Закономерности функционирования и деятельности кадровой службы
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
у)
) заявление о назначении на соответствующую должность. Заявления о назначении, перемещении на другую должность, продолжение срока пребывания на государственной службе, увольнения с должности оформляются собственноручно и подписываются с указанием даты. По содержанию заявления руководителем органа исполнительной власти принимается соответствующее решение, на основании которого кадровая служба готовит приказ (распоряжение) [23].
Приказ, распоряжение о назначении на должность или освобождении от должности выдается по месту работы также в отношении тех работников, которые назначаются органом высшего уровня. В нем указывается дата фактического вступления в должность, освобождении от должности.
После назначения работника на должность к личному делу прилагаются:
) приказ, распоряжение о назначении на должность;
) копии указов, постановлений, приказов, распоряжений вышестоящих органов о назначении (решений об избрании) на должность (в случаях, предусмотренных законодательством);
) копии документов о предоставленных льготах;
) копия паспорта;
) копия военного билета (для военнообязанных);
) кроме личной карточки и биографической справки, - опись документов личного дела. Бланк описания документов заполняется при формировании личного дела и дополняется с поступлением каждого нового документа.
Работник кадровой службы, получая материалы к личному делу, должен проверить соблюдение правил их заполнения, соответствие указанных в них сведений с оригиналами документов (паспорта, военного билета, документа об образовании и т.д.).
Личное дело должно быть сформировано и зарегистрировано в книге учета движения личных дел не позднее недельного срока после назначения на должность.
После формирования и регистрации личного дела на бумажных носителях работник кадровой службы формирует личное дело в электронной форме. При формировании личного дела в электронной форме в порядке, определенном Главгосслужбой согласно Постановлению Кабинета Министров Украины № 1151 от 19.09.2007 года. Документы сканируются, заносятся в компьютерную систему и заверяются цифровой подписью руководителя кадровой службы, кроме личной карточки и биографической справки.
Правила группировки документов в дела:
) в дела помещаются только оригиналы документов или, в случае их отсутствия, заверенные в установленном порядке копии документов, оформленные согласно требованиям действующих нормативных актов;
) не допускается включение в дела постоянного хранения черновиков, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату (со штампом, принадлежащий органу высшего уровня)
) документы группируются в дела за год, за исключением документов, помещенных в судебные, личные и переходные дела. Личные дела формируются в течение всего времени работы должностного лица в учреждении;
) документы, подлежащие включению в состав Национального архивного фонда (постоянного хранения), и документы временного, в том числе длительного (свыше 10 лет), хранения формируются в разные дела. Как исключение, когда этого требует специфика работы учреждения, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут временно группироваться в течение года в одно дело.
) Дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщиной).
В личных делах документы группируются в хронологическом порядке по мере их пополнения в такой последовательности:
) внутренняя опись документов дела;
) заявление о приеме на работу (контракт);
) направление или представление;
) личный листок по учету кадров;
) автобиография;
) документы об образовании (копии);
) выдержки из распорядительных документов (приказов, распоряжений) о назначении, переводе на должность, увольнении работника;
) дополнение к личному листку по учету кадров форма П-2 ДС утвержденный Приказом Министерства статистики Украины от 26 декабря 1995 г. № 343 (Приложение 3);
) справки и другие документы.
Копии приказов, распоряжений о взыскании, поощрении, изменение фамилии работника и др. к личному делу не включаются. Эти сведения вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. Не рекомендуется включение в личное дело приказов (распоряжений) об отпусках, о направлении в командировку, на курсы переподготовки, повышения квалификации или стажировку.
Не включаются также документы второстепенного значения: справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья потому что эти документы не подлежат длительному хранению. Но могут группироваться в самостоятельное дело отдельно от личных дел или размещаться в кармане на обратной стороне обложки личного дела.
Законченные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны сдаваться в архив учреждения для дальнейшего хранения и использования. Как правило, личные дела размещают в сейфах или, на крайний случай, в специально для этого приспособленных железных шкафах, запираемых [21].
Документы личного дела подшиваются в специально изготовленных обложках или в стандартных скоросшивателей. Каждое личное дело находится в специально предназначенной для этого папке формата А-4.
Хранение личных дел обеспечивают работники кадровой службы, которые несут ответственность за соблюдение установленного порядка учета, хранения и выдачи личных дел.
Для обеспечения сохранности и аккуратности личных дел, ч?/p>