Справочник профессионала
| Вид материала | Справочник |
- В. В. Красник справочник москва энергосервис 2002 Автор: Доктор технических наук, профессор, 3548.17kb.
- Ii. Смысл жизни, акме и профессиональная деятельность временные аспекты становления, 953.69kb.
- Эффективное взаимодействие преподавателя со студентом является важным условием, 227.97kb.
- Д. Б. Кабалевский нотографический и библиографический справочник, 2044.39kb.
- Справочник состоит из следующих разделов, 2077.26kb.
- Афанасьев Павел Александрович Разработка электронного справочник, 545.37kb.
- Телефонный справочник составлен и подготовлен, 1866.24kb.
- Справочник школьника Справочник «Математика. 5-11 классы», 26.04kb.
- Словарь-справочник, 262.79kb.
- Справочник «вентиляция. Проектирование, монтаж, эксплуатация» Справочник «Вентиляция., 2285.69kb.
ФИНАНСЫ
Рональд Р. Кавенер, FHFMA, CAE
Без должным образом организованного управления финансовой деятельностью никакая ассоциация эффективно работать не может. Члены ассоциации ждут отдачи от своих взносов. От ассоциации они ждут эффективности. Отдачу и эффективность ассоциации зачастую определяют исходя из информации о ее финансовых делах.
Финансовые действия способствует осуществлению управленческой деятельности на ее основных этапах: планирование, исполнение, контроль и оценка. В настоящей главе мы вкратце остановимся на действиях, сопровождающих бюджетное планирование (планирование), финансовую регистрацию и отчетность (исполнение), а также финансовый анализ и контроль (оценка).
Бюджетное планирование
Бюджет ассоциации представляет собой финансовое выражение ее стратегического плана, основу для объединения различных составляющих такого плана и средство, которое обеспечивает осуществимость такого плана, когда все его элементы сведены воедино. Задачи и стратегии ассоциации на долговременную перспективу стратегический план описывает словами, а бюджет — финансовыми терминами (процесс планирования рассмотрен в Главе 1). Подробный бюджет составляется как правило на один год
Более широкие финансовые планы на несколько лет вперед также могут сослужить неплохую службу.
Бюджетное планирование помогает ассоциации по нескольким направлениям. Во-первых, процесс разработки бюджета улучшает согласованность действий различных структурных подразделений ассоциации, выявляя противоречия в их целях и интересах. Бюджетное планирование способствует установке связей между различными уровнями организации. Руководящие работники вынуждены общаться друг с другом, поскольку ресурсы, за которые они конкурируют, ограничены. И наконец, бюджетное планирование обеспечивает возможность контроля, поскольку бюджет всегда может быть соотнесен с фактическими действиями или результатами. Применение бюджета в контрольных целях описано в настоящей главе далее.
У бюджетного планирования есть и свои сложности. Во-первых, если бюджет предполагается использовать в качестве основы для оценки каких-либо физических лиц, эти лица должны принимать участие в его планировании. Аналогично, бюджетное планирование не следует возлагать исключительно на управляющего высшего ранга ассоциации или на ее финансовый отдел. К такому планированию необходимо привлекать всех, уполномоченных принимать решения работников ассоциации.
Во-вторых, движущей силой бюджетного планирования являются задачи ассоциации. Руководящие работники ассоциации, озабоченные перспективами исполнения бюджета, могут упустить этот факт из виду. Исполнение задач ассоциации проверяется по ее бюджету. Таким образом, в центре внимания должны находиться именно такие задачи, а не бюджет как таковой.
В-третьих, обстоятельства меняются и фактически происходящие события по вполне естественным причинам могут отличаться от событий, предусмотренных стратегическим планом. Соответственно, такой план не должен ограничивать свободу действий. Его задача — быть указателем.
В-четвертых, когда стратегический план готов, начинается бюджетное планирование. Первый этап такого планирования заключается в сравнении текущего положения дел и предполагаемого бюджета. Задачу бюджетного планирования можно существенно облегчить, взяв показатели текущего года с небольшим запасом на изменение цен и объемов. Однако, такой подход способен увековечить неэффективность. Бюджет всегда следует сверять со стратегическим планом, не ограничиваясь простой оценкой изменений, происходящих из года в год.
Отличительные черты хорошо составленного бюджета
Убедитесь, что вашему бюджету присущи следующие основные, отличительные черты.
- Бюджет — это хорошо продуманный план, выраженный в финансовых терминах.
- В подготовке бюджета принимали участие представители всех управленческих уровней.
- Бюджет способен гибко реагировать на смену обстоятельств.
- Бюджет подготовлен своевременно.
- Бюджет явным образом связан с отдельными лицами, ответственными за его исполнение.
- Бюджет активно применяется при оценке и контроле.
Виды бюджетов
Существует три основных вида бюджетов: оперативный бюджет, кассовый бюджет и бюджет капиталовложений. До сих пор в этой главе мы обсуждали кассовый бюджет, который выводится из оперативного бюджета. Кассовый бюджет необходим, чтобы определить время получения разнообразных бюджетных доходов и выплаты разнообразных бюджетных расходов. Такая информация, дополненная сведениями о затратах на основной капитал, а также результатах инвестиций и заемов, позволяет ассоциации планировать наличие кассовых средств на предстоящий год. Исходя из такого анализа ассоциация может предусмотреть свою потребность во временных фондах и предпринять определенные шаги, чтобы занять такие средства, когда они будут необходимы. Кроме того, ассоциация может определить, когда возникнет избыток средств для инвестирования, а ее
управляющий — своевременно изучить альтернативные варианты такого инвестирования.
Третья разновидность бюджета необходима для планирования капиталовложений в имущество долговременного пользования, например землю, здания или оборудование. Здесь возможны добавления, замены и существенные улучшения. Вложения в основной капитал оказывают влияние на деятельность ассоциации не только в год, когда они были сделаны, но и на протяжении многих последующих лет. Таким образом, вложения в основной капитал не входят в оперативный бюджет какого-либо единственного года. В такой оперативный бюджет входят амортизационные отчисления на основной капитал.
Этапы подготовки бюджета
Этапы подготовки бюджета включают в себя: постановку задач, выявление затрат, оценку дохода, тонкую подгонку и одобрение.
Выше было отмечено, что бюджет представляет собой финансовое выражение стратегических планов ассоциации. Поэтому разработка бюджета начинается с хорошо изложенного плана. В подготовке как плана, так и бюджета принимают участие все уровни добровольного и штатного административного руководства ассоциации.
Далее оценивается стоимость осуществления мероприятий ассоциации, предусмотренных таким планом. При этом следует учесть расходы на вспомогательные службы, такие как управленческие функции, финансовые мероприятия, а также накладные расходы, например на производственные площади и коммунальные услуги. Такие оценки затрат производятся для каждого центра ответственности внутри ассоциации. Как правило, они дают наилучший результат, если соотносятся с фактическими расходами за прошлый и текущий финансовые годы.
Кроме того, оцениваются все ожидаемые ассоциацией денежные поступления, среди которых членские взносы, поступления от продажи разнообразных товаров и услуг, доходы на инвестируемый капитал, пожертвования и т.д.
После оценки предполагаемых доходов и расходов необходимо выяснить, получит ли ассоциация доход, достаточный для решения всех стоящих перед нею задач. Реальность бюджетного планирования такова, что при первоначальном сравнении расходы практически всегда превышают доходы. Соответственно возникает необходимость в повторении анализа расходов, программ и доходов до тех пор, пока не будет достигнут приемлемый баланс между расходной и доходной частью бюджета. Такая тонкая подгонка может потребовать пересмотра поставленных задач и сужения сферы предполагаемых мероприятий.
Баланс между задачами, расходами и доходами достигнут. Теперь проект бюджета поступает к руководству ассоциации для одобрения. Прежде чем одобрить бюджет, руководство также может провести тонкую подгонку, скорректировав соотношение между задачами, расходами и доходами.
Документация и отчетность
Решая свои задачи в соответствии с выраженным в бюджете стратегическим планом, ассоциация осуществляет некоторые действия. Результатом таких действий становятся финансовые операции или статистика, которые регистрируются и отражают фактическое состояние дел в ассоциации.
Каждой ассоциации присущи собственные, уникальные оперативные цели и рабочая среда. Соответственно, никакая формула документации и отчетности не сможет удовлетворить нужды всех ассоциаций без исключения. Каждая ассоциация должна создать свои собственные виды документации и отчетности, чтобы с их помощью предоставлять необходимую информацию потребителям.
Потребители финансовой и статистической информации подразделяются на две основных группы.
- Внутренние потребители. Администрация ассоциации, а также ее добровольные руководители заинтересованы в отчетах, отражающих решение стоящих перед ассоциацией задач.
- Внешние потребители. Банкиры, кредиторы, надзорные организации, такие как государственные регулятивные органы и налоговые управления, общественность и средства массовой информации.
У этих потребительских групп разные потребности. Поэтому ассоциации следует подготовить несколько разных видов финансовой отчетности. Все необходимые отчеты ассоциация готовит исходя из единого набора регистрационных записей, достаточно подробных, чтобы соответствовать требованиям различных видов отчетности.
Финансовые отчеты отражают действия ассоциации: выполненные работы, проведенные съезды, предпринятые поездки. Для максимальной точности операции регистрируются на момент их завершения, а не на момент получения платежной ведомости, оплаты съезда или приобретения проездных билетов. Запись доходов и издержек в момент завершения операции носит название “метод начислений”. Такой метод предпочтительнее кассового метода. С управленческой точки зрения метод начислений представляется более разумным, поскольку он более точно соотносит доходы и издержки от совершения тех или иных операций. Например, по доходам и издержкам от проведения съезда лучше отчитываться в один и тот же период. Тогда в ассоциации смогут определить доходность проведенного съезда. Это разумно, поскольку регистрационные и выставочные взносы поступают как правило до съезда, а издержки оплачиваются после его проведения. При кассовом методе руководству будет трудно соотнести информацию о денежных поступлениях и расходах.
Финансовые отчеты готовят в соответствии с общепринятыми бухгалтерскими принципами. Наиболее подходящее для ассоциаций официальное руководство по бухгалтерскому учету, известное как Положение 78-10, выпущено Институтом Аудиторов США. Описанные в настоящей главе методики бухгалтерской и финансовой отчетности соответствуют Положению 78-10.
Основные виды отчетов
Отчеты могут быть трех основных видов:
- Балансовый отчет отражает финансовое состояние ассоциации на данный момент. Здесь содержится информация о том, чем владеет ассоциация, например о ее банковских вкладах или офисном оборудовании в штаб-квартире, а также о долгах ассоциации, например о суммах, причитающимся ее работникам и кредиторам. Разность между тем, чем владеет ассоциация и тем, что она должна — это чистая стоимость капитала ассоциации за вычетом обязательств, иначе говоря, это ее нетто-активы.
- Отчет о доходах, (другое название — отчет о доходах и расходах), демонстрирует деятельность ассоциации за определенный период времени, в начале и в конце которого готовят балансовый отчет. Отчет о доходах описывает изменения в нетто-активах ассоциации за этот период.
- Третий вид финансовой отчетности — отчет об изменении финансового положения* Этот отчет также отражает изменения, происшедшие в период между двумя балансовыми отчетами, но уже с точки зрения кассовой наличности.
Всякая организация (ассоциация в том числе) готовит финансовые отчеты для внешнего пользования ежегодно, а иногда — ежеквартально. Балансовые отчеты за начало и конец года, отчет о доходах и отчет об изменении финансового положения призваны отражать действующие в организации тенденции. Поэтому такие отчеты подают как правило за два последние года. Для выполнения своих внешних функций, например предоставления кредита, внешние пользователи отчетов ассоциации заинтересованы прежде всего в сравнении положения данной ассоциации с положением других организаций. Предназначенные для внешнего пользования финансовые отчеты обычно определяют виды совершенных расходов, например заработная плата, закупки или командировки. Такая классификация носит название “объектной” или “натуральной”. Существует и другая классификация, “функциональная”, подразделяющая расходы по функциям, на которые они направлены, например “съезды” или “публикации”.
Балансовый отчет ассоциации обычно отражает информацию следующим образом:
Ассоциация XYZ
Балансовый отчет
31 Декабря 19Х1 и 19Х0
Активы 19Х1 19Х0
Текущие активы
Инвестиции и капиталовложения $xx.xxx $xx.xxx
Счета дебиторов
(за вычетом допуска по сомнительным
счетам $xx.xxx и $xx.xxx) хх.ххх хх.ххх
Публикации хх.ххх хх.ххх
Итого, текущих активов $хх.ххх $хх.ххх
Основной капитал
Обстановка, оборудование, а также аренда
на сумму $хх.ххх $хх.ххх
За вычетом аккумулированных амортизационных
отчислений xx.ххх хх.ххх
Итого, основного капитала $хх.ххх хх.ххх
Итого, активов $хх.ххх хх.ххх
Пассивы и нетто-активы
Текущие пассивы
Счета кредиторов $xx.xxx $xx.xxx
Отсроченный доход от съезда и подпискам xx.xxx xx.xxx
Итого, текущие пассивы $хх.ххх $хх.ххх
Нетто-активы хх.ххх хх.ххх
Итого, пассивов и нетто активов $хх.ххх $хх.ххх
Отчет о доходах, подготовленный согласно “объектной” классификации может выглядеть следующим образом:
Ассоциация XYZ
Отчет о доходах
На закончившиеся 31 декабря годы 19Х1 и 19Х2
Доход 19Х1 19Х0
Членские взносы $xx.xxx $xx.xxx
Собрания и съезды(за вычетом чистых
издержек $xx.xxx и $хх.ххх) хх.ххх хх.ххх
Публикации (за вычетом оплаты типографских
услуг и распространителей) хх.ххх хх.ххх
Итого, доход $xx.xxx $xx.xxx
Расход
Жалованье, заработная плата и премии $xx.xxx $xx.xxx
Командировки хх.ххх хх.ххх
Арендная плата и телефон хх.ххх хх.ххх
Итого, расход $хх.ххх $xx.xxx
Итого, доход $хх.ххх $xx.xxx
Отчет о доходах может совмещать в себе объектную и функциональную классификацию. Вот простой пример такого отчета.
Ассоциация XYZ
Подробный отчет о расходах
за год, закончившийся 31 декабря 19Х1 г.
Собрания и Публикации Управление и Итого
съезды финансы
Жалованье,
заработная плата и $xx.xxx $xx.xxx $xx.xxx $xx.xxx
премии
Командировки xx.xxx $xx.xxx
Аренда и телефон ____ x.xxx x.xxx x.xxx
Итого $xx.xxx $xx.xxx $xx.xxx $xx.xxx
В таком формате функции разбиты по колонкам, а объекты — по строчкам. Результат подсчитывается как по колонкам, так и по строчкам.
Руководству ассоциации отчеты поступают значительно чаще, чем внешним потребителям, поскольку руководство должно оценивать деятельность своей ассоциации, выявлять потребность в коррективах и быстро такие коррективы осуществлять. Как правило, отчеты для руководства составляются ежемесячно, а по некоторым типам дел — еженедельно или ежедневно. Такие отчеты необходимы также для сравнения текущей деятельности и запланированной. Сравнение фактического положения дел с тем положением, которое было запланировано в бюджете, оказывается более важным, чем сравнение фактического положения дел сейчас и в прошлом.
В предназначенных для руководства ассоциации отчетах следует указывать лицо, ответственное за понесенные расходы. В этом случае руководству будет легче принимать корректирующие меры. Соответственно, расходы в отчетах зачастую отображаются согласно ответственности. Например, управляющий высшего ранга сможет соотнести запланированные и фактические расходы по ведомству начальника издательского отдела или начальника отдела собраний и съездов. Начальник издательского отдела, в свою очередь, сможет определить финансовые показатели по отдельным своим подразделениям, таким как ежемесячный журнал, бюллетень или книги, если все они входят в сферы ответственности разных лиц. Финансовый отчет, поданный руководителю журнала, может содержать информацию о заработной плате сотрудников журнала и прочих затратах, например на комиссионные выплаты, вспомогательные материалы, печатные работы, почтовые расходы, а также прочие позиции объектной классификации. Отчет, в котором сопоставляются суммарные объемы фактических и запланированных расходов на командировки, принесет мало пользы управляющему, поскольку из такого отчета не ясно, кто отвечает за отклонение от запланированных расходов, или за внесение необходимых корректив.
Ниже мы приводим отчеты о расходах, подготовленные с учетом ответственности отдельных лиц и подразделений.
Ассоциация XYZ
Сводка расходов по подразделениям
Месяц | Год на дату
План Факт | План Факт
Исполнительный орган х х | x x
Служба собраний и съездов х х | x x
|-> Издательская служба 165 162 | 1 800 1 783
| Фискальные службы х х | x x
| Прочие подразделения х х | x x
| x x | x x
| Ассоциация XYZ
| Сводка расходов издательской службы
| Месяц | Год на дату
| План Факт | План Факт
| Администрация х х | x x
| Ежемесячный журнал 42 43 | 457 493<-|
| Бюллетень х х | х х |
| Книги х х | x x |
|__ 165 162 | x x |
Ассоциация XYZ |
Сводка расходов по выпуску журнала |
Месяц | Год на дату |
План Факт | План Факт |
Заработная плата х х | x x |
Комиссионные х х | х х |
Вспомогательные материалы х х | х х |
Печать и транспортировка х х | x x |
Почтовые расходы х х | x x |
Разные расходы х х | x x |
42 43 | 457 493__|
План счетов
Какие записи вести? Прежде чем это решить необходимо выяснить каким образом будет использоваться финансовая информация и виды отчетов, которые необходимо будет подготовить. Зная, какая информация понадобится, можно разрабатывать систему организации финансовых данных. Такая система называется планом счетов. Идентификация и регистрация необходимой информации облегчается, если финансовые данные выявляются по упорядоченному плану.
План счетов ассоциации обычно содержит следующую информацию.
План счетов. Базовый вариант
Балансовый отчет Активы
Оборотный капитал
1000 Касса
1020 Инвестиции
1040 Дебиторы
1050 Товарно-материальные запасы
1060 Выплаты авансом
1080 Прочие текущие активы
Основной капитал
1210 Земля
1220 Улучшения на земле
1230 Здания
1240 Улучшения в арендуемой собственности
1250 Обстановка и оборудование
1280 Автомобили и прочие сухопутные перевозочные
средства
Пассивы и нетто-активы
Краткосрочные обязательства
2000 Счета кредиторов
2020 Заработная плата
2040 Накопленные затраты
2060 Накопленные налоги
2110 Отсроченные доходы (например, от съездов или
подписок
Долгосрочные обязательства
2211 Закладные к оплате
2220 Векселя к оплате
2225 Отсроченные выплаты (пролонгированные
более чем на год)
Нетто-активы
3001 Несвязанные нетто-активы
3002 Нетто-активы, временно связанные
финансирующими организациями
3003 Нетто-активы, постоянно связанные
финансирующими организациями
Отчет о доходах Доходы и расходы
Доходы
4000 Членские взносы
4010 Собрания и съезды
4030 Публикации
4050 Прочие изделия или услуги
4060 Гранты
4080 Административные
4100 Разное
Расходы
5000 Расходы на сотрудников (например, жалованье,
заработная плата и премии)
5020 Командировки
5030 Оплата занимаемой площади (например,
арендная плата и телефон)
5040 Расходы на проведение собраний
5070 Оплата услуг профессионалов
5080 Административные
5110 Прочие
Часто одну и ту же информацию бывает необходимо подать в различных формах, указать, например, тип понесенных расходов (заработная плата, командировки и т.п.), назначение понесенных расходов (на съезд, журнал и т.п.), или сотрудника организации, ответственного за осуществление и контроль таких расходов. Наличие финансовой информации облегчает выделение необходимых сумм и подготовку отчетов, таких как рассмотренные выше балансовый отчет и отчет о доходах.
Учет наличности играет значительную роль во всех организациях, в ассоциациях в том числе. Наличность необходимо тщательно контролировать, во избежание ее неправильного использования. Практические любые действия ассоциации включают в себя получение или выплату наличных средств. Особое внимание в ассоциациях следует уделять дебиторской задолженности, то есть денежным суммам, которые должны быть выплачены ассоциации другими юридическими или физическими лицами, например рекламодателями. Точный учет здесь необходим для правильного определения результирующих сумм, чтобы не направлять клиентам ассоциации неверно составленных счетов.
Еще одна важная позиция в классификации балансового отчета — это основной капитал, например здания, улучшения в арендуемой собственности, столы и пишущие машинки. Срок полезной службы таких активов превышает один год, а их стоимость раскладывается на все годы их полезной службы и включается в расходы за эти годы, благодаря чему стоимость основного капитала лучше соотносится с доходом, который он приносит. Пропорциональное распределение стоимости основного капитала по годам его использования называется “амортизация”.
Никакая ассоциация не может обойтись без членских взносов. Операции с членскими взносами для большинства других организаций не характерны. Благодаря своим взносам члены ассоциации могут получать ее услуги в течение некоторого периода времени. Поэтому доход от взносов как правило распределяется по времени членства. Если год членства и финансовый год совпадают, то все полученные в течение этого года суммы будут учтены как доходы за этот год. Иногда взносы выплачиваются авансом, а иногда — периодически. Но в любом случае особое внимание следует уделять отнесению таких взносов на правильный период, избегая ситуаций, когда доход от взносов учитывается в одном году, а затраты от предоставления услуг — в другом. Правильный учет дохода от членских взносов в квартальном или ежемесячном отчете представляет собой непростую и в то же время чрезвычайно важную задачу, решив которую руководство ассоциации сможет лучше соотнести между собой доступные ресурсы и стоимость предоставляемых услуг.
Ассоциациям не следует забывать также и о своих нетто-активах, иногда именуемых резервами. Нетто-активы могут быть показаны как доступные активы или как разность активов и пассивов. Нетто активы нужны на случай каких-либо непредвиденных событий, временного перерыва поступления денежных средств, а также в целях удовлетворения особых потребностей в капитале. Рост нетто-активов невозможен без превышения доходов над расходами. В ассоциации следует четко определить, что здесь понимается под нетто-активами, нацелить резервы на решение определенных задач, а также разработать план для решения таких задач. Например, ассоциация может поставить перед собой задачу: накопить нетто-активы в количестве, равном трехмесячному объему общеорганизационных расходов. С ростом такой ассоциации будет расти и объем ее нетто-активов, который должен отвечать поставленной задаче. Ассоциация может накапливать нетто-активы для покупки нового компьютера, телефонной системы или, скажем, нового здания.
Потребность в резервах для роста — это лишь одна из причин, по которым каждой ассоциации, с любым типом организации, требуется превышение доходов над расходами. По мере роста ассоциации, у нее возникает потребность в дополнительном рабочем капитале, наличие которого обеспечено превышением доходов над расходами. Стоимость активов зачастую снижается из-за инфляции, влияние которой компенсируется за счет превышения доходов над расходами. превышение доходов над расходами необходимо также для принятия рисков на себя. Подобно любой другой организации, ассоциация, по вполне обоснованным причинам, испытывает потребность в превышении доходов над расходами. Такое превышение обычно называется прибылью, которая в ассоциации вполне уместна. Согласно своему налоговому статусу ассоциация является некоммерческой (бесприбыльной) организацией, однако это не означает, что она ее доходы не могут превышать расходов.
Контроль
Финансовый контроль необходим ассоциации для:
1. Защиты активов ассоциации от мошенничества, ненадлежащего
использования и утери
2. Гарантии точности и надежности финансовых записей и отчетов
ассоциации
3. Обеспечения эффективной работы ассоциации в соответствии с
намерениями ее руководства
Ассоциация нуждается во внутреннем контроле, а также в независимых проверках и аудите. Ни внутренний контроль, ни внешние проверки не гарантируют от полного отсутствия ошибок, неправильного руководства или прямого обмана. Тем не менее, контроль необходим, поскольку он способствует повышению качества финансовой информации, и соответственно, повышению качества принимаемых решений. При этом снижается риск ошибок, неправильного руководства и прямого обмана. Таким образом, в распоряжении членов ассоциации оказывается больше ее активов. Снижается также вероятность утраты доверия к должностным лицам ассоциации со стороны ее членов или совета директоров. Должным образом организованный внутренний контроль свидетельствует о хорошей управленческой практике.
Эффективный внутренний контроль начинается со штата ассоциации, размеры которого, а также компетентность входящих в него сотрудников позволяют им решать порученные задачи и должным образом осуществлять контрольные функции. Система контроля действует более эффективно, если все члены управленческого аппарата ассоциации осведомлены в делах своей ассоциации и принимают в них участие. Должный уровень контроля достигается при условии, что работники ясно осознают стоящие перед ними задачи и свою ответственность. Необходимо четко установить кто кому подчиняется, ясно определить ответственность каждого работника, которую он, в свою очередь, должен признать, обеспечить соответствие властных полномочий и ответственности, а также должным образом организовать профессиональное обучение. Контрольные функции следует возлагать также и на добровольных сотрудников ассоциации.
Всякая система внутреннего контроля держится на разделении обязанностей. Ответственность распределяется таким образом, чтобы ни один отдельно взятый работник, включая управляющих высшего звена и директоров не мог контролировать все четыре основных аспекта, из которых состоит любая финансовая операция: инициация, утверждение, попечение над активом и регистрация. Например, выплата денежных средств может быть инициирована служащим, который получил и обработал счет-фактуру поставщика. Такая выплата утверждается начальником отдела, который ранее заказал у этого поставщика некоторые товары и услуги. Лицо, подписавшее чек на указанную выплату, осуществляет попечение над данной суммой. Наконец, нашу финансовую операцию регистрирует бухгалтер. Добавочный контроль осуществляет еще одно лицо, занятое выверкой банковских счетов. Один человек может отвечать за несколько аспектов, но разделение обязанностей при этом все равно должно быть обеспечено. Некоторые ассоциации, которым для такого разделения не хватает штатных сотрудников, возлагают ответственность за некоторые из аспекты финансовой операции на добровольцев. Таким добровольцем может быть, например, казначей.
К другим важным составляющим внутреннего контроля относятся: хорошо поставленная система ведения бухгалтерских записей и получения информации, должным образом организованный процесс разработки бюджета (и то и другое было рассмотрено ранее), а также независимые проверки и аудит.
Независимую проверку могут осуществлять штатные сотрудники (внутренние аудиторы) или добровольцы, исполняющие обязанности, сходные с обязанностями внутреннего аудитора. Однако независимую проверку в ассоциациях чаще производит аудитор со стороны. Такая работа оплачивается и чтобы не тратить денег зря, независимую проверку и внутренний контроль силами штатных или добровольных сотрудников следует осуществлять лишь при отсутствии всяких сомнений в том, что их деятельность окажется эффективной.
Информация, которая содержится в финансовых отчетах ассоциации должна быть понятна ее руководству, поскольку оно отвечает за финансовую отчетность своей ассоциации. Независимый аудитор проверяет суммы, указанные в такой отчетности. Руководство ассоциации в полной мере отвечает за информацию, которая содержится в подвергаемом аудиторской проверке финансовом отчете. Любые изменения или улучшения финансовой документации, по мнению аудитора необходимые для выполнения требований бухгалтерских стандартов, вносятся в финансовую документацию ассоциации с одобрения ее руководства. Вся финансовая документация ассоциации должна соответствовать форме отчетности, утвержденной независимым аудитором. Закончив независимую проверку, аудитор высказывает свое мнение о финансовой отчетности данной ассоциации. Аудитор сообщает, насколько такая отчетность соответствует общепринятым бухгалтерским принципам и дополняет свое сообщение информацией, которая по его мнению может оказаться полезной потребителям таких отчетов. Независимый аудит способен выявить мошеннические или ошибочные действия, но этим его цели не ограничиваются.
Часто независимый аудитор оказывает ассоциации дополнительную помощь, выполняя подготовку специализированных отчетов, например отчета по налогам и консультируя по различным вопросам. Главный критерий при выборе независимого аудитора — это его возможность предоставлять определенные, необходимые ассоциации услуги. Аудитор недостаточной квалификации не сможет удовлетворить потребности ассоциации. С другой стороны, обращаясь к аудитору, квалификация которого значительно превышает ее потребности, ассоциация рискует заплатить за его услуги излишне много денег.
Контроль осуществляют штатные сотрудники ассоциации, добровольцы и независимые специалисты. Еще раз отметим, что внутренний контроль является неотъемлемой частью хорошо поставленной управленческой практики. Проверка информации независимым аудитором не освобождает руководство от необходимости осуществлять такую практику.
Анализ
Анализ финансовой информации необходим для выявления вопросов, требующих изучения или корректирующих действий, а также для облегчения планирования в будущем. В распоряжении руководства есть много аналитических инструментов, таких как сравнение фактического состояние дел с бюджетом, анализ относительных показателей, изучение тенденций и внешние сопоставления.
Сравнение фактических результатов и предпринятых действий с выраженным в бюджете стратегическим планом представляет собой наиболее важную форму управленческого анализа (составление бюджета было рассмотрено в настоящей главе ранее). Здесь необходимы финансовые отчеты, которые значительно облегчают такое сравнение. В ходе такого анализа устанавливается сотрудник ассоциации, ответственный за необходимые корректирующие действия. Выявить проблему, не предприняв затем необходимых корректирующих действий — значит просто зря потратить время.
Анализ относительных показателей
Относительный показатель представляет собой соотношение между двумя величинами. Это может быть соотношение между двумя величинами из балансового отчета, например между суммой актива и суммой пассива, соотношение между суммами из балансового отчета и суммами из отчета о доходах, соотношение между суммой дохода и суммой расхода, а также любой из таких сумм и соответствующими статистическими данными.
В первую очередь, ассоциации заинтересованы в показателях ликвидности, активности и прибыльности, каждый из которых обсуждается далее.
Показатели ликвидности указывают на степень ликвидности фондов ассоциации, определяя, например, способность ассоциации расплачиваться по своим долгам. В качестве показателя ликвидности часто применяют текущий коэффициент ликвидности — отношение текущих активов предприятия к его текущим обязательствам. Широкое распространение получили и другие меры ликвидности, такие как коэффициент быстрых активов (отношение активов, которые можно быстро обратить в наличность к текущим обязательствам), коэффициент критической оценки (отношение наличных средств и их эквивалентов к текущим обязательствам) и “дневная наличность под рукой” (отношение наличных средств и их эквивалентов к средним общеорганизационным расходам за исключением амортизации).
Показатели активности представляют собой меру ресурсов, необходимых для осуществления определенных действий. Иногда такие показатели называют показателями эффективности, поскольку они определяют соотношение между входящими и исходящими величинами. В качестве примера показателя активности можно привести соотношение между числом штатных сотрудников ассоциации и количеством ее членов. Среди других показателей активности: среднее время сбора (время, необходимое для сбора дебиторской задолженности), продажа товарно-материальных запасов за день (отношение количества товарно-материальных запасов к объему ежедневных продаж), средняя продолжительность выплат (отношение текущих обязательств к средней величине общеорганизационных расходов за исключением амортизации), оборачиваемость оборотного капитала (отношение сбыта за год к чистому оборотному капиталу), оборачиваемость активов (отношение сбыта за год к материальным активам) и оборачиваемость нетто-активов (отношение сбыта за год к нетто-активам).
Что касается показателей прибыльности, то в ассоциации, как и во всяком другом предприятии, доход должен превышать расход. Необходимость и уместность прибыли обсуждалась в этой главе раньше. Наиболее типичный показатель прибыльности представляет собой отношение превышения доходов над расходами (прибыль) к объему сбыта за год. Прибыльность может быть также выражена в таких терминах как доход на инвестиции (отношении прибыли к активам) или доход на нетто-активы (отношение прибыли к нетто-активам).
Изучение тенденций изменения показателей представляет собой наиболее осмысленную форму анализа относительных показателей. Если показатель ликвидности в текущем году выше, чем в прошлом, это значит, что финансовое положение ассоциации в этом году улучшилось. Аналогично, если то же число штатных сотрудников ассоциации сможет обслужить больше ее членов, это выразится в улучшении соответствующих показателей. Показатели лучше изучать в динамике, чем замыкаться на их абсолютных величинах.
Неплохую службу могут сослужить и другие формы анализа тенденций. Элемент балансового отчета, выраженный в процентах к общей сумме активов — это пример так называемой обобщенной финансовой отчетности. Хорошие результаты дает сравнение таких показателей за несколько лет. Анализ тенденций особенно полезен при подготовке бюджета. После того как организационный план составлен, сравнение показателей за прошлый и текущий годы может помешать сравнению фактических показателей за текущий год и показателей, запланированных в бюджете. Бюджет готовят с учетом действующих тенденций, ориентируясь на наиболее желательные обстоятельства текущего момента. Поэтому, анализ путем сравнения с показателями за прошлый год следует проводить с осторожностью.
Аналогично, внешние сравнения представляют некоторый интерес, но делать их следует с большой осторожностью. У каждой ассоциации свои собственные цели и особые обстоятельства деятельности. Поэтому сравнение с другими ассоциациями может оказаться неправомочным. Нельзя недооценивать таких сравнений, но нельзя забывать также и об осторожности, с которой следует подходить к результатам анализа, проделанного на их основе.
Резюме
Управление финансовыми делами ассоциации связано с подготовкой бюджета, составлением документации и отчетности, контролем и анализом. Это основные действия, которые выполняются любым управленцем в любой организации. Они вкратце описаны в настоящей главе. Все это более подробно рассмотрено в публикации ASAE под названием “Основы управления ассоциациями: финансы”(Fundamentals of Associacion Management: Finance, 1987). Настоящая статья в значительной мере заимстовала материалы из данной публикации, а также из работ ее различных авторов.