Правила документооборота в ОАО «Центральный Московский Депозитарий»

Вид материала

Документы

Содержание В Общества используются следующие виды бланков Требования к составлению служебных документов

Подобный материал:

• Правила внутреннего контроля ОАО "центральный московский депозитарий" в целях противодействия, 55.62kb.
• Центральный Сургутский Депозитарий основана на следующих принципах: закон, 114.46kb.
• Отчет о проделанной работе управления внутреннего контроля, 249.96kb.
• Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
• Правила Корпоративного электронного документооборота «Личный кабинет. Клиент инфраструктуры, 310.51kb.
• Правила внутреннего документооборота и контроля стр. Утверждено согласовано, 188.81kb.
• Уведомление о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ОАО "Уралэлектромедь", 17.4kb.
• Уведомление о проведении годового общего собрания акционеров Банка зенит (оао), 22.74kb.
• Уведомление о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ОАО акб "росбанк", 42.11kb.
• Собрание проводится по адресу: г. Асбест Свердловской области, ул. Уральская, д. 66,, 29.01kb.

1. Форма документа определяется его назначением, типом, а также конкретным содержанием. Служебный документ должен иметь стандартную форму, составляться в строгом соответствии с типовым формуляром, содержать обязательный набор реквизитов, обеспечивающих его юридическую и практическую полноценность.

2. Организационно-распорядительные документы, как правило, должны оформляться на бланках организации, соответствующих стандарту. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке изготавливается каждый экземпляр документа.
   

3. Для изготовления бланков используют следующие форматы бумаги: А4 (210297 мм) и А5 (210148 мм). Бланки формата А5 используют для документов, текст которых имеет объем до семи строк. Допускается также использование бланков формата А3 (297420 мм) и А6 (105148 мм).
   

4. Бланки документов изготавливаются с учетом размеров полей:
   

левое - не менее 20 мм;

правое - не менее 10 мм;

верхнее - не менее 15 мм;

нижнее - не менее 20 мм.

Для важных и постоянного срока хранения документов рекомендуется придерживаться следующих размеров полей: левое - 25 мм, правое - 15 мм, верхнее и нижнее - по 20 мм.

Для формата А5 нижнее поле обычно устанавливается не менее 15 мм.

1. В Общества используются следующие виды бланков:
   

• общий бланк;
  
• бланк письма;
  
• бланк конкретного вида документа.
  

6. На общем бланке составляются любые виды документов, кроме писем. Как правило, общий бланк используется для внутреннего документооборота. Общий бланк содержит следующие реквизиты: 01, 04.
   
7. Бланк письма используется, как правило, для оформления внешних документов. Он должен содержать следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, а также отметки для расположения реквизитов 07, 08, 09, 12, 15, 16. Бланк письма отличается, прежде всего, отсутствием наименования вида документа, т.е. слова письмо. Также не принято писать служебное письмо, деловое письмо или коммерческое предложение.
   
8. Бланк конкретного вида документа составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и дополняется наименованием соответствующего вида документа (приказ, распоряжение и т.д.).
   
9. Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов. На таких бланках вместе с наименованием Общества указывается наименование структурного подразделения или должность. Макеты таких бланков утверждаются Председателем Правления Общества.
   

10. В соответствии со стандартом возможны два варианта расположения реквизитов на бланках - продольный и угловой.
    
11. При продольном расположении реквизиты заголовочной части документа размещаются вдоль верхнего поля и выравниваются либо по ширине, либо по центру. Продольное расположение реквизитов чаще применяется при оформлении общих бланков.
    

3.3.12. При угловом расположении реквизиты размещаются в верхнем левом углу документ, занимая площадь 7388 мм, и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой бланк более экономичен, поскольку позволяет использовать правый верхний угол документа для адресования (в письмах), для размещения грифа утверждения (в положениях, инструкциях), а также написания резолюции.

13. Бланки организации (структурного подразделения, должностного лица) могут храниться в памяти компьютера и выводиться на печать, когда необходимо создать конкретный документ. При повышенных требованиях к защите документов от подделок бланки целесообразно заказывать в типографии.
    

13. В Общества используются следующие виды бланков:

• общий бланк ОАО «ЦМД» (Приложение 3);
  
• бланк для писем ОАО «ЦМД» с угловым расположением реквизитов (Приложение 4);
  
• бланк для писем ОАО «ЦМД» с продольным расположением реквизитов (Приложение 5).
  

При необходимости, могут быть разработаны иные виды бланков. Бланки разрабатываются отделом делопроизводства Департамента управления делами и утверждаются Председателем Правления Общества.

4. Требования к составлению служебных документов
   

1. Служебный документ должен быть исполнен деловым стилем при соблюдении всех общепринятых грамматических правил, кратко и четко. Применяемые термины должны соответствовать общепринятой терминологии и употребляться в одном и том же значении. Если есть сомнения в том, что значения употребляемых терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка (обязательно соответствующая словарному толкованию).
   
2. Каждый лист служебного документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь одинаковые поля. Размеры полей должны соответствовать указанным в п.4.3.4.
   

3. При оформлении как служебных документов для внутреннего пользования, так и предназначенных внешним организациям, следует использовать единый шрифт Общества TimesET № 12.