Назначение и область применения программы 9 Служебные совещания 10 Виды служебных совещаний 10 Типовые недостатки в организации и проведении совещаний 11 Требования к результативным совещаниям 14

Вид материала

Руководство пользователя

Содержание Согласование и утверждение протокола Формирование и рассылка протокола совещания Контрольные вопросы этапа завершения совещаний Контроль исполнения решений совещания Журнал вопросов и поручений компании

Подобный материал:

• Инструкция по организации проведения совещаний с использованием Outlook и SharePoint, 24.87kb.
• Сжатие файлов и программы архиваторы. Служебные программы. Назначение, виды. Выполнение, 673.92kb.
• Планирование работы управы Проведение оперативных совещаний в управе Проведение совещаний, 761.67kb.
• Проведение совещаний цели, 67.66kb.
• Вработе сессии и совещаний высшего уровня принял участие Председатель Статкомитета, 391.5kb.
• О проведении выездных семинаров-совещаний в районах Республики Марий, 35.43kb.
• Список экзаменационных вопросов по дисциплине «Специальные виды литья», 21.78kb.
• О проведении совещаний, 14.89kb.
• Информация о проведении межведомственной комплексной операции «Подросток» в 2011 году, 240.55kb.
• 1. назначение и область применения документа, 854.98kb.

Согласование и утверждение протокола

Утверждение означает изменение протокола из состояния «проект» в состояние «утвержден», для этой операции пользователь «АМ-УСП» должен обладать правами руководителя или секретаря совещания.

Процедура согласования должна быть приемлемой практически, не обязательно подписи участников собирать (в зависимости от ситуации), достаточно, чтобы не возражали. А кто не согласен – есть возможность записать в протокол особое мнение.

Руководитель или секретарь переводит совещание из состояния «Проект» в состояние «Утвержден» (Рисунок 5.6.2 .28).



Рисунок 5.6.2.28 – Утверждение протокола совещания

При этом всем участникам совещания автоматически направляется уведомление об утверждении протокола данного совещания. Сам протокол может быть распечатан и выведен на экран, для рассмотрения заинтересованными лицами (Рисунок 5.6.2 .29).



Рисунок 5.6.2.29 – Распечатка протокола совещания

3. Формирование и рассылка протокола совещания

Преимуществом использования программы «АМ-УСП» является возможность распечатки протокола прямо по завершении совещания, поскольку актуальное состояние тем, вопросов и поручений устанавливается непосредственно в ходе совещания. Тем самым, устраняется еще один источник потерь, связанный с тем, что по завершении совещания, после различных обсуждений и согласований, иногда спустя значительное время, в протокол попадают не совсем те решения, которые принимались на совещании.

Таким образом, подготовка, согласование, утверждение и рассылка протокола совещания осуществляется в рамках времени текущего совещания, оперативно и без необоснованных задержек, ориентируя всех участников на активное обсуждение и выработку решений непосредственно по ходу данного совещания (Рисунок 5.6.3 .30).



Рисунок 5.6.3.30 – Рассылка протокола совещания


В системе могут поддерживаться и долговременные вопросы, которые целесообразно рассматривать на каждом совещании. Например, в повестку дня рекомендуется стандартно включить постоянный вопрос типа «Замечания и предложения участников по совершенствованию проведения совещаний», что позволит каждый раз руководителю совещания спрашивать мнение участников о совершенствовании всех аспектов управления совещаниями.

4. Контрольные вопросы этапа завершения совещаний

Для проверки качества и полноты выполнения этапа завершения совещания, в системе «АМ-УСП» поддерживается соответствующий список контрольных вопросов (Рисунок 5.6.4 .31).



Рисунок 5.6.4.31 – Контрольные вопросы этапа завершения совещаний

Этот список можно использовать непосредственно, а также настроить путем изменения существующих или включения новых вопросов, согласно требованиям пользователей.

Таким образом, на этапе завершения совещания, с помощью программы «АМ-УСП» выполнены следующие действия:

• Подготовлен, согласован и утвержден протокол совещания с оповещением всех участников об утверждении протокола;
  
• Сформирован проект повестки дня следующего совещания с оповещением участников совещания.
  

7. Контроль исполнения решений совещания

Контроль исполнения является своего рода механизмом обратной связи, который должен действовать в организационных структурах также как обратная связь в технических системах управления. Без систематического контроля исполнения решений, принятых на совещаниях, последние быстро превратятся в дискуссионный клуб (тоже полезный инструмент), а не в действенный институт управления компанией.

В программе «АМ-УСП» с этой целью реализованы ряд функций, обеспечивающих всесторонний контроль исполнения вопросов и поручений совещания.

Следует заметить, что функции контроля доступны самим исполнителям и другим участникам совещаний, что способствует росту самодисциплины, повышает эффективность совещаний и качество менеджмента в компании.

1. Журнал вопросов и поручений компании

В программе «АМ-УСП» с помощью задачи «Управление коммуникациями» (Рисунок 5.7.1 .32) поддерживается единый журнал компании, в котором ведутся записи различных типов, формирующиеся из различных источников и содержащих различную организационно – распорядительную и деловую информацию для менеджмента компании.



Рисунок 5.7.1.32 – Вызов журнала компании

Через посредство этого журнала руководители различных уровней и сотрудники получают возможность взаимодействия, при котором снимается проблема информационного неравенства и неосведомленности коллектива о состоянии дел, поручениях, проблемах и вопросах, стоящих перед компанией.

В журнале компании (Рисунок 5.7.1 .34) изначально установлены значения типов записей в журнале (событие, замечание, поручение, вопрос, проблема), с помощью выбора которых пользователь может структурировать информацию журнала, определить перечень лиц, которые должны быть ознакомлены с ней, а также, при необходимости, назначить одного или нескольких исполнителей с указанием ответственного исполнителя. Просматривать или модифицировать журнал компании могут сотрудники компании с полномочиями, заданными администратором системы.

Контроль вопросов и поручений осуществляется при просмотре журнала компании, при этом, для облечения работы, обеспечена цветовая индикация записей с различным состоянием исполнения (Рисунок 5.7.1 .33).




Рисунок 5.7.1.33 – Журнал компании


Изменить начальный перечень типов журнальных записей пользователь может с помощью справочника, в котором можно добавить новые, модифицировать существующие и исключить неиспользуемые записи (Рисунок 5.7.1 .34).



Рисунок 5.7.1.34 – Установленные значения типов записей в журнале компании

Одной из возможностей журнала является функция записи высказываний, замечаний или особых мнений участников совещаний, которые могут быть привязаны к совещанию и распечатаны в протоколе, что расширяет возможности коллегиального решения вопросов. На рисунке (Рисунок 5.7.1 .35) представлена форма учета особых мнений участников совещаний.



Рисунок 5.7.1.35 – Учет особых мнений участников совещаний