Правила документооборота в ОАО «Центральный Московский Депозитарий»
| Вид материала | Документы |
| Хранение служебных документов, оформление и ведение дел |
- Правила внутреннего контроля ОАО "центральный московский депозитарий" в целях противодействия, 55.62kb.
- Центральный Сургутский Депозитарий основана на следующих принципах: закон, 114.46kb.
- Отчет о проделанной работе управления внутреннего контроля, 249.96kb.
- Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
- Правила Корпоративного электронного документооборота «Личный кабинет. Клиент инфраструктуры, 310.51kb.
- Правила внутреннего документооборота и контроля стр. Утверждено согласовано, 188.81kb.
- Уведомление о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ОАО "Уралэлектромедь", 17.4kb.
- Уведомление о проведении годового общего собрания акционеров Банка зенит (оао), 22.74kb.
- Уведомление о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ОАО акб "росбанк", 42.11kb.
- Собрание проводится по адресу: г. Асбест Свердловской области, ул. Уральская, д. 66,, 29.01kb.
Хранение служебных документов, оформление и ведение дел
Все исполненные служебные документы (с отметкой об исполнении и подписью исполнителя) подшиваются в дела, которые заводятся по предметному (тематическому), корреспондентскому и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся на один год.
- На все заводимые дела, отражающие деятельность структурного подразделения, к началу года составляется номенклатура дел. Номенклатура составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения. Она является основным учетным документом на текущий год. Ведение дел вне номенклатуры не допускается. Примерная форма номенклатуры дел приведена в Приложении 14.
- Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении, и утверждается руководителем структурного подразделения. Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год представляется в Департамент управления делами не позднее 15 декабря текущего года.
- Номенклатура дел Общества разрабатывается начальником архива, визируется представителем руководства и утверждается Председателем Правления Общества. Номенклатура дел Общества составляется на основании предоставленных номенклатур структурных подразделений.
- Номенклатура дел учитывается в Архивной системе, а после годовой проверки наличия документов подшивается в дело. В номенклатуре производятся все необходимые отметки в графах и итоговая запись о количестве дел, заведенных в течение года.
4.4.6. Нумерация формируемых дел (в том числе и переходящих), по возможности, должна сохраняться из года в год. В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, а также дела, не законченные ведением в прошлом году.
- Руководителям структурных подразделений выдаются выписки из номенклатуры.
- Изменения в номенклатуру вносятся с разрешения должностного лица, утвердившего ее. Внесенные в номенклатуру изменения в конце года заверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
- Поступающие на хранение в течение года дела учитываются в Инвентарном журнале учета дел. В том случае, если некоторые дела необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с отметкой, за каким номером они учтены в следующем году.
- Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается вместе в порядке поступления и исполнения служебных документов. Как исключение, некоторые документы по одному и тому же вопросу, исполненные в новом году, могут подшиваться в дела прошлого года (и наоборот, документы прошлого года - в дела нового года) без их перерегистрации. В этих случаях в архивной карточке указывается, в дело какого года подшиты эти документы.
- Дата заведения (начала) дела, проставляемая в номенклатуре дел, должна соответствовать дате первого подшитого документа в этом деле. Дата окончания дела должна соответствовать дате последнего подшитого в дело документа. Эти даты проставляются на обложке дела после его закрытия.
- Подшивка документов в дело производится так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не выступали за края обложки. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение не подшитых документов.
- При формировании дел необходимо соблюдать состав служебных документов, которые должны подшиваться в данное дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, лишних экземпляров размноженных копий не допускается. Не разрешается подшивать в дела неисполненные документы.
- Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в дела, могут храниться в деле в отдельных папках (конвертах) или могут быть сброшюрованы в альбом и зарегистрированы в Архивной системе.
- Обложки дел должны быть стандартного размера и изготовлены из твердого картона. На обложке проставляется:
- номер и наименование дела согласно номенклатуре дел;
- дата начала и окончания дела;
- срок хранения дела в архиве.
- Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после номера тома в скобках - «Последний».
- Наименование дела должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в него документов. Присваивать делам наименования «Разная переписка», «По общим вопросам» и т.п. запрещается.
4.4.18. Если делу нельзя дать одно общее название, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов, подшитых в нем, или перечислением наиболее важных документов. Надписи на обложках дел производятся разборчиво без сокращений.
- В конце каждого закрытого дела подшивается чистый лист для заверительной надписи. В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных в деле листов. Здесь же указываются все неустранимые дефекты, а также количество и наименование имеющихся в деле приложений. Заверительная надпись составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью.
- Выдача служебных документов и дел из архива в структурные подразделения производится по заявке-требованию (Приложение 15) после регистрации выдачи в Архивной системе.
- Изъятие из дела служебного документа производится с разрешения Председателя Правления (первого заместителя Председателя Правления и заместителей Председателя Правления). При изъятии служебного документа на его место подшивается его копия и справка-заместитель, в которой указывается номер изъятого служебного документа, количество листов и куда направлен. Справка-заместитель подписывается начальником архива.
- После закрытия дел делаются соответствующие отметки в номенклатуре дел. Законченные ведением дела хранятся в архиве Общества. О сданных на хранение в архив и уничтоженных делах делается отметка в номенклатуре дел с проставлением даты и номеров сдаточных описей или актов.