Правила документооборота в ОАО «Центральный Московский Депозитарий»
| Вид материала | Документы |
- Правила внутреннего контроля ОАО "центральный московский депозитарий" в целях противодействия, 55.62kb.
- Центральный Сургутский Депозитарий основана на следующих принципах: закон, 114.46kb.
- Отчет о проделанной работе управления внутреннего контроля, 249.96kb.
- Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
- Правила Корпоративного электронного документооборота «Личный кабинет. Клиент инфраструктуры, 310.51kb.
- Правила внутреннего документооборота и контроля стр. Утверждено согласовано, 188.81kb.
- Уведомление о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ОАО "Уралэлектромедь", 17.4kb.
- Уведомление о проведении годового общего собрания акционеров Банка зенит (оао), 22.74kb.
- Уведомление о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ОАО акб "росбанк", 42.11kb.
- Собрание проводится по адресу: г. Асбест Свердловской области, ул. Уральская, д. 66,, 29.01kb.
- .
Прием и учет служебных документов
4.2.1 Прием поступающей служебной корреспонденции производится экспедицией отдела делопроизводства (если иной способ доставки документов не оговорен двусторонним соглашением с корреспондентом).
В исключительных случаях в нерабочее время служебная корреспонденция может быть принята дежурной сменой службы режима с записью ее в Журнал приема-передачи документов. Старший смены службы режима, не вскрывая конверты, бандероли, посылки, передает их в экспедицию отдела делопроизводства под роспись в Журнале приема-передачи документов.
О получении срочной корреспонденции старший смены службы режима докладывает руководству.
- В структурных подразделениях, технологическим процессом в которых предусмотрена работа с клиентами (физическими лицами или уполномоченными представителями юридических лиц), прием документов осуществляется администраторами этих структурных подразделений. Принятые документы подлежат обязательной регистрации в Архивной системе.
- Работник, принимающий служебную корреспонденцию, обязан проверить правильность адресования конвертов, сверить реквизиты конверта с реквизитами, указанными в реестре (расписке), разборчиво расписаться в приеме, указав прописью количество конвертов, дату и время получения. Расписка заверяется печатью «Экспедиция».
4.2.4. Все входящие документы подвергаются первичной обработке и сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечню документов, не подлежащих регистрации (Приложение 9).
- Работник, ответственный за первичную обработку входящих документов, вскрывает полученные конверты (за исключением корреспонденции с пометкой Лично, Конфиденциально), изымает все вложения и проверяет их наличие. Если при вскрытии конверта будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие реквизитов, указанных на конверте, реквизитам вложенного документа, то об этом ставится в известность получатель, а на самом документе и в Журнале регистрации входящих документов Архивной системы делается соответствующая отметка.
- При отсутствии документов или приложений к ним работник, вскрывший документ, должен составить акт в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон, который оформляется на бланке (Приложение 10).
- Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или, когда на конверте имеются пометки Лично, Конфиденциально, Срочно. В этих случаях конверт скрепляется с документами, находящимися в нем.
- Ошибочно присланные конверты и служебные документы передаются или пересылаются по принадлежности за теми же реквизитами, а излишние возвращаются отправителю или по его просьбе высылаются в указанную им организацию.
4.2.9.
- Все входящие служебные документы, требующие учета, подлежат обязательной регистрации в Архивной системе в день поступления. Регистрация входящих служебных документов осуществляется централизованно отделом делопроизводства Департамента управления делами.
- При регистрации в Архивной системе на каждый входящий служебный документ заводится архивная карточка и ему присваивается свой уникальный (в текущем году) регистрационный входящий номер, который проставляется на первом листе в правом нижнем углу штампом единого формата (Приложение 11 образец 1).
- При наличии приложений к входящему служебному документу в Архивной системе заводится архивная папка документов, которая содержит архивную карточку каждого приложения. На первом листе каждого приложения проставляется свой регистрационный входящий номер. В случае, когда количество приложений велико, а регистрация их приводит к задержке процесса регистрации других входящих документов, в Архивной системе заводится архивная папка по сопроводительному письму (акту приема-передачи документов), с последующей регистрацией приложений в созданные архивные папки в сроки, согласованные с ответственными исполнителями.
- Ошибочно заведенные в Архивной системе архивные карточки на несуществующие документы должны быть аннулированы с указанием причин аннулирования в поле Примечание архивной карточки. В этом случае регистрационные номера аннулированных архивных карточек не могут быть присвоены каким-либо документам.
- До регистрации служебные документы на доклад и исполнение передавать запрещается.
- Служебные документы, составленные для пользования внутри Общества и подлежащие хранению в делах, после подписания (утверждения), учитываются в Архивной системе установленным порядком. В Архивной системе, как правило, не регистрируются приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.п.
- Служебные документы, составленные для временного пользования (справки, планы, расписания и т.п.), в Архивной системе не регистрируются и уничтожаются в делопроизводстве по миновании надобности. По указанию руководства Общества один экземпляр таких документов может быть оставлен для пользования и зарегистрирован в Архивной системе.
- Резолюция, наложенная руководителем на документ, в Архивной системе доводится до исполнителей путем формирования списка исполнителей с указанием каждому исполнителю персонального поручения и срока его исполнения. Каждый исполнитель какой-либо части резолюции имеет возможность наложить свою резолюцию, формируя при этом новый список исполнителей. Каждому исполнителю из списка доступен полный перечень исполнителей с их персональными поручениями и сроками исполнения.
4.2.17. Служебные документы из делопроизводства передаются работникам с отметкой в базе данных Архивной системы. Работник, получивший документ на физическом носителе, обязан в тот же день подтвердить его получение в Архивной системе. С этого момента ответственность за документ возлагается на работника, получившего документ.