Закономерности функционирования и деятельности кадровой службы
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?азделений, форма организации делопроизводства в ОАО ХЗБ является смешанной - т.е. в учреждениях I-II категории со сложной структурой и большим объемом документооборота.
При данной форме организации некоторые операции (например, прием корреспонденции, регистрацию, контроль, копирование документов) централизованно выполняет служба делопроизводства, а остальные операции (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел и т.п.) децентрализовано выполняют другие структурные подразделения учреждения.
Правильный выбор формы организации делопроизводства позволяет достичь быстрого стратегического реагирования, оптимизировать использование ресурсов, в том числе и трудовых, способствовать созданию оптимальных организационных условий для более быстрого достижения цели, обеспечит эффективное функционирование и координацию подразделений службы делопроизводства и ее работников, правильное распределение полномочий между работниками , исключит хаос в деятельности службы делопроизводства.
В ОАО ХЗБ установлены следующие виды служб делопроизводства:
) департамент документального обеспечения и контроля;
) управление делами;
) общий отдел;
) канцелярия;
Каждая из указанных служб делопроизводства, в свою очередь, структурно делится на подразделы.
В состав службы делопроизводства входит:
) секретариат;
) подразделения (отделы, секторы, группы, службы), которые обеспечивают учет, регистрацию, контроль исполнения документов, подготовку проектов документов, оформление и выпуск документов, рассмотрение писем (обращений) и т.д.;
) кур "Курьерская службы;
) архив.
Например, в состав управления делами входят: отдел делопроизводства, отдел контроля и отдел рассмотрения обращений граждан. Эти структурные подразделения службы делопроизводства, в свою очередь, могут делиться на более мелкие подразделения.
Среди непосредственно подчиненных председателю правления ОАО Хмельницкжелезобетон подчиненных можно назвать первого заместителя председателя правления, заместителя председателя правления, заместителя председателя правления по экономике, заместителя председателя правления по производству, главного бухгалтера, начальника отдела охраны, секретаря, заместителя отдела организации труда и заработной платы, заместителя отдела кадров, заместителя по маркетингу, заместителя по качеству, юриста, заместителя службы по размещению ценных бумаг.
Перечисленные уровне подчиненных в своем распоряжении имеют отдельные профильные структурные подразделения, подчиненные по функциональному признаку.
Раскроем основной круг деятельности, функции и задачи некоторых отделов и участков исследуемого предприятия.
Основной задачей службы делопроизводства является установление единого порядка документирования и работы с документами в учреждении с использованием современной компьютерной техники, автоматизации технологических процессов обработки документов и сокращение количества документов.
Руководствуясь Примерной инструкции по делопроизводству утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153, служба делопроизводства, согласно основной задачи выполняет следующие функции:
) разрабатывает инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел;
) организует по поручению руководства подготовку проектов документов, обеспечивает оформление и выпуск документов;
) организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы коллегиальных органов;
) организует печатное изготовление, копирование и тиражирование документов;
) унифицирует системы документации и документов с учетом возможности их машинной обработки, принимает меры к сокращению количества форм и видов документов;
) осуществляет контроль за подготовкой и оформлением документов, за их своевременным выполнением в учреждении, принимает меры к сокращению сроков прохождения и исполнения документов, обобщает и анализирует данные о ходе и результатах этой работы;
) принимает, регистрирует, ведет учет, обеспечивает хранение, оперативный розыск, информирование по документам и доставляет документы;
) обеспечивает соблюдение единого порядка отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, создаваемых во время деятельности учреждения и организаций, которые принадлежат к сфере его управления, для передачи на государственное хранение;
) совершенствует формы и методы работы с документами в учреждении и организациях, которые принадлежат к сфере его управления, с учетом использования организационной техники и ПК;
) осуществляет организационно-методическое руководство работой с документами в подразделениях учреждения;
) организует повышение квалификации работников учреждения в работе с документами;
) внедряет государственные стандарты, унифицированные системы документации (УСД), другие нормативы в учреждении и организациях, которые принадлежат к сфере его управления;
) заверяет печатью документы в случаях, предусмотренных инструкцией для работы с документами в учреждении [22].
При распределении этих функций следует заботиться об обеспечении оптимального баланса между организационными требованиями к эффективности и производительности и индивидуальными потребностями творчества и автономности, нахождение необходимой степени специализации, структуризации раб?/p>