Правила документооборота в ОАО «Центральный Московский Депозитарий»
| Вид материала | Документы |
- Правила внутреннего контроля ОАО "центральный московский депозитарий" в целях противодействия, 55.62kb.
- Центральный Сургутский Депозитарий основана на следующих принципах: закон, 114.46kb.
- Отчет о проделанной работе управления внутреннего контроля, 249.96kb.
- Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
- Правила Корпоративного электронного документооборота «Личный кабинет. Клиент инфраструктуры, 310.51kb.
- Правила внутреннего документооборота и контроля стр. Утверждено согласовано, 188.81kb.
- Уведомление о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ОАО "Уралэлектромедь", 17.4kb.
- Уведомление о проведении годового общего собрания акционеров Банка зенит (оао), 22.74kb.
- Уведомление о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ОАО акб "росбанк", 42.11kb.
- Собрание проводится по адресу: г. Асбест Свердловской области, ул. Уральская, д. 66,, 29.01kb.
Настоящими Правилами определяется следующий перечень реквизитов организационно-распорядительных документов (приведен также в Приложении 1):
01 - товарный знак (эмблема) организации;
02 - код организации /ОКПО/;
03 - код формы документа /ОКУД/;
04 - наименование организации;
05 - справочные данные об организации;
06 - наименование вида документа;
07 - дата документа;
08 - регистрационный номер документа;
09 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
10 - место составления или издания документа;
11 - гриф ограничения доступа к документу;
12 - адресат;
13 - гриф утверждения документа;
14 - резолюция;
15 - заголовок к тексту;
16 - отметка о контроле;
17 - текст документа;
18 - отметка о наличии приложения;
19 - подпись;
20 - гриф согласования документа;
21 - визы согласования документа;
22 - печать;
23 - отметка о заверении копии;
24 - отметка об исполнителе;
25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
26 - отметка о поступлении документа в организацию;
27 - идентификатор электронной копии документа.
Расположение реквизитов документа приведено в Приложении 2:
образец 1 - расположение реквизитов на угловом бланке;
образец 2 - расположение реквизитов на продольном бланке.
- При составлении документов должны быть выполнены следующие требования по оформлению реквизитов:
- Товарный знак (эмблема) организации (реквизит 01) помещается на бланк организации в соответствии с Уставом. Размеры товарного знака (эмблемы) не ограничены. Товарный знак (эмблема) располагается на верхнем поле (на расстоянии не менее 3 мм от верхнего края листа) бланка над серединой наименования организации или на левом поле бланка на уровне названия организации.
- Код организации (реквизит 02) проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
- Код формы документа (реквизит 03) проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).
- Наименование организации (реквизит 04). В бланке указывается автор документа. Это может быть как организация или структурное подразделение, так и должностное лицо, имеющее должностной бланк.
Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование, закрепленное в учредительном документе организации, помещается ниже полного.
Наименование на иностранном языке, закрепленное в учредительном документе, располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, представительства, структурного подразделения организации или должностного лица указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
- Справочные данные об организации (реквизит 05) включают: индекс, почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и www-страницы, номера счетов в банке). При необходимости можно указать номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и др.
- Наименование вида документа (реквизит 06) регламентируется Уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.
- Дата документа (реквизит 07). Основной датой документа является дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в нем.
Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата наиболее позднего подписания.
Датируются все стадии оформления и обработки документа. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, идентификатор электронной копии документа.
Устанавливаются следующие способы оформления даты:
- в организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. При этом, день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 01 марта 2004 года следует оформлять 01.03.2004;
- в финансовых и нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, дата может оформляется словесно-цифровым способом, например: 01 марта 2004 г.;
- в международных документах дата оформляется в обратной последовательности: год, месяц, день месяца; например, 2004.03.01.
При подготовке документа к подписанию заранее печатается год, иногда и месяц, а день месяца должен проставляться руководителем, подписывающим документ. Дата оформляется без кавычек.
Устанавливаются следующие правила написания дат:
- если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово «год» пишется полностью, например: план на 2004 год;
- если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала (обозначается римской цифрой) и года, полугодия (пишется полностью) и года, то она имеет следующее написание:
в марте 2004 г.,
в марте-апреле 2004 г.,
в первом полугодии 2004 г.,
в I квартале 2004 г.,
в III-IV кварталах 2004 г.;
- календарные сроки в тексте пишутся следующим образом, например: в марте 2004 г., за 3 месяца 2004 г., в 2004 году, с 1994 по 2004 год, в 1994-2004 годах;
- все виды календарных лет (бюджетный, операционный, отчетный, учебный год), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2003/2004 отчетном году;
- в остальных случаях между годами ставится тире, например: освободить от взимания налога в 2003/2004 гг.
- Регистрационный номер документа (реквизит 08) - это его условное цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.
Обязательным элементом реквизита регистрационный номер документа является его порядковый номер в пределах делопроизводственного года (с января по декабрь).
- Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 09) включает исходящий регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:
На № __________ от ___________ 2004 г.
Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.
- Место составления или издания документа (реквизит 10) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам Наименование организации и Справочные данные об организации, например, на бланках ОАО «Центральный Московский Депозитарий» место составления - Москва - не проставляется. На контрактах и договорах данный реквизит рекомендуется указывать.
Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д., например: г. Люберцы, пос. Ивантеевка.
- Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 11) - Для служебного пользования; Конфиденциально; Коммерческая тайна - размещается в правом верхнем углу первого листа документа (без кавычек).
Порядок проставления данного реквизита определяется «Положением о защите коммерческой и служебной тайны ОАО «Центральный Московский Депозитарий».
Реквизит можно дополнять номером экземпляра и другими данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. Дополнения проставляются ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала, например:
Конфиденциально
Экз. № 2
- Адресат (реквизит 12). Адресование - указание получателя, кому предназначается документированная информация - производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам (письма), представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).
Реквизит Адресат может состоять из следующих частей:
- наименование организации (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- фамилия и инициалы (в дательном падеже), инициалы указываются перед фамилией;
- почтовый адрес (в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи).
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания - точки и запятые - между составными частями адресата не ставятся. Допускается центрировать каждую строку реквизита Адресат по отношению к самой длинной строке.
Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа:
- если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ОАО «Центральный Московский
Депозитарий»
105066, Москва, ул. Ольховская, 22
- при адресовании в организацию должность получателя и его фамилия указываются только том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом (если имеется звание, то оно указывается перед фамилией), например:
Российский государственный
гуманитарный университет
Кафедра истории и архивоведения
Заведующему кафедрой
профессору И.В. Иванову
- если документ адресуют должностному лицу или его заместителю, то наименование организации входит в название должности:
Первому заместителю Председателя
Правления
ОАО «Центральный Московский
Депозитарий»
г-ну Г.М.Дурневу
- для внутренних документов указывается только название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название подразделения входит в название должности:
Начальнику отдела по учету кадров
г-же О.Б.Золотухиной
- если документ адресуют частному лицу, то сначала указывается почтовый адрес, а затем инициалы и фамилия:
125252, Москва,
ул. Зорге, д.10, к.1, кв.7
Ю.В.Кабанковой
- если документ отправляют в несколько однородных организаций, адресат указывается обобщенно, например:
Руководителям предприятий
Южного административного округа
- при направлении документа в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается;
- на одном документе указывается не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется;
- адресование письма, отправляемого по факсу, выполняется следующим образом:
Председателю Правления ОАО «ЦМД»
г-же Н.В.Агафоновой
ф. (095) 265-43-36
- Гриф утверждения документа (реквизит 13) проставляется после подписания некоторых видов документов для придания им юридической силы. Реквизит располагают в правом верхнем углу документа (на месте адресата в бланке письма).
Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу:
- должностным лицом. В этом случае реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (дата ставится лицом, утверждающим документ), например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления ОАО «ЦМД»
(подпись) Н.В.Агафонова
01.03.2004
- изданием соответствующего распорядительного документа (решением, приказом, протоколом).
В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА) (прописными буквами, без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя Правления ОАО «ЦМД»
от 01.03.2004 № 21
УТВЕРЖДЕНО
решением Правления ОАО «ЦМД»
протокол от 01.03.2004 № 21
Если документ составлен на бланке, то в наименование должности не включается наименование организации.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
Допускается в реквизите Гриф утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.
- Резолюция (реквизит 14) - надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость.
Резолюция включает текст, подпись руководителя, дату подписания. По характеру текст резолюции может быть двух видов:
- содержащий решение вопроса, например: «Выделить оборудование»; «Отказать» и пр.;
- содержащий указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции должен содержать три части: фамилию исполнителя (кому поручается исполнение), содержание поручения (конкретные действия), срок исполнения; например:
Петрову И.С.
Подготовить вопросы к аттестации
к 30.09.2003
(подпись) 30.08.2003
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).
Резолюция может быть оформлена также на отдельном листе в том случае, если на документе нет свободного места или резолюция становится отдельным распорядительным документом.
- Заголовок к тексту (реквизит 15) является обязательным элементом любых документов, выполняемых на бланках формата А4. В нем кратко отражается основное содержание документа. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
- о чем (о ком)?
Формулируется с помощью отглагольного существительного, например:
в письме: о сроках выполнения работ
в приказе: об увольнении
в положении: об отделе кадров
- чего (кого)?
Например:
акт о выполнении работ
протокол общего собрания акционеров
правила техники безопасности
Заголовок размещается в левом верхнем углу документа над текстом. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
- Отметка о контроле (реквизит 16). Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слово «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль за исполнением документов. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым цветом (карандашом, ручкой, фломастером и т.п.).
- Текст документа (реквизит 17) оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатается только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В документах, состоящих из одной фразы, первая часть содержит основание или причину создания документа, а вторая - решение, распоряжение, просьбу, например: «Для улучшения информационного обеспечения деятельности Правового управления прошу установить базу данных «Консультант+».
Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о зарплате работника.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту; например: «В соответствии с постановлением ФКЦБ от 02.10.97 № 27 «Об утверждении Положения о ведении реестра владельцев ценных бумаг».
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановили», «решили»).
В распорядительных документах единоличного исполнительного органа текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»). Содержание выступлений - от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений организации (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа («департамент осуществляет функции», «в состав ОАО «ЦМД» входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («ЦМД не возражает», «ЦМД считает возможным»).
Все сокращения слов и наименований в текстах документов должны быть общепринятыми и понятными.
- Отметка о наличии приложения (реквизит 18). Некоторые служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут быть любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими утверждены или вводятся в действие (инструкции, правила и т.п.). Как приложения могут даваться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа (таблицы, справки и т.д.).
Если приложение полностью упомянуто в тексте документа, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Слово Приложение пишется с заглавной буквы прямо от левого поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. От текста до слова Приложение делается отступ минимум в 2 межстрочных интервала. Если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.
Если приложение не названо в тексте, то в отметке о приложении указывают его наименование, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Между названиями приложений делается 1,5-2 межстрочных интервала, например:
Приложение: 1. Правила внутреннего трудового распорядка на 7 л. в 2 экз.
2. Отзыв на проект правил на 1 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: письмо ФКЦБ от 12.04.99 № 02-12/157 и приложение к нему, всего на 5 л.
Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:
Приложение: на 2 л. в 1 экз., в первый адрес.
При наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте служебного документа. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом служебном документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 2 л.
Если приложение направляется адресату без оставления копии в делах Общества, то после перечисления материалов, номеров экземпляров и количества листов добавляются слова «только адресату».
На служебных документах, направляемых в федеральные органы власти, приложения разрешается перечислять на обороте последнего листа служебного документа.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:
Приложение: брошюра в 2-х экз.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. В качестве приложений к распорядительным документам даются документы, которые утверждаются или вводятся в действие.
Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу первого листа отметку Приложение с указанием названия, даты и регистрационного номера документа, приложением к которому оно является. Гриф ограничения доступа к приложению проставляется выше слова Приложение, например:
Конфиденциально
Приложение 1
к приказу Председателя Правления ОАО «ЦМД»
от 01.03.2004 № 21
Если приложение составлено более чем на одном листе, то на втором и последующих листах должна быть отметка в правом верхнем углу по форме:
Продолжение приложения 1
Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
- Подпись (реквизит 19) - обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Подпись состоит из:
- наименования должности лица, подписавшего документ;
- личной подписи;
- расшифровки подписи (инициалы перед фамилией).
Если документ оформлен не на бланке, то наименование должности указывается полностью, например:
Президент ООО «Центральный»
Московский Депозитарий» (подпись) И.В.Бушин
Допускается в реквизите Подпись центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Если документ оформлен на бланке организации, то наименование должности указывается сокращенно, например:
Президент (подпись) И.В.Бушин
Если документ оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности в реквизите Подпись не указывается.
Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно-финансовые документы подписывает руководитель организации и главный бухгалтер. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами, например:
Президент (подпись) И.В.Бушин
Главный бухгалтер (подпись) Е.В.Иванчук
При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель Председателя Заместитель Председателя
Правления ОАО «ЦМД» Правления ОАО «ЦМД»
(подпись) Л.С.Демура (подпись) А.П.Дмитриев
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии (подпись) В.С.Амирханян
Заместитель председателя (подпись) Т.А.Ковернинская
комиссии
Члены комиссии: (подпись) В.А.Дербилов
(подпись) С.И.Мельцер
(подпись) Д.Ю.Морозов
Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, изготовленного на бланке.
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается его фактическая должность путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «И.О.»), инициалы и фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
В соответствии с требованиями Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» юридическая сила документа, передаваемого с помощью автоматизированных и телекоммуникационных систем, подтверждается электронной цифровой подписью, которая признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдение установленного режима их использования.
- Гриф согласования документа (реквизит 20). Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными организациями, структурными подразделениями, должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам. Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее в зависимости от содержания документа.
Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования, но чаще всего грифом согласования документа. Место грифа согласования - ниже реквизита Подпись на лицевой стороне документа прямо от левого поля. Между частями грифа согласования 1,5-2 межстрочных интервала. Гриф согласования имеет два варианта:
- при согласовании с конкретным должностным лицом организации гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек прописными буквами), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы перед фамилией) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор
ООО «ПКП «Шериф-инжиниринг»
(подпись) А.П.Селегень
25.02.2003
- при согласовании с другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п., в грифе согласования после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Письмо ФКЦБ
от 12.11.98 № 567-543
При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования, который рекомендуется оформлять следующим образом:
Лист согласования
Наименование согласуемого документа
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Наименование должности Наименование должности
(подпись) И.О.Фамилия (подпись) И.О.Фамилия
25.02.2003 26.02.2003
Согласованный документ далее направляется для подписания.
Внутреннее согласование проводится в рамках организации с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. К примеру, если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовым подразделением; если в документе фигурируют правовые вопросы, то он согласовывается с подразделением правового обеспечения; либо документ может быть согласован с заместителем руководителя, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа.
- Виза согласования документа (реквизит 21), как правило, ставится до подписания документа руководителем. Виза согласования состоит из подписи и должности визирующего, расшифровки подписи (инициалы перед фамилией) и даты подписания, например:
Заместитель директора ДУД
(подпись) А.С.Лукашов
25.02.2003
или
Главный бухгалтер Начальник отдела по учету
кадров
(подпись) Т.Ф.Монгуш (подпись) О.Б.Золотухина
22.02.2003 22.02.2003
Если у визирующего есть замечания или дополнения к проекту документа, они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Заместитель директора ДУД
(подпись) А.С.Лукашов
25.02.2003
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа ниже реквизита Подпись.
Визы распорядительного документа могут быть оформлены на отдельном листе.
- Печать (реквизит 22) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать проставляется на подпись ответственного лица.
Письма, выполняемые на бланках, не требуют удостоверения печатью.
- Отметка о заверении копии (реквизит 23) подтверждает, что копия документа соответствует подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита Подпись документа и оформляется через полтора межстрочных интервала. Она включает: заверительную надпись Верно (без кавычек, с прописной буквы); наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись; расшифровку подписи (инициалы перед фамилией) и дату заверения; например:
Верно
Начальник отдела по учету кадров (подпись) О.Б.Золотухина
25.02.2003
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, а также при заверении наиболее важных документов, заверительную отметку удостоверяют печатью.
- Отметка об исполнителе (реквизит 24) проставляется, как правило, на исходящих документах организации, что позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем.
Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне, последнего листа документа и оформляется через один межстрочный интервал. Она включает фамилию (желательно полностью имя и отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:
Мельцер Светлана Игоревна
264-44-23
или
Мельцер
264-44-23
Если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа.
На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается число изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого, например:
Мельцер Светлана Игоревна
264-44-23
экз. № 1 - в адрес
экз. № 2 - в отдел делопроизводства
экз. № 3 - в дело № 5
- Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 25) проставляется сразу же после решения вопроса, рассмотренного в документе, или направления ответа и свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело.
Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части и оформляется через один межстрочный интервал. Отметка включает следующие данные: слова «Документ исполнен»; ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении (например, «Вопрос решен по телефону»); слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:
Документ исполнен
_____________________
В дело № _____________
Исполнитель __________
Дата _________________
- Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 26) проставляется на входящих документах. Отметка состоит из порядкового номера и даты поступления документа (при необходимости указываются часы и минуты).
Отметка проставляется штемпельным аппаратом, автоматическим нумератором или иным способом на первом листе в правом нижнем углу:
ЦМД
ВХ. № 005101-001
ОТ 25.01.2003
- Идентификатором электронной копии документа (реквизит 27) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные. Отметка может, при необходимости, проставляться на документах, созданных на компьютере или введенных в память ПК (например, сканированием).
3.3.
- Требования к бланкам документов