:
У предварительное осознание цели и определение средств для осуществления действия, а также связей и зависимости между ними;
120
Гл. 4. Процесс выработки решения руководителем
> мысленное совершение действия, т.е. моделирование
действия. При этом модель должна воплотить и отобразить ре
шение с той точностью, с которой это допустимо для мыслитель
ных возможностей человека и необходимо для завершения воле
вого акта, т.е. принятия решения;
обсуждение оснований, говорящих «за» и «против», сравнение их и окончательный выбор.
Выработанное решение должно быть обоснованным, т.е. оно должно обеспечить достижение намеченной цели и выполнить задачи с наименьшими затратами и отрицательными последствиями.
Однако определить, какой из вариантов действий позволяет достигнуть цели с наименьшими затратами и отрицательными последствиями, нелегко.
По своему характеру процесс принятия решения может быть интуитивным, основанным на суждениях и рациональным.
Интуитивное решение основано на ощущении, что оно правильное. Выбор такого решения может быть правомерным в тех ситуациях, когда обстановка не позволяет применять другие методы для выработки решения.
Решение, основанное на суждениях, является по существу выбором, обусловленным достаточными знаниями и большим опытом, накопленными руководителем. Исходя из здравого смысла, руководитель выбирает тот вариант действий, который уже давал в подобных ситуациях положительные результаты.
Наиболее обоснованным и правильным может быть решение, принятое рациональным методом. Такое решение в наибольшей степени соответствует поставленной задаче (цели действий) в конкретных условиях обстановки.
Обоснованность (степень рациональности) решения будет зависеть от:
- глубины уяснения целей и задач предстоящих действий, точной их формулировки и определения места и роли каждой задачи в достижении поставленной цели;
- полноты учета факторов обстановки, влияющих на выполнение задач, и достоверности информации об их состоянии.
121
Государственная служба: основы управления персоналом
В зависимости от состояния факторов, их влияние на выполнение задач может быть различным. Подвластные руководителю факторы используются как способствующие выполнению задачи, а независимые факторы учитываются при принятии решения таким образом, чтобы свести их отрицательное влияние до минимума или приемлемого уровня;
> количества рассматриваемых вариантов действий из
полной возможной их совокупности.
В соответствии с таким признаком, как степень строгости контроля, все решения можно разделить на следующие виды:
- наиболее важные решения, выполнение которых контролируется непрерывно;
- решения, выполнение которых контролируется периодически;
- решения, предполагающие лишь контроль конечных результатов;
> решения, которые вообще не нуждаются в контроле.
В теории управления различают следующие 5 основных
этапов управления:
- сбор, обработка и анализ данных об обстановке;
- принятие решения;
- планирование действий;
- доведение задач и организация действий;
- контроль выполнения задач.
Эти этапы в общем случае выполняют большие коллективы людей:
- управления;
- отделы;
- службы.
Но есть в данном перечне этапов управления этап, который всегда выполняется только одним человеком единолично - это принятие решения. И человек этот - руководитель.
122
Гл. 4. Процесс выработки решения руководителем
4.3. Порядок принятия решения
На первой стадии процесса принятия решения применяются в основном логические рассуждения, при выполнении которых используются в различных сочетаниях приемы анализа, синтеза, сравнения, абстрагирования, обобщения, аналогии, формы индукции и дедукции. Кроме того, в некоторых случаях руководитель использует и интуицию, основанную на знаниях и опыте.
Ф.Ф. Аунапу
Принятие решения, как этап управления, является центральным звеном во всем процессе управления. Многовековой опыт позволил выработать определенный порядок принятия решения, следование которому обеспечивает руководителю возможность в самых различных условиях обстановки учесть все необходимые данные и принять обоснованное решение. Этот порядок предусматривает следующие элементы работы: уяснение полученной задачи, расчет времени и отдача предварительных распоряжений, оценка обстановки, собственно принятие решения.
Руководитель при уяснении полученной задачи прежде всего изучает замысел действий, изложенный в решении непосредственного начальника. Он выясняет: что хочет получить старший начальник и как он предполагает это сделать.
Уяснение этих вопросов должно помочь руководителю: > во-первых, правильно и глубоко понять свою частную задачу в предстоящей работе, роль и место своего подразделения в выполнении общей задачи, четко уяснить, что требуется
123
Государственная служба: основы управления персоналом
от его подразделения, какие результаты и в какие сроки должны быть достигнуты;
> во-вторых, получить конкретную ориентировку в
плане действий старшего начальника на весь предстоящий пери
од.
Уяснив замысел общих действий, руководитель изучает свою частную задачу под углом зрения своей роли и места в предстоящих действиях. Затем руководитель анализирует последовательность выполнения поставленной задачи.
Работа по уяснению задачи может проводиться различными методами. Руководитель может вначале сам изучить приказы и только затем привлекать необходимый руководящий состав. Если же время на принятие решения ограничено, руководитель зачитывает приказ руководящим должностным лицам. Уяснение содержания поставленной задачи осуществляется в тесной связи с замыслом вышестоящей инстанции.
На основе проведенного анализа делаются выводы: в чем заключается конечная цель действий и какова последовательность ее достижения.
Выводы из уяснения задачи обычно фиксируют следующее:
роль и место подразделения в предстоящих действиях;
> какое влияние оказывают действия старшего началь
ника на выполнение полученной задачи;
ориентировочный замысел действий своего подразделения; взаимосвязь и влияние действий других подразделений на выполнение поставленной задачи и условия взаимодействия с ними.
Необходимо понять, что с момента уяснения задачи начинается процесс принятия решения, поиск путей наилучшего ее выполнения. В то же время в ходе выработки решения продолжается процесс уяснения задачи, постоянно сверяется соответствие всех планируемых действий поставленной задаче, той цели, которую требуется достичь.
124
Ш
Гл. 4. Процесс выработки решения руководителем
После уяснения задачи руководитель производит расчет времени и отдает предварительные распоряжения. Предварительные распоряжения доводятся до подчиненных устно или письменно лично руководителем. Обычно в них указываются те мероприятия, которые подчиненные должны провести немедленно по подготовке к возможным действиям, а также когда, где и каким образом им будут поставлены задачи.
Сразу же после отдачи предварительных распоряжений и организации работы должностных лиц руководитель приступает к оценке обстановки.
Оценка обстановки проводится с целью определения влияния конкретных условий, в которых организуются и будут проводиться мероприятия, на решение поставленной задачи, выявления и использования факторов, способствующих ее выполнению, а также выявления и нейтрализации (ослабления) влияния факторов, затрудняющих выполнение задачи.
Необходимые данные по каждому из элементов обстановки добываются и обрабатываются соответствующими органами управления. Работа эта может проводиться двумя методами: оценка обстановки по ее элементам и оценка обстановки по элементам решения.
На практике чаще применяется метод оценки обстановки по ее элементам. По результатам анализа каждого элемента обстановки делаются частные выводы, которые потом сопоставляются и обобщаются в целях выработки замысла действий, определения содержания задач и конкретных мероприятий. Этот метод обеспечивает полноту анализа обстановки, однако требует больших затрат времени. Метод оценки обстановки по элементам решения предполагает последовательный анализ влияния конкретных данных, характеризующих обстановку, на определение и формирование каждого элемента решения (замысел действий, задач подразделениям, организации взаимодействия, обеспечения, управления).
Данный метод основан на проведении анализа обстановки в той последовательности, которая принята при определении основных вопросов решения. Он позволяет сократить время на
125
Государственная служба: основы управления персоналом
принятие решения в «простых» (заранее спрогнозированных) условиях обстановки, так как требует уточнения лишь отдельных элементов решения или частных задач. Однако при резких изменениях обстановки и необходимости принятия решения его применение затруднительно.
Оценив все элементы обстановки и сделав по каждому из них частные выводы, руководитель делает общие выводы, по которым, наряду с выводами из уяснения задачи, он может выбрать наиболее целесообразный способ использования подчиненных подразделений для выполнения поставленной задачи.
В результате уяснения задачи, оценки обстановки и проведенных расчетов руководитель принимает решение.
В зависимости от количества и состава должностных лиц, привлекаемых к подготовке решения, выделяют три метода работы:
Q всю работу по подготовке решения осуществляет сам руководитель;
Q руководитель привлекает ограниченный (минимально необходимый) состав должностных лиц органов управления;
Q одни вопросы решения руководитель вырабатывает сам, другие - совместно с должностными лицами.
Выбор метода определяется характером полученной задачи и сложностью обстановки, а также временем, отведенным на подготовку данных и принятие решения, полнотой данных, которыми располагают органы управления, степенью подготовленности и слаженности персонала, стилем работы руководителя и другими причинами.
Если время крайне ограничено, обстановка существенно не изменяется, то принятие решения может осуществляться путем заслушивания кратких докладов (справок) заместителей, предложений начальников служб подчиненного звена по решению. При этом применяется способ параллельной работы, при котором принятие решения, начиная с оценки обстановки, осуществляется одновременно с отдачей предварительных распоряжений подчиненным подразделениям. В этих распоряжениях содержится ми-
126
Гл. 4. Процесс выработки решения руководителем
нимум необходимых данных, позволяющих подчиненным приступить к выработке решения и планированию своих действий. В это время руководитель продолжает работу над решением, определяя конкретные задачи подчиненным.
Если времени достаточно, руководитель изучает предварительно подготовленные материалы по оценке обстановки и предложения по возможным вариантам решения еще до получения приказа начальника на подготовку и решение задачи.