Правила документооборота в ОАО «Центральный Московский Депозитарий»

Вид материала

Документы

Содержание Изготовление и размножение служебных документов Работникам, работающим на множительных аппаратах, запрещается размножать какие-либо посторонние материалы и документы. Служебные документы и дела, утратившие практическое значение и не имеющие исторической ценности, а также с истекшими сроками хра Определение сроков хранения документов осуществляется в соответствии с Перечнями документов, подлежащих хранению, которые включа Отобранные на уничтожение служебные документы и другие материалы уничтожаются комиссией по акту об уничтожении документов и дел. Учет объема документооборота Контроль состояния делопроизводства

Подобный материал:

• Правила внутреннего контроля ОАО "центральный московский депозитарий" в целях противодействия, 55.62kb.
• Центральный Сургутский Депозитарий основана на следующих принципах: закон, 114.46kb.
• Отчет о проделанной работе управления внутреннего контроля, 249.96kb.
• Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
• Правила Корпоративного электронного документооборота «Личный кабинет. Клиент инфраструктуры, 310.51kb.
• Правила внутреннего документооборота и контроля стр. Утверждено согласовано, 188.81kb.
• Уведомление о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ОАО "Уралэлектромедь", 17.4kb.
• Уведомление о проведении годового общего собрания акционеров Банка зенит (оао), 22.74kb.
• Уведомление о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ОАО акб "росбанк", 42.11kb.
• Собрание проводится по адресу: г. Асбест Свердловской области, ул. Уральская, д. 66,, 29.01kb.

Изготовление и размножение служебных документов

1. Размножение и переплетные работы и уничтожение текущих служебных документов производятся централизованно канцелярией отдела делопроизводства. Все виды работ выполняются с оформлением заявки-требования установленного образца (Приложение 16).

2. Размножение служебных документов производится с указанием количества необходимых копий. На копирование передаются, как правило, первые экземпляры документов и материалов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Запрещается изготовление копий сверх того количества, которое указано в заявке.

3. Работникам, работающим на множительных аппаратах, запрещается размножать какие-либо посторонние материалы и документы.

4. Подготовка пакета служебных документов осуществляется по готовым шаблонам, находящимся на хранении в канцелярии. Для подбора материала необходимо указать название документа или эмитента, а также информацию, которую необходимо внести в готовые шаблоны.

5. Заявки выполняются в порядке их поступления. Заявки с пометкой Срочно выполняются вне очереди при подписании их руководителем.

4. 
   

4. 
   

4.6. Уничтожение служебных документов и дел

1. Служебные документы и дела, утратившие практическое значение и не имеющие исторической ценности, а также с истекшими сроками хранения, должны уничтожаться.

1. Определение сроков хранения документов осуществляется в соответствии с Перечнями документов, подлежащих хранению, которые включают в себя:

• перечень документов с указанием сроков хранения;
  
• перечень документов, подлежащих постоянному хранению.
  

Перечни документов, подлежащих хранению, разрабатываются Департаментом управления делами и утверждаются Председателем Правления Общества.

3. Отбор и уничтожение служебных документов производится комиссией. Состав комиссии назначается приказом Председателем Правления из числа наиболее квалифицированных работников, способных правильно определить практическую ценность служебных документов. В состав комиссии включается не менее трех человек, один из которых работник архива.

1. Акт об уничтожении документов и дел составляется в одном экземпляре, вторые и последующие листы акта свидетельствуются подписью председателя комиссии (Приложение 17). В актах на уничтожение документов и дел не должно быть никаких исправлений. В исключительных случаях, внесенные в акт исправления должны быть оговорены и заверены подписями всех членов комиссии.

5. Отобранные на уничтожение служебные документы и другие материалы уничтожаются комиссией по акту об уничтожении документов и дел.

6. Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные служебные документы, необходимые для дальнейшей работы и хранения, на них составляется перечень, в котором указывается, какие документы и из каких дел изъяты (учетные номера и наименования документов, номера дел и листов), а также, в какие дела подшиты изъятые документы и номера листов. Перечень подписывается всеми членами комиссии и прилагается к акту, а в акте указывается фактическое количество листов в деле, подлежащих уничтожению.

7. Перед уничтожением служебных документов по акту комиссия тщательно сверяет номера и наименования документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с Журналами регистрации документов в Архивной системе, где были учтены эти документы.

8. При уничтожении обязаны присутствовать все члены комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте документов.

4.6.9. Уничтожение служебных документов производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих машинах или путем сожжения. Сжигание или механическая переработка служебных документов должны производиться до их полного уничтожения. Уничтожать служебные документы каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается.

10. При больших объемах уничтожаемых служебных документов возможно уничтожение их на бумагоперерабатывающих (картонажных) фабриках. Запрещается вывозить (выбрасывать) на свалку конверты, письма, еженедельники.

10. 4.6.11. После уничтожения служебных документов работник, ведущий делопроизводство, производит отправку архивных карточек этих документов в специальное хранилище уничтожаемых документов Архивной системы. На актах об уничтожении документов и дел делается запись об отправке архивных карточек уничтоженных документов в специальное хранилище АС.

6. Учет объема документооборота

1. Учет объема документооборота в ОАО «ЦМД» включает в себя подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.
   

2. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также анализ различных аспектов управленческой деятельности.
   

3. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
   

4. Поступающие документы и создающиеся в ОАО «ЦМД» подсчитываются отдельно.
   

5. Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, переписка, письма граждан, договорные и т.п.
   

6. В структурном подразделении учет документов следует производить по видам документов и по корреспондентам.
   

7. Итоговые данные подсчета должны быть представлены в табличной форме.
   

8. Результаты учета объема документооборота обобщаются ответственным лицом и представляются руководству Общества для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
   

7. Контроль состояния делопроизводства

1. Представитель руководства, определенный приказом Председателя правления, систематически контролирует состояние делопроизводства и порядок работы со служебными документами.

2. Один раз в год состояние делопроизводства проверяется комиссией, назначаемой приказом Председателя Правления. Члены комиссии перед проверкой инструктируются Председателем Правления (первым заместителем Председателя Правления). Комиссия проверяет выполнение требований настоящих Правил, наличие текущих и архивных дел, бланков строгого учета, печатей и штампов, наличие служебных документов, не подшитых в дела, и выборочно проверяет наличие служебных документов из числа наиболее важных. Проверка наличия производится путем сверки книг, журналов учета, записей в Архивной системе с фактическим наличием документов, а также сверки отметок в них об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.
   
3. Результаты проверки докладываются Председателю Правления актом.