Основы управления персоналом

Вид материала

Книга

Содержание Г. Эмерсон Руководство людьми Принцип рационального сочетания централизации идецентрализации управления. Принцип сочетания единоначалия с коллегиальностью. Принцип предвидения Принцип оптимального планирования Принцип соблюдения объективности в управлении Принцип правильного подбора, расстановки, обучения и воспитания кадров 2.5. Обобщенные задачи и функции

Подобный материал:

• Знает основы стратегического управления персоналом и умеет применять их на практике, 171.53kb.
• Способен вносить вклад в планирование, создание и реализацию проектов в области управления, 80.18kb.
• Реферат Дипломный проект 79 с., 3 разд., 6 рис., 17 табл., 18 источников, 7 Приложений, 565.68kb.
• Теоретические основы системы управления персоналом, 42.2kb.
• Программа изучения дисциплины «Управления персоналом» Тема, 39.54kb.
• Приложение а должностная инструкция начальника службы управления персоналом 57 Приложение, 295.91kb.
• Задачи и функции института Федеральной службы по труду и занятости Сущность и основы, 29.64kb.
• Темы дипломных работ для специальности «Управление персоналом» Основные принципы управления, 43.67kb.
• Задание основных параметров деятельности организации, оказывающих влияние на состав, 440.06kb.
• Вопросы к государственному экзамену по дисциплине «Управление персоналом» 080505, 36.15kb.

57

Государственная служба: основы управления персоналом

обязанностей. Там, где плохо отработаны функциональные обязанности и нагрузка на специалистов неравномерна, необходимо устранить этот недостаток прежде всего. Однако разработка функциональных обязанностей - только начало дела. Главное -обеспечить, чтобы они строго выполнялись. А это зависит от умения четко организовать труд, наиболее эффективно построить распорядок дня, распределить служебное время по видам работы.

Производительность труда каждого служащего в большей мере зависит от него самого, от его организованности, собранности, целеустремленности, умения анализировать и обобщать опыт. Но вместе с тем в каждой организации должна быть создана такая рабочая обстановка, которая бы помогла исполнителям проявлять эти способности. Речь идет, прежде всего, о необходимости ценить время каждого работника. Чем сложнее обязанности служащего, тем более организованной должна быть его деятельность.

Организация индивидуальной деятельности любого руководителя сводится к таким элементарным правилам организации труда, как:

• определение цели и задач своей работы, выделение основной задачи;
  
• составление точного плана работы;
  
• установление порядка работы, определение функций исполнителей;
  
• выяснение условий для работы, оборудование рабочего места, максимальная механизация и автоматизация труда;
  
• планомерность в работе;
  
• определение времени для работы и отдыха;
  
• подбор помощников, расстановка их по местам;
  
• передача другим исполнителям работы, которая не требует личного вмешательства.
  

Руководителю в любой сфере деятельности необходимо помнить пять основных правил организатора:

а) составить общий план работы;

б) объединить людей для работы;

в) руководить работой;

58

Гл. 2. Управленческая деятельность руководителя

г) координировать работу отдельных исполнителей;

д) контролировать ход и результаты работы.

При этом перед каждым руководителем любого звена управления при выполнении конкретных задач возникает необходимость решения, по крайней мере, следующих проблем:

• определить уровень, степень и глубину своего личного участия, а также степень детализации каждой задачи;
  
• определить необходимую информацию, которая вооружает его данными о выполнении каждой задачи, а также информацию для связи с высшими звеньями управления и внешней средой;
  
• на основе всей информации выделить те практические мероприятия, которые требуют его личного внимания и решения;
  
• определить связи решаемых задач данной системы управления с вышестоящей системой, особенно в тех случаях, когда данная задача решается совместно на нескольких уровнях управления.
  

2.4. Принципы управленческой деятельности

Правильные принципы в руках посредственных людей оказываются сильнее бессистемных и случайных попыток гения.

Г. Эмерсон

Современный руководитель при решении поставленных задач должен обеспечить систематичность, функциональность, целенаправленность, плановость в своей работе, работе органов управления и подчиненных подразделений.

Руководство людьми - это искусство, поскольку руководитель при решении задач исходит из особенностей каждого конкретного случая, учитывая индивидуальные особенности исполнителей, и в то же время - это наука, поскольку здесь можно выделить определенные закономерности, принципы.

59

Государственная служба: основы управления персоналом

К основным принципам управленческой деятельности

можно отнести следующие:

1. Принцип рационального сочетания централизации и
децентрализации управления. Централизация управленческой
деятельности подразумевает такую иерархическую организацию
управления, при которой все ее элементы замыкаются на один
определенный центр - единый орган управления.

Преимущество централизации управления состоит в том, что оно позволяет наилучшим образом координировать совместную деятельность элементов системы.

Отрицательные свойства заключаются в значительном структурном и количественном увеличении централизованного органа управления при увеличении системы в целом.

Принцип рационального сочетания централизации управления с децентрализацией определяет необходимость такого распределения функций управления между различными органами управления по иерархической лестнице, чтобы каждый вышестоящий орган не занимался выполнением тех функций, которые с успехом могут быть выполнены нижестоящим.

2. Принцип сочетания единоначалия с коллегиально
стью. Единоначалие является главным принципом управления в
государственных учреждениях. Но в решении различных вопро
сов современный руководитель-единоначальник может и должен
опираться на коллектив своих помощников и заместителей. Такая
опора выражается в коллективном обсуждении ряда наиболее
сложных деловых проблем, решение которых представляет зна
чительную трудность, а успех этого решения весьма важен по
своим последствиям.

Коллегиальность во всех без исключения обстоятельствах должна сопровождаться точным установлением личной ответственности начальника за принятое решение и за выполнение им возложенных на него функциональных обязанностей.

3. Принцип предвидения одинаково правомерен примени
тельно как для деятельности крупного органа управления, так и
для деятельности любого работника, в первую очередь руководи
теля органа управления. Смысл этого принципа управленческой

60

Гл. 2. Управленческая деятельность руководителя

деятельности сводится к тому, что логическое предвидение, свойственное человеку, должно приобретать в более крупном масштабе форму научного прогнозирования.

Широко известный афоризм Паскаля «Предвидеть - значит управлять» имеет глубокий смысл для руководителей всех степеней.

Умение предвидеть свидетельствует о зрелости и мастерстве руководителя. Предвидение немыслимо без точных расчетов, хорошо налаженной информации, без овладения современными методами анализа и исследования операций. Таким образом, предвидение, а в более широком плане научное прогнозирование является важным принципом, широкое использование которого -непременное условие эффективного управления.

4. Принцип оптимального планирования способствует
умению правильно сформулировать конечные цели решения за
дач управлении и найти главные показатели его эффективности.

Соблюдение принципа оптимальности предполагает такое решение задач управления, при котором поставленные цели достигаются в заданный срок при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

5. Принцип соблюдения объективности в управлении
состоит в беспристрастной, научно обоснованной оценке процес
сов и явлений, связанных с различными сторонами жизни и дея
тельности подчиненных подразделений. На этой основе обеспе
чивается возможность подготовки наиболее рациональных реше
ний, позволяющих осуществлять целенаправленные действия с
учетом существующих закономерностей и тенденций в развитии
тех или иных процессов в жизни организации (подразделений).

Применение принципа объективности в управлении предполагает выработку научно обоснованных методик, инструкций, наставлений и т.п.

6. Принцип правильного подбора, расстановки, обуче
ния и воспитания кадров содержит требование, чтобы заведо
вание делом оставалось всегда в руках добросовестных, вполне
компетентных и гарантирующих успех дела руководителей.

Государственная служба: основы управления персоналом

7. Принцип материального и морального стимулирования труда вытекает из требования распределения материальных благ между работниками пропорционально произведенному полезному труду. Необходимость морального стимулирования труда также не нуждается в доказательстве.

Стимулирование как форма побуждения имеет две противоположные стороны: поощрение и наказание (материальное и духовное). Каждый вид стимулирования обладает специфическими особенностями. Применять их нужно дифференцированно, обеспечивая тем самым:

• сочетание поощрения и наказания, материальных и духовных стимулов, общественных, коллективных и личных интересов;
  
• гибкий подход и рациональную дозировку в применении стимулов, соблюдение чувства меры в поощрениях и наказаниях;
  
• своевременность использования стимулов с учетом сложности решаемых задач, времени их выполнения и особенностей обстановки.
  

Приведенные выше принципы научного управления ложатся в основу управленческой деятельности в любой области.

Групповые методы труда являются основной формой труда в коллективах. Внутри коллективов создается необходимое разделение труда. Основная причина разделения труда - потребность в повышении его эффективности.

Рациональное применение тех или иных форм разделения и координации управленческой деятельности способствует повышению ее эффективности и обеспечивает лучшую отработку поставленной задачи.

В практике административной деятельности ряда государств широкое распространение в деле совершенствования приемов и технологии управленческого труда получила так называемая «система упрощения работ». Некоторые ее положения могут быть использованы и в отечественной управленческой деятельности. Суть ее состоит в том, чтобы ликвидировать дублирующую или бесполезную информацию, исключить ненужные

62

Гл. 2. Управленческая деятельность руководителя

виды работ, расчленить работу на ряд этапов, более рационально распределить ее между исполнителями на основе специализации и кооперирования, разработать более совершенные методы выполнения работы и внедрить их в практическую деятельность.

Система упрощения работ включает в себя следующую сеть взаимосвязанных методов управленческой деятельности:

Q анализ распределения работ с целью создания более четкого представления о всей структуре организации и выявления наиболее рациональных форм и видов информации с помощью методов и действий, способствующих равномерному распределению функций и ликвидации ненужных этапов работ (особенно важно на этапе отдачи предварительных распоряжений). Основным инструментом этого метода является план;

Q анализ объема работ, позволяющий установить на основе плана распределения работ правильное соотношение между объемом работ и числом занятых людей;

Q анализ последовательности работ. Основными критериями анализа являются важность, срочность и зависимость работ от других процессов или операций. Инструментом реализации этого метода может быть разработка ленточных и сетевых графиков работы органа управления;

О анализ схемы движения информации в ходе решения управленческих задач, позволяющий установить рабочие приемы, с помощью которых достигается наилучший результат при минимальных усилиях;

D анализ размещения приборов и оборудования, необходимых для выполнения работы;

Q определение цикличности и режима работы органа управления, что является важным фактором в отработке наиболее оптимальной технологии управленческого труда. Соблюдение установленной цикличности в деятельности органов управления позволяет более эффективно организовать их работу, избавляет от

63

Государственная служба: основы управления персоналом

непроизводительных потерь времени, от ошибок и обеспечивает слаженность в работе органов управления. В учреждениях цикличность проявляется в типовой неделе, месяце, распорядке дня, графике работы и т.п.

Управленческий труд относится к категории умственного труда. Поэтому в каждом органе управления при организации циклов работы необходимо учитывать новейшие достижения науки в области психологии, физиологии и гигиены умственного труда. Так, например, первую половину дня целесообразно отводить на разработку и решение главных вопросов, требующих большого умственного напряжения и творчества.

Исполнение второстепенных документов и решение других, мелких вопросов целесообразно проводить непосредственно перед обедом. Вторую половину дня отводят, как правило, на решение текущих дел.

Функционально-исполнительным резервом в каждом органе управления является дежурная служба, которой могут быть поручены для исполнения некоторые дела (передача телефонограмм, анализ и обработка ежесуточной информации и т.п.). Важно правильно использовать этот резерв. Естественно, что в инструкциях дежурной службе требуется четко отразить все ее важнейшие обязанности.

Твердое исполнение распорядка дня, рациональное планирование времени для всех категорий управленческого персонала, четкая организация службы, безусловная исполнительность - все это может значительно интенсифицировать управленческий труд в рамках установленного бюджета времени.

Говоря об организации управленческой деятельности, нельзя не упомянуть о культуре управления. Что включает в себя это понятие?

Под ним подразумевается:

> наличие глубоких знаний, методического опыта и мастерства;

высокая организованность и гибкое мышление;

64

Гл. 2. Управленческая деятельность руководителя

• широкое использование в работе современных научных методов управления;
  
• умение прогнозировать ход событий и быстро ориентироваться в обстановке;
  

• объективность докладов;
  

• своевременность в доведении до исполнителей всех документов и распоряжений;
  

• систематический контроль исполнения;
  

• инициатива и самостоятельность, спокойствие и выдержка;
  
• умение четко разрабатывать и аккуратно оформлять служебные документы.
  

2.5. Обобщенные задачи и функции руководителя

Люди приходят и уходят, но функции остаются неизменными.

Г. Черч

Сложность управления людьми связана прежде всего с психологической сущностью объекта управления. Исходя из этого, можно выделить четыре типа объекта управления: организацию, коллектив, группу и личность. Научиться учитывать специфику каждого из этих объектов очень важно для любого руководителя.

Наиболее распространенная форма управления - административная. В этом случае человек рассматривается как должностное лицо с предписанными ему должностными обязанностями и правами, а совокупность подчиненных - как созданная в соответствии с действующими штатами организация, отношения должностных лиц в которой предписаны соответствующими руководящими документами. Такой подход позволяет определить организацию как определенную действующими штатами совокупность должностных лиц, отношения между которыми предписаны документально.

5 Заказ 3128 65

Государственная служба: основы управления персоналом

Должностные обязанности, приказы и распоряжения начальников обеспечивают предписанную совместную деятельность сотрудников при выполнении конкретных задач. Только при управлении организацией можно ожидать однозначных последствий, поскольку именно применительно к ней действует известное положение: приказ начальника - закон для подчиненного.

При подготовке руководителя главное внимание, как правило, уделяется изучению управления организациями и их элементами в различных условиях. По этой причине, вероятно, многие молодые руководители на практике сосредоточивают внимание именно на управлении организацией, забывая при этом о том, что решение многих поставленных задач возможно и в результате воздействия на подчиненных как на членов коллектива, наконец, в результате индивидуально психологического воздействия на подчиненного с учетом особенностей личности.

Рассматривая в качестве объекта управления коллектив, приходится учитывать, что, хотя он и формируется на базе организации, характер взаимоотношений между людьми в этом коллективе определяется также и законами общественной психологии. Под коллективом, как правило, понимается относительно компактная организованная социальная группа людей, занятых решением конкретной общественной задачи. Любой коллектив основывается на общности целей, на определенных принципах сотрудничества и сочетает интересы индивидуума и общества. Наличие осознанных общих целей или одинаковых интересов, побуждающих людей к определенным действиям, является главным условиям существования любого коллектива.

Коллектив государственных учреждений, в отличие от других, представляет собой высокоорганизованную общность людей, предназначенную для обеспечения реализации политики государства. Важными признаками коллектива являются дисциплинированность, взаимодействие, сотрудничество, слаженность в работе, доброжелательность.

Коллектив любой организации характеризуется своими традициями, свойственным только ему социально-

66

Гл. 2. Управленческая деятельность руководителя

психологическим климатом, оказывающими прямое влияние на деятельность его членов и на состояние дел в организации.

Руководитель осуществляет свою управленческую деятельность через определенные взаимоотношения с подчиненными, вышестоящими руководящими органами и взаимодействующими системами, проявляющиеся в виде официальных (служебных) и неофициальных (внеслужебных, неформальных) контактов. Эти контакты - явление по своей сути не только формальное, т.е. служебное, но и психологическое. Служебный вид контакта обязателен - без него не может осуществляться управленческий процесс. Неслужебный вид контакта осуществляется по желанию самого руководителя.

В ходе руководства подчиненным коллективом руководитель обязан ставить задачи перед подчиненными, со знанием дела определять не только в общем, но и конкретно, что надо сделать, как методически правильно выполнить задание, сколько потребуется для этого времени, какой способ действий использовать. Естественно, руководитель должен быть хорошим специалистом, профессионалом. Но ему трудно быть специалистом во всех областях. Поэтому руководитель должен уметь воспользоваться специальными знаниями своих подчиненных, советоваться с ними при решении тех вопросов, по которым не имеет достаточного уровня квалификации. Особенно это необходимо при принятии сложных, ответственных решений, определяющих выполнение поставленных перед коллективом задач.

Для успешного управления подчиненным коллективом руководителю любого уровня следует:

• четко представлять основную цель деятельности возглавляемой организации (коллектива);
  
• определять главное звено на данном этапе достижения цели;
  

>• умело определять, какую задачу следует решать самому, а какие поручить подчиненным, а также установить время для их решения;

> правильно распределять людские, финансовые, мате
риальные и другие виды ресурсов, требуемые для решения задач;

67

Государственная служба: основы управления персоналом

• оперативно разрабатывать меры, обеспечивающие практическую реализацию найденных и принятых решений;
  
• объединить, вдохновить людей (в том числе и личным примером), не полагаться лишь на силу приказа, стремиться убедить подчиненных не падать духом при неудачах.
  

Очевидно, что обязанности руководителя сложны и многообразны. Но это не значит, что руководитель должен все делать сам. Задача руководителя состоит не в том, чтобы все сделать самому, а в том, чтобы рационально распределить работу между подчиненными, умело координировать их действия и контролировать ход ее выполнения. Руководитель по возможности должен освободиться от текучки и сосредоточить свое внимание на анализе состояния дел в коллективе и поиске наиболее эффективных способов выполнения поставленных задач.

Руководителю не следует передавать свою координирующую функцию второстепенным лицам, а также подменять ее требованием согласования действий самими подчиненными, если к этому не вынуждают обстоятельства. Но он не должен и подменять подчиненных. Он обязан не только определять и формулировать цели, но и следовать им, проявляя волю, умение, такт.

Особое значение в работе руководителя имеет обеспечение плановости выполнения поставленных задач, основанной на правильном расчете времени и реальных возможностях подчиненных. Он должен всегда четко знать: что, где, когда, с кем и каким образом предстоит сделать. Чем меньшим временем на выполнение поставленных задач располагает руководитель, тем более тщательно он должен подходить к отбору вопросов, которые ему предстоит решать лично.

Тот руководитель, который пытается все вопросы решать единолично, распыляет силы, теряет время и в результате не успевает к сроку сделать главное.

Одной из задач руководителя является обеспечение преемственности и перспективы своей управленческой деятельности. Преемственность заключается в том, что любое проводимое в жизнь мероприятие только тогда будет иметь успех, когда оно опирается на опыт, историю, традиции, умение.

68

Гл. 2. Управленческая деятельность руководителя

Уровень новизны намечаемых руководителем мероприятий необходимо соизмерять со степенью подготовленности к их восприятию. Поэтому одной из задач руководителя является обеспечение последовательности, систематичности и этапности в проведении намеченных мероприятий.

Не менее важной задачей руководителя в процессе управления является внимательное и бережное отношение к появлению оригинальных перспективных идей. Руководитель должен сам выдвигать новые полезные для коллектива и дела идеи и стимулировать выдвижение подобных идей подчиненными.

Опытный начальник осуществляет руководство коллективом при помощи определенных методов управления, представляющих собой такую совокупность приемов воздействия на подчиненные подразделения, которые обеспечивают целенаправленное изменение их состояния.

69