Справочник профессионала
| Вид материала | Справочник |
- В. В. Красник справочник москва энергосервис 2002 Автор: Доктор технических наук, профессор, 3548.17kb.
- Ii. Смысл жизни, акме и профессиональная деятельность временные аспекты становления, 953.69kb.
- Эффективное взаимодействие преподавателя со студентом является важным условием, 227.97kb.
- Д. Б. Кабалевский нотографический и библиографический справочник, 2044.39kb.
- Справочник состоит из следующих разделов, 2077.26kb.
- Афанасьев Павел Александрович Разработка электронного справочник, 545.37kb.
- Телефонный справочник составлен и подготовлен, 1866.24kb.
- Справочник школьника Справочник «Математика. 5-11 классы», 26.04kb.
- Словарь-справочник, 262.79kb.
- Справочник «вентиляция. Проектирование, монтаж, эксплуатация» Справочник «Вентиляция., 2285.69kb.
Комитеты и их работа
Бернард Дж. Имминг, САЕ
Комитеты — один из важнейших инструментов, находящихся в распоряжении управляющего высшего ранга. Обязанность ассоциации представлять интересы больших групп своих членов, вовлекать их в свою работу и обслуживать их нужды относится к наиболее существенной сфере управленческой деятельности. Если действуя жесткими автократическими методами штатные сотрудники ассоциации самостоятельно разрабатывают принципы и методы ее работы и сами проводят их в жизнь, то этим они вредят и себе и своей ассоциации. С другой стороны ассоциация, которая слишком полагается на волю своих членов, обречена на бесцельное и неэффективное барахтанье. Задача управляющего высшего ранга
ассоциации — сбалансировать влияние добровольных и штатных ее сотрудников.
Комитет обеспечивает жизненно важную для ассоциации связь с ее членами и с внешним миром. Благодаря комитетам штатные сотрудники ассоциации находятся в курсе реалий отрасли, профессии или группы, интересы которых представляет данная ассоциация. При этом
комитеты — превосходная кузница руководящих кадров ассоциации. Многие выборные руководители ассоциаций, делая карьеру, были членами и председателями комитетов. Уверенно координировать работу комитетов и объединять их усилия способен только хороший руководитель.
Зачем нужны комитеты
Комитеты способны эффективно работать на благо своей ассоциации. Как правило, комитеты формируются для коллективного решения какой-либо задачи. Часто комитеты создают, чтобы обеспечить представительство всех соответствующих интересов. Комитеты хорошо подходят для объединения, представительства, мотивации, координации и связи.
Проблемы комитетов
Не стоит забывать и о недостатках. Во первых, комитеты практически всегда обходятся дороже индивидуальной работы. Здесь требуется больше командировок, необходима предварительная подготовка разнообразных материалов и средств, неизбежны дополнительные затраты времени. Но все это окупается и приносит прибыль в долговременной перспективе. Первоочередная задача ассоциации — обосновать перед своими членами необходимость таких дополнительных затрат. Как было отмечено выше, комитеты способны нарушить нормальный график работы. Сколько
людей, столько и мнений. Попадать “в колею” чужих решений не хочет никто. Кроме того, собрав в одном комитете несколько лидеров, мы рискуем их всех перессорить. Это приведет к дополнительным потерям времени и бессмысленным эмоциональным взрывам.
Поэтому во многих ассоциациях управляющие высшего ранга стремятся свести число заседаний комитетов к минимуму. Это недальновидная позиция и в конечном итоге ничего хорошего она не дает. Не всякий комитет работает эффективно. Но при должном подборе членов, объединенных общим стремлением решить поставленную перед ними задачу, комитеты становятся незаменимыми деталями действующего механизма, которые отличают осмысленную, процветающую организацию от пустотелой оболочки.
Комитеты или “рабочие группы”?
Комитеты подразделяются по назначению, по продолжительности своей работы или по тому и другому. В простейшем случае они делятся на “постоянные” и “специальные”. Постоянный комитет непрерывно выполняет некоторые функции в течение неопределенно долгого промежутка времени. Как правило, такой комитет имеет дело с организационными и рабочими процедурами, или со специфическими, постоянно действующими свойствами программ данной ассоциации. Специальный комитет ориентирован на решение определенной задачи. Когда он прекращает свою работу, его как правило распускают. Порой, исполнительные руководители ассоциаций предпочитают называть такие комитеты рабочими группами. Некоторые из них идут дальше и выступают за полный отказ от названия и концепции комитетов в пользу “рабочих групп”. Другие считают, что такая позиция отражает общее недовольство комитетами и их работой и представляет собой уход от потребности повышения производительности и эффективности комитетов.
По функциональному признаку, комитеты как правило подразделяются на четыре категории: административные, проектные, проблемные и связующие. Сферы функционирования комитетов перекрываются. Это скорее правило, чем исключение. Некоторые комитеты функционируют по всем четырем направлениям.
Административный комитет занимается организационными и рабочими процедурами своей ассоциации. В своей деятельности такие комитеты могут охватывать вопросы руководства, рабочих принципов, финансов, правил внутреннего распорядка и членства.
Проектный комитет изучает и рекомендует принципы и методы работы по определенной программе или по определенному направлению деятельности ассоциации, например связям с общественностью, маркетингу, рекламе, научно-исследовательская работе, обучению, статистике, отношениям с органами государственной власти, а также взаимоотношениям работодателей с их наемными работниками.
Проблемный комитет рассматривает вновь возникающие проблемы, а также изучает целесообразность открытия нового направления деятельности ассоциации или новой службы. Ценность такого комитета (или рабочей группы) заключается в его способности внимательно рассмотреть каждое предложение, выработать некоторое решение и предложить соответствующие рекомендации.
Связующий комитет учреждают при необходимости, для установки отношений сотрудничества с другими ассоциациями, правительственными учреждениями, а также определенными заинтересованными группами.
Роль и обязанности председателя комитета
Успех того или иного комитета в первую очередь определяет его председатель. По большей части, он решает задачи взаимоотношений между людьми. Председатель с готовностью принимает на себя ответственность и поощряет творческую активность членов своего комитета. Своими жесткими, но в то же время неназойливыми действиями, председатель не допускает отклонений от темы и побуждает свой коллектив двигаться к намеченной цели. Бывает, что руководители разумно отказываются от председательства в комитетах, опасаясь конфликта с другими членами комитета или в уверенности, что на эту должность есть иной, более знающий кандидат.
Ниже приведены пять сфер, в которых лежит ответственность председателя комитета.
- При участии штатных сотрудников ассоциации планировать заседания своего комитета и разрабатывать методики решения поставленных задач.
- Проводить заседания своего комитета. Председатель стимулирует мысли, наводит мосты и добивается участия. Председатель— не просто парламентарий, не просто лицо, пассивно занимающее почетную должность. Председатель должен обладать всеми качествами лидера и в то же время никогда не привлекать к этим качествам внимания.
- Проверять правильность и своевременность оформления протоколов заседаний. Кроме того, председатель проверяет, насколько точно и ясно работа комитета отражается в его разнообразных отчетах.
- Побуждать к действию. Председатель вовлекает членов комитета в его работу. Задача председателя — свести их разрозненные усилия в единый, мощный кулак.
- Оценка работы комитета — важная обязанность, которой зачастую пренебрегают. Вне зависимости от сложности такой оценки, работу председателя комитета нельзя считать завершенной до тех пор, пока члены комитета не осознают результаты своих усилий.
Отбор председателя
Как правило, председателя назначает управляющий высшего ранга ассоциации. При отборе кандидатов учитываются следующие положения.
- Как правило, кандидатов на должность председателя отбирает управляющий высшего ранга, а в некоторых случаях — руководящий орган ассоциации. В то же время иногда принимаются рекомендации комитета по комитетам или иного, аналогичного органа, действующего под руководством штатных сотрудников.
- Согласие на вступление в должность должно быть получено до окончательного назначения.
- Окончательная кандидатура может быть утверждена руководящим органом ассоциации, если такое утверждение желательно или соответствует принятой здесь практике.
- Отобранного кандидата извещают о его (ее) назначении.
- Назначенный председатель подтверждает свое вступление в должность.
Вот некоторые качества, необходимые председателю комитета:
- Способность к общению.
- Репутация человека, принимающего активное участие в жизни ассоциации, заинтересованного в решении поставленных перед нею задач и достижении ее целей.
- Готовность слушать и побуждать членов комитета к свободному выражению мыслей, мнений и рекомендаций
- Способность привлекать внимание и воодушевлять.
- Способность управлять не подавляя.
- Знание парламентских процедур.
- Инициативность, “самопуск”.
- Престиж и уважение в рамках определенной отрасли или профессии.
- Понимание решающей роли взаимоотношений внутри комитета.
- Специальные знания, связанные со сферой деятельности данного комитета. Опыт предыдущей работы также может пригодиться.
- Способность думать и действовать, имея в виду общие цели и задачи своей ассоциации.
- Способность создать обстановку, необходимую для эффективной работы комитета.
- Возможности и время, необходимые для исполнения председательских обязанностей.
- Четкое понимание положения и роли штатных руководителей ассоциации, а также необходимости сотрудничества с ними.
- Отбор членов комитета
- Назначенный председатель может помочь при отборе членов комитета, если такова принятая в данной ассоциации практика. Большинство специалистов считают, что в идеальном случае комитет должен состоять из пяти человек. Диапазон 3-9 членов комитета считается приемлемым. Следующие правила помогут выбрать подходящее число членов комитета.
- Во первых, выбирайте как можно меньшее количество членов, не нарушая в то же время требований данного комитета. Во вторых, если задача комитета требует обработки больших объемов информации, широких исследований или участия некоторого количества людей, круг членов комитета автоматически расширяется. И наконец, если перед комитетом стоит задача административного характера, он определенно должен быть небольшим.
- Необходимые членам комитета качества аналогичны соответствующим качествам их председателя. При окончательном определении состава комитета учитываются следующие положения.
- Компетентность , уровень ответственности члена комитета в его фирме или его профессиональный авторитет.
- Может возникнуть потребность в представителях разнотипных членов ассоциации, например представителях крупных, средних и мелких фирм. Хорошо сбалансированной группе необходимы различные точки зрения.
- Чтобы обеспечить преемственность, в комитете неплохо оставить некоторых из его прежних членов (исключив при этом возможность групповщины).
- Обеспечивайте ротацию сотрудников. Вводите в комитет новых членов. Не давайте засиживаться прежним членам, уже проработавшим в комитете определенный срок.
- Принципы построения некоторых комитетов могут определяться правилами внутреннего распорядка. Например, в комитет могут входить
- два — три бывших выборных руководителя ассоциации. Зачастую, в комитет предписывается вводить двух — трех членов, не входящих в совет директоров. Как правило, члены комитета назначаются с одобрения высшего выборного руководителя. Иногда членов комитета выбирают члены ассоциации, из предложенного им списка кандидатов. Наконец, членов комитета могут выбирать или отбирать по ходатайствам, полученным от
- членов ассоциации. Как правило, процедура назначения определяется правилами внутреннего распорядка.
- Членов комитета могут отбирать по-разному. Но в любом случае важную консультативную роль могут и должны играть штатные сотрудники ассоциации. Мнение штата особенно полезно в крупных организациях, где индивидуальные возможности членов ассоциации неизвестны лицам, производящим отбор. При этом штат может предоставить биографическую и другую необходимую информацию по возможным кандидатам.
- Ориентация председателя и членов комитета
- Ориентация председателя на работу его комитета — важнейшая обязанность управляющего высшего ранга, действующего в сотрудничестве с выборным руководством ассоциации. Ниже приводится список обычных действий, эффективно способствующих ориентации председателя и членов комитета.
- Подчеркнуть важность должности председателя.
- Разъяснить в полном объеме задачи и обязанности председателя.
- Рассмотреть цели комитета в связи с целями ассоциации.
- Рассмотреть и четко обозначить границы деятельности комитета и его полномочий.
- Рассмотреть принципы и методы работы ассоциации.
- Ознакомить председателя с уставом и правилами внутреннего распорядка ассоциации.
- Ознакомить председателя с действующей рабочей программой его комитета.
- Рассмотреть материалы, раскрывающие деятельность и достижения комитета за прошлый период.
- Ознакомить председателя с протоколами прошлых заседаний комитета.
- Рассмотреть намеченные заседания, место и время их проведения.
- Выяснить, какую помощь председатель может получить от штатных сотрудников.
- Предложить план действий (если это уместно) и указать председателю на сильные стороны членов его комитета.
- В общем, председателю сообщают, чего от него ждут, как работа его комитета вписывается в общую программу ассоциации, а также на какую помощь штатных сотрудников, членов комитета, руководства и других подразделений ассоциации он вправе рассчитывать. Для ориентации, каждому председателю и члену комитета выдается печатное наставление, призванное способствовать продуктивной работе данного комитета. Организация ASAE предлагает брошюру, озаглавленную : “Принимаем участие: как работать в комитете” (“Getting Involved: The Challenge of Committee Participation”, см. библиографию), где суммируются многие вопросы, затронутые в настоящей главе.
- Подготовка заседаний комитета
- Подготовкой материальной части заседания занимаются штатные сотрудники ассоциации. Председатель комитета их контролирует. Председатель комитета решает все хозяйственный вопросы, которые по каким-либо причинам не могут быть решены силами штатных сотрудников. Следующая памятка поможет ему облегчить бремя хозяйственных забот.
- Удобно ли расположено выбранное для заседания помещение? Нет ли поблизости источников шума?
- Насколько хорошо выполнена звукоизоляция помещения? Предполагается ли использование аудиоаппаратуры? Если да, то проверьте ее действие.
- Требуются ли указатели? Если да, то проверить их наличие.
- За пределами помещения необходимо разместить знак, указывающий, что заседание проводится именно здесь.
- Проверьте, насколько хорошо вентилируется и освещается данное помещение. Заранее выясните расположение выключателей, розеток, а также прочих органов управления.
- Выясните, где в случае аварии можно найти дежурного специалиста.
- Определите, как наилучшим образом расположить участников заседания. Практичнее всего рассаживать их по кругу или по незамкнутому прямоугольнику. Такая форма способствует эффективному обмену мнениями и плодотворной дискуссии. Выбирают ее исходя из размеров комитета и прочих факторов, но главное здесь — необходимость обеспечить должный контакт между членами комитета.
- Кресла должны быть удобными. При необходимости подготовьте председательский молоток и трибуну.
- Позаботьтесь о воде, стаканах, блокнотах и карандашах, а также именных карточках, если комитет велик. Узнайте, где находятся туалеты.
- Все необходимое оборудование (грифельную доску и принадлежности, слайд-проекторы и/или эпидиаскопы, видеомагнитофоны и мониторы) должно быть под рукой, должным образом расположено и тщательно проверено заранее.
- Убедитесь в наличии дополнительных экземпляров повестки дня и вспомогательных материалов.
- Как обеспечить успех в деятельности комитета
- Председатель и члены комитета выбраны. На пути к успеху предстоит сделать еще один, очень важный шаг. Комитет нужно направить на решение поставленных задач, возложить на него ответственность, зажечь, мобилизовать его членов на борьбу с общими трудностями и эмоционально подготовить их к великим свершениям.
- Бесцельность — вот главная причина неудач. Обозначив задачи комитета в предваряющих заседание материалах, легко решить что эти задачи уже доведены до сведения всех заинтересованных лиц. Тем не менее, председатель прежде всего обязан убедиться, что члены его комитета ясно видят перед собой цель, которую им предстоит поразить.
- С одной стороны, на комитет возлагают ответственность,
- с другой — определяют его цели и задачи. И тот и другой процесс чрезвычайно важен, однако путать их не следует. Ответственность комитета можно назвать эмоциональной стороной его целей и задач, сформулированных в виде логически организованного перечня образцовых показателей и директивных указаний.
- Порой председателю требуется воодушевить членов комитета на скучную работу. В этом случае он старается внушить членам своего коллектива ощущение важности их миссии, апеллируя к масштабу поставленных задач. Обозначив, озвучив и представив комитету стоящие перед ним задачи, руководитель сам начинает лучше осознавать конечную цель своей деятельности.
- Заседания комитетов
- Способность председателя решать поставленные перед его комитетом задачи напрямую связана с тем, как он проводит заседания своего комитета. Мы приводим ряд инструкций, при помощи которых председатель будет лучше справляться со своими обязанностями.
- Начинайте вовремя.
- Убедитесь, что все присутствующие друг другу знакомы и представлены.
- Начинайте с формулировки задач заседания.
- Дайте обзор фактов. Заложите основу, прежде чем переходить к конкретным положениям повестки дня.
- Поощряйте соучастие. При необходимости задавайте провокационные вопросы, чтобы вызвать дискуссию.
- Учтите, что в одних областях члены комитета информированы хорошо, а в других — плохо. Отчасти, их мнения могут быть умозрительными и не подкрепляться фактами.
- Ведите заседание вперед.
- Не давайте участникам заседания отклоняться от темы.
- Суммируйте основные точки зрения, чтобы способствовать нормальному ходу заседания.
- Учитывайте факторы, способные повлиять на взаимоотношения между членами комитета.
- Обращайтесь к публике в целом. Избегайте затянутых обращений к отдельным лицам.
- Чужую речь выслушивайте внимательно, демонстрируя свою реакцию, как положительную, так и отрицательную.
- Если у собравшихся пропадает интерес или возникает тупиковая ситуация, попробуйте на короткое время разрядить обстановку.
- Требуйте, чтобы собравшиеся высказывались, ссылались на практический опыт, особенно если между ними возникают разногласия.
- Если член комитета молчит, втяните его в дискуссию простым вопросом.
- Если на заседании начинают доминировать один или несколько участников, задавайте им вопросы, провоцирующие умственную активность, предлагайте сотрудничество и пусть они помогают вам вести заседание.
- Вовремя объявляйте перерыв.
Работа комитета
Между возложенной ответственностью и конечной целью, между постановкой задачи и ее решением лежит процесс разрешения проблем, некоторые основные составляющие которого мы сейчас рассмотрим.
- Задачи должны быть ясны всем членам комитета.
- В самом начале своей работы члены комитета внимательно анализируют стоящую перед ними проблему. Именно проблему, а не ее симптомы. Все ограничения, наложенные временем, денежными средствами, правилами или рабочими методиками данной ассоциации, необходимо уяснить с самого начала.
- Работу комитета необходимо спланировать. Выяснить, например, стоит ли организовывать рабочие подгруппы?
- Необходимо организовать сбор фактов, а не домыслов членов комитета.
- С самого начала необходимо установить предельные сроки завершения как работы комитета в целом, так и решения каждой из его подзадач.
- При необходимости следует обращаться за помощью к специалистам. Консультанты со стороны могут предоставлять ценную информацию или выполнять определенные задания.
- Оценка необходима комитету не только в конце его работы, но и на всем ее протяжении. Например, промежуточные цели были достигнуты? Следует ли менять или улучшать методику работы? Все ли члены комитета участвуют в его работе?
- На промежуточном этапе подготовьте список альтернативных решений. Среди них могут быть совершенно несообразные альтернативы, но от вашего внимания не должно ускользнуть ни одно из возможных решений.
- Подберите наиболее подходящую альтернативу. Может пригодиться и второе альтернативное решение.
- Преобразуйте решение в действие. Свой ценный вклад комитет может внести, также и на этапе проведения его решений в жизнь.
Передача результатов
Отчет и рекомендации комитета — вот основная мера его работы. Отчет готовят тщательно, чтобы он не стал слабым звеном крепкой цепи. Необходимо сделать его понятным для непосвященных.
Невозможно переоценить протоколы заседаний комитета. Обычно они хранятся у секретаря комитета или штатного сотрудника ассоциации. Это документы, которые содержат информацию обо всех назначениях и рекомендациях комитета и к которым в любое время можно обратиться для справки. Протоколы готовят и принимают сразу после заседания. Затем их незамедлительно предлагают для рассмотрения всем членам комитета и, при необходимости — руководящему органу ассоциации. Вкратце, такие протоколы содержат: дату, время и место проведения заседания, сведения о присутствующих членах, имя председателя, имена гостей и консультантов со стороны, принятые решения и вытекающие из этих решений действия, которые предписывается предпринять, официальные ходатайства и ответы на них (принять или отклонить), резюме обмена мнениями в подтверждение принятых решений, информация о следующем заседании и подпись секретаря комитета. Информацию об официальных ходатайствах иногда включают в протокол, иногда нет. Все зависит от конкретных обстоятельств.
Некоторые ассоциации требуют юридической экспертизы таких протоколов и отчетов. Если комитет обращается к вопросам, которые могут иметь юридические последствия, разумно будет пригласить на его заседания юридического консультанта. Аналогично, все отчеты и рекомендации комитетов, которые в той или иной степени затрагивают законодательство, должны быть подвергнуты тщательной юридической экспертизе.
Роль штатных сотрудников
Задача штатных сотрудников — оказывать максимально возможную поддержку работе комитета и в то же время не брать на себя его прерогатив. На заседаниях комитета присутствует штатный сотрудник ассоциации, способный отвечать на вопросы, высказывать суждения и ставить вопросы, если это необходимо. Такой сотрудник должен хорошо разбираться в принципах работы своей ассоциации, назначении данного комитета и тематике его заседания.
Оценка: итог работы комитета
Наконец, приходит черед оценки. Вне зависимости от прочих факторов, здесь играет роль всего лишь один критерий. Комитет — мощный инструмент в руках должностных лиц ассоциации, и в особенности — ее высшего руководства. Председатель контролирует деятельность своего комитета и способствует повышению эффективности этой деятельности. Но чтобы дать окончательную оценку деятельности комитета, следует ответить на простой вопрос: справился ли комитет с поставленной перед ним задачей или нет?