Правила документооборота в ОАО «Центральный Московский Депозитарий»
| Вид материала | Документы |
| 3.6. Право подписи служебных документов Удостоверение служебных документов печатью |
- Правила внутреннего контроля ОАО "центральный московский депозитарий" в целях противодействия, 55.62kb.
- Центральный Сургутский Депозитарий основана на следующих принципах: закон, 114.46kb.
- Отчет о проделанной работе управления внутреннего контроля, 249.96kb.
- Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
- Правила Корпоративного электронного документооборота «Личный кабинет. Клиент инфраструктуры, 310.51kb.
- Правила внутреннего документооборота и контроля стр. Утверждено согласовано, 188.81kb.
- Уведомление о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ОАО "Уралэлектромедь", 17.4kb.
- Уведомление о проведении годового общего собрания акционеров Банка зенит (оао), 22.74kb.
- Уведомление о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ОАО акб "росбанк", 42.11kb.
- Собрание проводится по адресу: г. Асбест Свердловской области, ул. Уральская, д. 66,, 29.01kb.
Представляемый на подпись проект служебного документа должен иметь визу лица, представившего документ на подпись, а также визы должностных лиц, с которыми проект согласован.
Если проект служебного документа согласовывается со многими структурными подразделениями, то к нему может прилагаться лист согласования, который является приложением к основному документу. При наличии разногласий по проекту одновременно с ним представляются заключения по предложениям, которые не учтены в проекте.
- Проект служебного документа до его подписания должен быть проверен на соответствие правилам русского языка. Служебные документы, носящие нормативно-правовой характер, должны быть проверены на соответствие законодательству Российской Федерации и завизированы в подразделении, отвечающем за правовое обеспечение деятельности.
- В случае несоответствия действующему законодательству представленных на подпись руководству проектов служебных документов, носящих нормативно-правовой характер, сотрудник подразделения правового обеспечения, не визируя проект этого документа, дает соответствующее заключение с предложениями о законном порядке разрешения рассматриваемых в документе вопросов.
- В случае необходимости, к представляемым на подпись проектам служебных документов составляется доклад, в котором указывается: основание для представления проекта служебного документа, с кем согласован проект, а также излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, и мотивы непринятия поступивших предложений. Доклады должны быть краткими.
- После подписания ряд документов требует утверждения - удостоверения документа, санкционирующего распространение действия документа на определенный круг подразделений, должностных лиц, работников. Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в Приложении 6.
3.6. Право подписи служебных документов
- Право подписи служебных документов, кроме приказов, в пределах предоставленных полномочий имеют:
- первый заместитель Председателя Правления;
- заместители Председателя Правления;
- директора департаментов;
- начальники управлений.
Приказы подписываются Председателем Правления или, в его отсутствие, первым заместителем Председателя Правления.
- Право подписи служебных документов при временном отсутствии должностных лиц, указанных в пункте 3.6.1, принадлежит тем должностным лицам, на которых приказом возложено временное исполнение обязанностей (должности) отсутствующего. Издание приказа в этом случае обязательно, а на документах перед наименованием должности пишется:
- врио (временно исполняющий обязанности), когда должностное лицо временно отсутствует (болезнь, отпуск, командировка);
- врид (временно исполняющий должность), когда должность вакантна.
- Председатель Правления Общества своим приказом может, как ограничить круг должностных лиц, которым настоящими Правилами предоставлено право подписи служебных документов, так и предоставить отдельным работникам полномочия, выходящие за рамки занимаемой должности, определенные настоящими Правилами, для выполнения отдельных поручений или представления интересов Общества в течение определенного периода времени. Работникам, представляющим интересы Общества за рамками полномочий, определенных настоящими Правилами, установленным порядком оформляются доверенности с указанием срока их действия.
- Во всех случаях подпись обязательно ставится на первом экземпляре служебного документа. По мере необходимости могут подписываться и другие экземпляры (например, при заключении договоров подписываются экземпляры по количеству сторон).
- Внутренние служебные документы в пределах организации должны содержать подлинные подписи.
- В подписанные (утвержденные) служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего документ, запрещается. На документах, удостоверенных печатью Общества, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
- Удостоверение служебных документов печатью
- На служебных документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Перечень документов, на которые ставится основная печать Общества, приведен в Приложении 7.
- Общество имеет основную (круглую) печать со своим полным наименованием на русском и английском языках с указанием организационно-правовой формы, местонахождения, номера городского реестра печатей, а также иные печати, штампы, факсимиле.
Декларация с оттиском основной печати Общества хранится в регистрационном деле Общества в Московской регистрационной Палате вместе с учредительными документами.
- В случае износа, утраты основной печати, либо в связи с изменением наименования Общества или ее организационно-правовой формы в Московскую регистрационную Палату по месту регистрации представляется декларация с оттиском новой печати. При изготовлении новой печати взамен утраченной на эскизе новой печати к регистрационному номеру (г.р. № _____) проставляется буква «Д» (дубликат).
- Старая печать в случаях износа, переименования Общества или изменения организационно-правовой формы сдается в Московскую регистрационную Палату вместе с заявлением на ее уничтожение. Квитанция с оттиском уничтоженной печати хранится в регистрационном деле Общества в Московской регистрационной Палате.
- Иные печати, штампы, факсимиле вводятся в действие приказами Председателя Правления с указанием сферы их применения и определения лиц, ответственных за их использование и хранение.
- Оттиск печати проставляется на подпись таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.», без захвата наименования должности и подписи.
- Разрешения на изготовление печатей, штампов, факсимиле, необходимых для обеспечения деятельности Общества, утверждаются Председателем Правления по представлению директора Департамента управления делами.
- Все изготовленные печати и штампы учитываются в Департаменте управления делами и выдаются под расписку работникам структурных подразделений, отвечающих за их использование и сохранность.
- Печати, штампы, факсимиле должны храниться в сейфах или металлических шкафах у должностных лиц, на которых возложена ответственность за их правильное использование и надлежащее хранение.
- Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность Департамент управления делами, Департамент информационной безопасности и режима и Департамент правового обеспечения для принятия мер по предотвращению их несанкционированного использования.
- Пришедшие в негодность и утратившие значение печати, штампы, факсимиле подлежат возврату в Департамент управления делами, где они уничтожаются установленным порядком, о чем составляется акт.
- Контроль за использованием печатей, штампов, факсимиле возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений Общества.
- При оставлении должности работник, которому были выданы печать, штамп или факсимиле, обязан сдать их в Департамент управления делами.