Правила документооборота в ОАО «Центральный Московский Депозитарий»

Вид материала

Документы

Содержание Отправка служебных документов

Подобный материал:

• Правила внутреннего контроля ОАО "центральный московский депозитарий" в целях противодействия, 55.62kb.
• Центральный Сургутский Депозитарий основана на следующих принципах: закон, 114.46kb.
• Отчет о проделанной работе управления внутреннего контроля, 249.96kb.
• Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
• Правила Корпоративного электронного документооборота «Личный кабинет. Клиент инфраструктуры, 310.51kb.
• Правила внутреннего документооборота и контроля стр. Утверждено согласовано, 188.81kb.
• Уведомление о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ОАО "Уралэлектромедь", 17.4kb.
• Уведомление о проведении годового общего собрания акционеров Банка зенит (оао), 22.74kb.
• Уведомление о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ОАО акб "росбанк", 42.11kb.
• Собрание проводится по адресу: г. Асбест Свердловской области, ул. Уральская, д. 66,, 29.01kb.

Отправка служебных документов

1. Отправка служебных документов почтой и (или) курьерской службой осуществляется централизованно через экспедицию отдела делопроизводства Департамента управления делами.

2. Регистрация исходящих служебных документов осуществляется в структурных подразделениях в Журнале регистрации исходящих документов Архивной системы путем присвоения каждому документу уникального (в текущем году) регистрационного исходящего номера, который проставляется в специальной строке углового штампа.

3. В структурных подразделениях, технологическим процессом в которых предусмотрена работа с клиентами (физическими лицами или уполномоченными представителями юридических лиц), допускается выдача документов администраторами этих структурных подразделений. Выдаваемые документы подлежат обязательной регистрации в Архивной системе. Копии выданных документов подшиваются в дела.

4.3.4. Создаваемые служебные документы до их согласования и подписания могут быть зарегистрированы в Архивной системе как внутренние. После их подписания руководителем они, как правило, регистрируются в Архивной системе как исходящие, с использованием специальной процедуры преобразования внутреннего регистрационного номера в исходящий.

5. Зарегистрированные исходящие служебные документы отправляются по назначению в сроки, указанные исполнителем в электронной заявке на отправку корреспонденции (Приложение 12). Срочные факсы и телеграммы отправляются немедленно. Отправка документов без регистрации их в Архивной системе запрещается.

5. При наличии приложений к исходящему служебному документу в Архивной системе заводится архивная папка документов, которая содержит архивную карточку каждого приложения. На первом листе каждого приложения проставляется свой регистрационный исходящий номер в правом нижнем углу штампом единого формата (Приложение 11 образец 2).

5. Каждый исходящий служебный документ и приложения к нему, как правило, должны иметь копии, которые подшиваются в дело. Если копия документа требуется для работы, она выдается исполнителю с регистрацией передачи документа в Архивной системе. В исключительных случаях, когда приложения к исходящему документу не несут информационной ценности для Общества, с разрешения заместителя Председателя Правления, копии с них могут не сниматься, а в дело подшивается только копия самого документа.
   

5. В тех случаях, когда к исходящему документу прилагаются документы, зарегистрированные ранее, архивные карточки (архивные папки) этих документов связываются между собой специальной процедурой, предусмотренной в Архивной системе.
   

5. Счета, накладные и другие приходно-расходные документы на материальные средства в Архивной системе не регистрируются. Указанные документы регистрируются в соответствующих журналах учета Департамента бухгалтерского учета и отчетности.
   
6. На документы, не зарегистрированные в Архивной системе и предназначенные к отправке, оформляется заявка установленного образца в экспедицию отдела делопроизводства (Приложение 13).
   

4. 
   

11. Служебные документы, подлежащие пересылке, обязательно конвертуются. На лицевой стороне конверта указываются:
    

• 
  
• реквизиты адресата (почтовый адрес, наименование организации, структурного подразделения, должности, инициалы и фамилия получателя);
  
• реквизиты адресанта (почтовый адрес, наименование организации, структурного подразделения, должности, инициалы и фамилия отправителя).
  

11. На конвертах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись Лично или Конфиденциально.
    

11. Адреса получателей и отправителей служебных документов следует исполнять четко, полно, без сокращений и помарок.
    

11. Работник, ответственный за конвертование и отправку служебных документов, обязан перед отправкой конвертов сверить адреса и номера, указанные на конвертах, с адресами и номерами, указанными в электронных заявках Архивной системы, где эти документы зарегистрированы.
    
12. Служебные документы, отправляемые средствами факсимильной связи, должны быть оформлены в соответствии с требованиями к оформлению документов, изложенными в настоящих Правилах, зарегистрированы в Архивной системе и иметь штамп с исходящим номером, проставленным в соответствии с порядком, установленным настоящими Правилами.
    
13. Служебные документы, отправляемые по электронным каналам связи, должны быть оформлены в соответствии с требованиями к оформлению документов, изложенными в настоящих Правилах, и зарегистрированы в Архивной системе установленным порядком. Бумажный эквивалент документа подшивается в дело с проставлением исходящего номера в соответствии с порядком, установленным настоящими Правилами. В электронном эквиваленте документа исходящий номер отражается при оформлении заявки на отправку.
    

11. При приеме служебных документов к отправке работник канцелярии отдела делопроизводства обязан проверить правильность оформления и адресования, наличие всех экземпляров и приложений к ним с пересчетом листов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
    

11. Конверты, подлежащие пересылке через предприятия связи, оплачиваются в установленном порядке по действующим тарифам Министерства связи РФ, а затем сдаются экспедицией в почтовое отделение. Вид почтового отправления (простое, с уведомлением, заказное, ценное) определяется руководителем подразделения, отправляющего служебный документ.