Geum.ru

Правила документооборота в ОАО «Центральный Московский Депозитарий»

Вид материалаДокументы
Официально узаконено множество сокращенных наименований (аббревиатур) учреждений, организаций, предприятий. Сокращенные наименов
по первым буквам полного наименования - МИД (Министерство иностранных дел), ФСБ (Федеральная служба безопасности) и т.д.
При употреблении в служебных документах цифровой информации следует соблюдать следующие правила
многозначные целые числа записывают, разбивая цифры пробелами на классы, например: 100 000 акций
Подобный материал:
1   ...   11   12   13   14   15   16   17   18   ...   29

Форма P.S. (от латинского post scriptum - после написанного) в деловой переписке не употребляется.

Официально узаконено множество сокращенных наименований (аббревиатур) учреждений, организаций, предприятий. Сокращенные наименования могут быть образованы:

  • по первым буквам полного наименования - МИД (Министерство иностранных дел), ФСБ (Федеральная служба безопасности) и т.д.;

  • по слоговому принципу - Минфин (Министерство финансов);

  • смешанным способом - РНИИСтройдормаш (Российский научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения).



      1. При употреблении в служебных документах цифровой информации следует соблюдать следующие правила:

  • простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры) в записи воспроизводится словом, а не цифрой. Если же однозначное число сопровождается указанием меры, оно пишется цифрой, например: «Не более семи акций», но: «Не более 7 тыс. акций»;

  • составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда такие числа начинают предложение, например: «Двадцать пять акций было продано на торгах», но: «Акционер продал 25 акций»;

  • многозначные целые числа записывают, разбивая цифры пробелами на классы, например: 100 000 акций;

  • порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (акции 2-го выпуска), при перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз (1, 2, и 3-го сорта). Следует обратить внимание, что порядковые номера месяцев, кварталов, категорию по традиции принято записывать римскими цифрами без падежного окончания (специалист II категории);

  • с помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом (100-процентный, 20-летний, 3-дневный); допускается сокращение второй части прилагательного, выраженного единицей измерения (20-км, 10-кг).




      1. При построении словосочетаний следует употреблять типичные для деловой переписки, например:
  • приказ издается;
  • контроль возлагается на кого-либо или осуществляется;
  • должностной оклад устанавливается;
  • выговор объявляется;
  • порицание выносится;
  • совещание готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят;
  • имеет значение (а не наоборот).

      1. Служебные документы, разрабатываемые на основании решений органов управления, приказов, распоряжений и поручений, должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку Основание: с указанием наименования, даты и номера документа.



      1. В служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов «утра», «дня», «вечера», «ночи».



      1. Если проект нормативного служебного документа готовится взамен ранее изданных, то в нем необходимо предусматривать отмену этих служебных документов или отдельных их частей, пунктов, статей. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции частей, пунктов, статей.



      1. При оформлении служебных документов часто используются таблицы для систематизации объемных сведений, цифровых показателей и т.д. Таблица должна включать в себя следующие элементы оформления:
  • нумерационный заголовок (номер таблицы);
  • тематический заголовок;
  • заголовочную часть таблицы, расположенную в верхней части («шапка»);
  • основную часть, состоящую из столбцов и строк, членимых на части вертикальными и горизонтальными линиями.

В оформлении таблиц следует соблюдать следующие правила:
  • номер таблицы указывают, если в тексте их несколько. Номер оформляется у правого поля листа над заголовком таблицы с использованием слова Таблица (с прописной буквы);
  • заголовок таблицы должен быть кратким и отражать содержание таблицы; располагают его над таблицей центрированием;
  • заголовок каждой графы должен располагаться непосредственно над ней. Заголовок пишется с прописной буквы в форме единственного числа, а подзаголовки - со строчной в том случае, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы. В конце заголовков и подзаголовков знаки препинания не ставят;
  • при переносе таблицы на другие страницы заголовок помещают только над первой частью, на последующих страницах печатают только номера столбцов;
  • порядковый номер таблицы при ее продолжении на других листах не указывается, а печатается слово Продолжение. Если в тексте таблиц несколько, то Продолжение табл. 2;
  • текст строк начинают с прописной буквы;
  • если повторяющийся текст состоит из двух или более слов, то при первом повторении его заменяют словами - То же, а далее - кавычками. Нельзя заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера;
  • при отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире;
  • цифровые данные следует располагать: десятки - под десятками, сотни - под сотнями, десятые доли - под десятыми и т.д.
  • отдельную колонку под Примечания отводят лишь в том случае, если ими сопровождаются сведения большинства строк, в других случаях примечания даются под таблицей.
      1. Если при составлении служебного документа в текст вкрались ошибки, оставшиеся незамеченными до утверждения и подписания документа, то необходимо внести исправления, если по каким-либо причинам невозможно документ перепечатать. Исправления вносятся следующим образом: ошибочная запись аккуратно зачеркивается, надписывается правильный текст, который заверяется подписью лица, внесшего изменение, датой и, при необходимости, печатью организации. В некоторых случаях на поле документа или на месте, свободном от текста, пишется: «Запись № 4 недействительна» (в трудовой книжке); или «Пункт № 2.5 исключен по соглашению сторон» (в контракте). Подобные отметки также заверяются подписями должностных лиц, датой и печатью организации. В документах, вследствие издания которых наступают значительные юридические последствия, исправления недопустимы.