Отчет о проделанной работе управления внутреннего контроля
| Вид материала | Отчет |
- Отчет о проделанной работе управления внутреннего контроля и отчетности, 716.51kb.
- Отчет о проделанной работе Главы и администрации сельского поселения Сентябрьский, 61.27kb.
- Я, внутреннего аудита в органах Федерального казначейства, считаю необходимым представить, 155.94kb.
- Отчет о проделанной работе за 2008- 2009 учебный год, 230.36kb.
- Отчёт на измерительном практикуме Отчёт на измерительном и практикуме, 241.9kb.
- Индивидуальный план прохождения интернатуры Сводный отчет о проделанной работе. Отчет, 913.6kb.
- Введение в курс. Цели и задачи семинара 15-10. 50 Тема №1 «Организация системы внутреннего, 55.66kb.
- Президенте Российской Федерации, в части, не противоречащей федеральным правилам (стандартам), 437.75kb.
- Отчет о проделанной работе за 2010 год отделом учета и отчетности управления Алтайского, 56.09kb.
- Отчет о проделанной работе Ксерокопии документов, 9.66kb.
ÎÒÊÐÛÒÎÅ ÀÊÖÈÎÍÅÐÍÎÅ ÎÁÙÅÑÒÂÎ
Öåíòðàëüíûé Ìîñêîâñêèé Äåïîçèòàðèé
Moscow Central Depository Inc.
ОАО «ЦМД»
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ
ОТЧЕТ О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ
управления внутреннего контроля
за IV квартал 2006 года
Москва 19 января 2007 г.
Настоящий отчет управления внутреннего контроля (далее по тексту – УВК) руководителю ОАО «Центральный Московский Депозитарий» (далее по тексту – Регистратор) составлен по итогам работы УВК за IV квартал 2006 года.
Цели проверки:
- Выявить возможные нарушения законодательства РФ о ценных бумагах, защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг, допущенные центральным офисом и филиалами Регистратора.
- Установить наличие и соответствие документов, регламентирующих деятельность Регистратора, а также внутренних документов Регистратора требованиям действующего законодательства о рынке ценных бумаг, нормативно-правовым актам Федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг и требованиям саморегулируемой организации ПАРТАД.
- Выявление и оценка рисков профессиональной деятельности Регистратора.
- Определить соответствие Регистратора лицензионным требованиям, предъявляемым к профессиональным участникам рынка ценных бумаг, осуществляющим деятельность по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг.
Вопросы проверки:
- Проверка правильности оформления первичных документов внутреннего учета, ведения учетных регистров, отражения операций с ценными бумагами в системе внутреннего учета Регистратора.
- Анализ отчетов о проделанной работе контролеров филиалов Регистратора за IV квартал 2006 г.
- Проверка соответствия договоров, заключенных Регистратором, требованиям законодательства Российской Федерации.
- Сбор и обработка информации о выявленных и потенциальных рисках профессиональной деятельности Регистратора.
- Рассмотрение обращений, заявлений и жалоб физических, юридических лиц на действия Регистратора.
Термины, используемые в настоящем отчете:
Постановление №27 – Положение о ведении реестров владельцев именных ценных бумаг, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 2 октября 1997 года №27.
Положение о внутреннем контроле - Приказ ФСФР России от 21 марта 2006 г. № 06-29/пз-н «Об утверждении Положения о внутреннем контроле профессионального участника рынка ценных бумаг».
Постановление №7 - Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 26 марта 2001 г. №7 «Об особенностях работы регистратора, имеющего филиалы».
Постановление №33 – Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг и Минфина РФ от 11 декабря 2001 г. №№33, 109 н «Об утверждении Положения об отчетности профессиональных участников рынка ценных бумаг».
Постановление №21 - Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 24 июня 1997 г. №21 «Об утверждении Положения о порядке передачи информации и документов, составляющих систему ведения реестра владельцев именных ценных бумаг».
Положение о специалистах - Приказ ФСФР России от 20 апреля 2005 г. №05-17/пз-н «Об утверждении Положения о специалистах финансового рынка».
Правила регистратора - Правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг ОАО «ЦМД».
Положение о рассмотрении обращений - Положение о рассмотрении в ОАО «ЦМД» обращений физических и юридических лиц.
Положение о рисках - Положение о системе мер снижения рисков регистраторской деятельности в ОАО «ЦМД».
Правила внутреннего документооборота и контроля - Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «ЦМД».
Регламент деятельности филиала - Регламента осуществления профессиональной деятельности филиалами ОАО «ЦМД».
Положение о взаимодействии филиалов и головной организации - Положение о взаимодействии филиалов и головной организации ОАО "ЦМД.
I. Проверка деятельности центрального офиса и филиалов Регистратора по ведению реестров эмитентов, предоставлению информации, осуществлению внутреннего контроля в филиалах. Рекомендации по устранению выявленных нарушений и предотвращению их в дальнейшем. Мероприятия, проведенные с целью устранения выявленных замечаний.
1.1. В соответствии с Положением о рассмотрении обращений, УВК рассмотрены поступившие Регистратору жалобы: Самойловой М.И., Кожевникова А.Ф., Шаталовой Л.Н., Воробьевой Г.А. По итогам рассмотрения указанных жалоб, фактов нарушений законных интересов и прав инвесторов на рынке ценных бумаг со стороны Регистратора не установлено. Обратившимся лицам направлены письменные ответы.
1.2. В соответствии с Перечнем мероприятий по осуществлению внутреннего контроля на период с 01 октября по 29 декабря 2006 г. была проведена камеральная проверка Удмуртского регионального филиала ОАО «ЦМД». Проверка деятельности филиала проводилась по наличию операционных документов за период с 01.08.2006 г. по 31.10.2006 г., предоставленных филиалом в центральный офис, а также по предоставленным филиалом, на основании запроса, документам, которые содержали подлежащие проверке сведения.
Проверка проводилась по следующим направлениям: соблюдение филиалом законодательства Российской Федерации о ценных бумагах, нормативных актов, стандартов и требований регулирующего органа, внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность ОАО «ЦМД».
В результате проверки выявлены следующие нарушения:
1.2.1. Анкета зарегистрированного лица (вх. №УДМ01938-04) не содержит даты приема документа.
Нарушены требования п.5.2.2. Постановления №27.
Причиной нарушения послужила невнимательность сотрудника филиала, отвечающего за отработку операционных документов.
В ходе проверки нарушение устранено.
1.2.2. Подписи зарегистрированных лиц на анкетах, предоставленных для проведения операций в реестрах акционеров ОАО «Увадрев-Холдинг», ОАО «Элеконд» (вх.№№УДМ01513-07, 03 от 14.08.2006 г., УДМ01518-12, 03, 09, 06 от 14.08.2006 г.) сделаны не в присутствии уполномоченного представителя Регистратора и не удостоверены надлежащим образом.
Нарушены требования п.5 Постановления №27.
Причиной нарушения послужила принятая технология взаимодействия с эмитентами путем заключения с ними договоров удостоверения подписи.
С 01.10.2006 г. договора об удостоверении подлинности подписи с ОАО «Увадрев-Холдинг», ОАО «Элеконд» расторгнуты.
1.3. 20 октября 2006 г. проведена операция по счету ООО «Инвестиционная компания «Баррель» в реестре владельцев именных ценных бумаг ЗАО «Шарапово», счет которого должен быть заблокирован на основании поступившего в ОАО «ЦМД» 19.10.2006 г. определения Федерального судьи Измайловского районного суда г. Москвы Читаевой Л.В. (далее – документ).
Вышеуказанный документ не был незамедлительно исполнен, что привело к неправомерному списанию со счета ООО «Инвестиционная компания «Баррель» в реестре владельцев именных ценных бумаг ЗАО «Шарапово» 999780 обыкновенных именных акций.
Нарушены требования статьи 142 Гражданского процессуального кодекса.
Причиной нарушения послужило несвоевременное исполнение документа правовым управлением.
Виновное лицо: руководитель центра корпоративного управления и правового обеспечения.
В соответствии с Распоряжением о порядке информирования заинтересованных лиц об ошибке, допущенной регистратором, и устранении ее последствий от 02 сентября 2005 г. № 22 о допущенной регистратором ошибке и результатах ее устранения направлены уведомления эмитенту и зарегистрированным лицам.
1.4. Приказом № 12-07/К-2006 от 25.07.2006 г. директора Пермского филиала ОАО «ЦМД» с 01.08.2006 г. на должность заместителя директора филиала назначен сотрудник, не имеющий квалификационный аттестат федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг по специализации в области финансового рынка: деятельность по ведению реестра владельцев ценных бумаг. Должность заместителя директора Пермского филиала в соответствии с требованиями п. 5.1 Положения о специалистах финансового рынка, утвержденного приказом ФСФР России от 20.04.2005 г. № 05-17/пз-н, п. 1.3 Приложения № 1 к вышеуказанному Положению и распоряжением первого заместителя Председателя Правления от 29.06.2005 г. №8 отнесена к должностям сотрудников, которые в соответствии со своими должностными обязанностями выполняют функции непосредственно связанные с осуществлением деятельности профессионального участника.
Нарушены требования Положения о специалистах финансового рынка, утвержденного приказом ФСФР России от 20.04.2005 г. № 05-17/пз-н и распоряжения первого заместителя Председателя Правления «О квалификационных требованиях к сотрудникам ОАО «ЦМД» от 29.06.2005 г. №7.
Виновное лицо: директор Пермского филиала ОАО «ЦМД».
Отчет о проверке нарушения предоставлен руководителю 22 ноября 2006 г.
В настоящее время заместитель директора Пермского филиала В.Г. Бондарева осуществляет подготовку к сдаче квалификационных экзаменов на получение квалификационного аттестата специалиста финансового рынка по ведению реестра владельцев ценных бумаг (третьего типа).
1.5. Проведен анализ отчетов контролеров филиалов о проделанной работе за IV квартал 2006 года. В результате проведенных проверок контролерами филиалов установлены следующие нарушения.
1.5.1 Контролером Пермского филиала выявлены ошибки, связанные с проведением операций по распоряжениям, данные в которых не соответствуют данным реестра (вх. № ПРМ03221-05 от 20.10.2006, ПРМ03814-04 от 08.12.2006, ПРМ00459-07 от 25.12.2006, ПРМ03447-01 от 10.11.2006).
Контролером Екатеринбургского филиала выявлены нарушения, связанные с внесением в систему ведения реестра сведений, несоответствующих информации, указанной в распоряжениях зарегистрированных лиц (вх. № ЕКТ02985-06 от 02.11.2006, ЕКТ02873-02 от 24.10.2006, ЕКТ03520-02 от 20.12.2006).
Аналогичные нарушения в вышеуказанных филиалах выявлялись неоднократно.
Нарушены требования п.5 Постановления №27.
Причиной допущения нарушения послужило невнимательность сотрудников филиалов, отвечающих за отработку операционных документов.
1.5.2. Контролером Тверского филиала выявлены нарушения, связанные с внесением в систему ведения реестра сведений, несоответствующих информации, указанной в распоряжениях зарегистрированных лиц, повлекшие за собой сторнирование операций (вх. № ТВР01711-05 от 06.10.2006).
Нарушены требования п.5 Постановления №27.
Причиной допущения нарушения послужило невнимательность сотрудников филиалов, отвечающих за отработку операционных документов.
1.5.3. Контролерами Саратовского и Тольяттинского филиалов выявлены исправления в документах, послуживших основанием для внесения записи в реестр владельцев именных ценных бумаг (вх. САР01455-01 от 18.10.2006, САР01467-01 от 19.10.2006, САР01736-01 от 07.12.2006, САР01765-01 от 11.12.2006, САР01822-01 от 13.12.2006, ТЛТ017463-01 от 13.11.2006, ТЛТ017046-01 от 07.11.2006, ТЛТ18044-01 от 21.11.2006).
Аналогичные нарушения в вышеуказанных филиалах выявлялись неоднократно.
Нарушены требования п.10.2 Положения № 27.
Причиной нарушения послужила невнимательность специалистов, осуществляющих прием документов.
1.5.4. Контролером Карачаево-Черкесского республиканского филиала выявлено нарушение, связанное с неправомерным зачислением ценных бумаг на счет другого зарегистрированного лица (вх. № КЧР00581-01 от 16.10.2006). Выявленная ошибка исправлена с нарушением сроков исполнения операции.
Нарушены требования п. 10.3 Постановления № 27.
Причиной нарушения послужило невнимательность сотрудников филиала, проводивших отработку и контроль операционного документа.
Виновное лицо – директор филиала.
В соответствии с Распоряжением о порядке информирования заинтересованных лиц об ошибке, допущенной регистратором, и устранении ее последствий от 02 сентября 2005 г. № 22 о допущенной регистратором ошибке и результатах ее устранения направлены уведомления эмитенту и зарегистрированным лицам.
1.5.5. Контролером Южно-Уральского филиала выявлено нарушение сроков проведения операций в реестре (вх. № ЮУФ02180-01,02 от 22.12.2006, ЮУФ02179-10 от 22.12.2006).
Нарушены требования п. 10.3 Постановления № 27.
Причиной нарушения послужило отсутствие удаленного доступа к центральному офису из-за отключения телефонов филиала в результате несвоевременной оплаты телефонной связи арендодателем.
Обратившимся лицам были направлены уведомления о задержке в исполнении операций по техническим причинам.
1.5.6. Контролерами Северо-Западного и Пермского филиалов установлены нарушения сроков отправки операционных документов в центральный офис.
Нарушены требования п.7 Постановления № 7.
Виновные лица – директора филиалов и сотрудники, отвечающие за отправку операционных документов.
В Пермском филиале аналогичное нарушение выявлялось неоднократно.
Рекомендации.
Заместителю Председателя Правления Чистяковой О.В. в связи с неоднократным допущением аналогичных нарушений сотрудниками Екатеринбургского, Пермского, Тольяттинского, Саратовского и Тверского филиалов и учитывая, что меры, предпринятые ранее (беседы с сотрудниками филиалов, назначение ответственных сотрудников, проверка знаний нормативных документов, сплошные проверки операционных документов и сформированных сообщений в СУФ перед их отправкой для исполнения в ЦО) не исключили повторных нарушений рекомендовать директорам филиалов привлечь к дисциплинарной ответственности сотрудников, неоднократно допустивших нарушения требований к деятельности регистратора и к оформлению документов в соответствии с требованиями Положения № 27. О результатах директорам филиалов доложить заместителю Председателя Правления по сфере ответственности в срок до 15 февраля 2007 г.
1.5.7. Контролером Нижегородского филиала выявлено отсутствие протоколов о продлении полномочий единоличного исполнительного органа эмитентов ЗАО «Механизированная колонна 73», ОАО «Останкино». Не предоставлена новая карточка с образцами подписей лиц, имеющих право на получение информации из реестра по эмитенту ЗАО «Механизированная колонна 73».
Нарушены требования п.6.2. Положения №27.
Причиной нарушения послужило не предоставление эмитентами документов, подлежащих обязательной передаче Регистратору. Филиалом в адрес эмитентов неоднократно направлялись письма с требованием предоставить необходимые документы.
II. Факты неправомерного использования служебной информации сотрудниками ОАО «Центральный Московский Депозитарий».
В результате анализа поведения на рабочем месте, действий и возможных последствий этих действий сотрудников центрального офиса и филиалов, проведенного УВК и контролерами филиалов, фактов неправомерного использования служебной информации не установлено.
III. Сведения о результатах работы по выявлению и оценке рисков Регистратора.
3. В соответствии с требованиями Положения о рисках УВК проведен сбор и обработка информации о выявленных и потенциальных рисках.
3.1. За отчетный период были установлены риски внешних лиц, связанные с предоставлением Регистратору документов, для проведения операций в реестрах, вызвавших обоснованные сомнения в их подлинности, а именно:
- две банковские карточки юридического лица, так как нотариус не подтвердил факт удостоверения подлинности подписи представителей.
Представителям этих лиц направлены уведомления об отказе во внесении записей в реестр.
3.2. В управлении административно-технического обеспечения, управлении информационной безопасности и управлении инвестиционных фондов отсутствуют утвержденные положения о подразделениях и должностные инструкции сотрудников
По состоянию на 27.12.2006 г. должностные инструкции и положения сотрудников УАТО, УИБ и УИФ разработаны, согласованы и находятся в учетно-кадровом отделе.
3.3. Контролером Самарского филиала установлены технологические риски. Прейскурант услуг, предоставляемых регистратором, вступивший в силу 24.11.2006 г. поступил в АРМ филиала 30.11.2006 г., прейскурант услуг, предоставляемых регистратором, вступивший в силу 14.12.2006 г. поступил в АРМ филиала 22.12.2006 г.
Рекомендации:
- Заместителю Председателя Правления Чистяковой О.В. обеспечить направление прейскуранта услуг, предоставляемых регистратором в АРМ филиалов в день вступления прейскурантов в силу. Сведения о принятых мерах предоставить в управление внутреннего контроля в срок до 28 февраля 2007 г.
- Начальнику управления внутреннего контроля – заместителю руководителя в срок до 26 января 2007 г. обязать контролеров филиалов незамедлительно сообщать о фактах, несвоевременного обновления прейскуранта услуг в АРМ филиалов.
IV. Мероприятия, проведенные УВК по повышению квалификации сотрудников Регистратора, включая филиалы.
4.1. С целью повышения квалификации сотрудников Регистратора, проведена работа по установке обучающих тестирующих программ, позволяющих сотрудникам Регистратора эффективно и без отрыва от работы готовиться к сдаче квалификационных экзаменов ФСФР России.
Обучающие программы и методические материалы были направлены в филиалы Регистратора.
4.3. Осуществлено формирование пакетов документов сотрудников организации для сдачи квалификационных экзаменов специалистов финансового рынка в аккредитованных ФСФР организациях.
УВК осуществляется централизованный учет сведений о сотрудниках организации, имеющих квалификационные аттестаты ФСФР России.
V. Мероприятия, осуществленные УВК за отчетный период с целью улучшения деятельности Регистратора и его филиалов в части, входящей в компетенцию внутреннего контроля.
5.1. Подготовлены и направлены в соответствии с требованиями Постановления №33 следующие отчетности Регистратора, как профессионального участника рынка ценных бумаг:
- по форме №050 «Сведения об участии в судебных процессах, ответчиком в которых выступила организация» (7);
- по форме №1100 «Квартальный отчет профессионального участника рынка ценных бумаг» за III квартал 2006 г.
5.2. В соответствии с запросом ПАРТАД, для расчета рейтинга регистраторов за III квартал 2006 г. произведена координация действий структурных подразделений Регистратора по подготовке и предоставлению сведений для участия в рейтинге регистраторов ПАРТАД.
5.3. Осуществлен сбор сведений и подготовка писем и ответов по предписаниям, официальным запросам и требованиям ФСФР России (14).
5.4. В течение IV квартала 2006 г. проводилась работа по проверке документов, предоставляемых Регистратору эмитентами в соответствии с требованиями п.6.2. Постановления №27. В соответствии с Порядком взаимодействия с эмитентами, перечень документов которых не соответствует п.6.2. Постановления №27, УВК проводилась проверка заключенных договоров и актов перед их предоставлением в ФСФР России.
5.5. С целью усовершенствования процесса профессиональной деятельности, осуществляемой филиалами ОАО «ЦМД», УВК размещает на корпоративном сайте ОАО «ЦМД» внутренние регламентирующие документы организации и сведения о новых законодательных актах РФ, касающихся профессиональной деятельности регистратора.
5.6. Используя имеющуюся процедуру информирования специалистов Регистратора о новых законодательных актах, касающихся профессиональной деятельности Регистратора, своевременно доведена информация о следующих изменениях законодательства:
- Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам от 11 июля 2006 г. № 06-74/пз-н «Об утверждении Положения о порядке ведения реестра владельцев именных ценных бумаг и осуществления депозитарной деятельности в случаях приобретения более 30 процентов акций открытого акционерного общества».
5.7. Проведены консультации сотрудников Регистратора по спорным вопросам, возникающим при осуществлении профессиональной деятельности.
5.8. При непосредственном участии сотрудников УВК разработаны проекты внутренних документов (изменения к внутренним документам) Регистратора:
- Прейскурант услуг, предоставляемых регистратором;
- Положение о рассмотрении в ОАО «ЦМД» обращений физических и юридических лиц.
5.9. В рамках контроля за исполнением приказа ОАО «ЦМД» от 21.03.2002 г. №4 проводится ежедневная проверка корпоративного интернет - сайта ОАО «ЦМД».
5.10. Сотрудники УВК осуществляли взаимодействие с группой инспекторов ФСФР России в рамках плановой выездной проверки деятельности ОАО «ЦМД» в период с 14.08.2006 г. по 08.12.2006 г.
| Начальник управления внутреннего контроля – заместитель руководителя | |
| Н.В. Винидиктова |