Назначение и область применения программы 9 Служебные совещания 10 Виды служебных совещаний 10 Типовые недостатки в организации и проведении совещаний 11 Требования к результативным совещаниям 14

Вид материала

Руководство пользователя

Содержание Выдача поручений совещания Хронометраж использования времени совещания Контрольные вопросы этапа проведения совещаний Завершение совещания Выпуск протокола в рамках совещания

Подобный материал:

• Инструкция по организации проведения совещаний с использованием Outlook и SharePoint, 24.87kb.
• Сжатие файлов и программы архиваторы. Служебные программы. Назначение, виды. Выполнение, 673.92kb.
• Планирование работы управы Проведение оперативных совещаний в управе Проведение совещаний, 761.67kb.
• Проведение совещаний цели, 67.66kb.
• Вработе сессии и совещаний высшего уровня принял участие Председатель Статкомитета, 391.5kb.
• О проведении выездных семинаров-совещаний в районах Республики Марий, 35.43kb.
• Список экзаменационных вопросов по дисциплине «Специальные виды литья», 21.78kb.
• О проведении совещаний, 14.89kb.
• Информация о проведении межведомственной комплексной операции «Подросток» в 2011 году, 240.55kb.
• 1. назначение и область применения документа, 854.98kb.

Выдача поручений совещания

Правильно организованное совещание отличается тем, что в его ходе, по мере обсуждения вопросов, принимаются решения, которые необходимо исполнять ответственным, указанным в протоколе участникам совещания. При этом следует различать смысл и вес вопросов и поручений совещания. Вопрос при включении в повестку дня в рамках выбранной темы, по существу уже является поручением ответственному лицу и может быть разрешен и без отдельных поручений. Поручения же могут быть выданы только в порядке исполнения конкретного вопроса совещания.

Тем самым, вопросы являются более крупными единицами управленческих решений в смысле значимости для компании, времени решения, ответственности исполнителей и т.д., чем поручения. Соотношение между вопросами и поручениями руководители и участники совещания могут определить достаточно быстро, с учетом традиций и специфики компании или другой организационной структуры, проводящей совещания.

Программа «АМ-УСП» позволяет просматривать как выданные (Рисунок 5.5.2 .22), так и полученные (Рисунок 5.5.2 .23) поручения совещания.



Рисунок 5.5.2.22 – Выданные поручения руководителем совещания




Рисунок 5.5.2.23 – Полученные поручения участником совещания

3. Хронометраж использования времени совещания

Следует отметить еще одну важную особенность «АМ-УСП» - возможность хронометража времени совещания по темам повестки дня, для чего секретарь может активировать кнопки начала и завершения обсуждения той или иной темы совещания (Рисунок 5.5.3 .24).



Рисунок 5.5.3.24 – Панель хронометража времени по темам

Программа формирует отчет с распределением времени совещаний по темам в абсолютном и процентном выражении (Рисунок 5.5.3 .25). Эта простая учетная функция дает богатый материал для контроля исполнения регламента, оценки реального веса, важности и приоритетов обсуждаемых вопросов. Знание фактических затрат по вопросам совещания, понимание, на что расходуется дорогое рабочее время менеджмента позволит поднять эффективность ваших служебных совещаний.



Рисунок 5.5.3.25 – Отчет о фактических затратах времени на совещаниях

4. Контрольные вопросы этапа проведения совещаний

Для оценки качества этапа проведения совещания, можно использовать существующую в «АМ-УСП» систему ведения контрольных вопросов, настроенную на процесс проведения совещания (Рисунок 5.5.4 .26). Перечень и формулировки вопросов можно изменять с учетом условий для служебных совещаний у пользователей.



Рисунок 5.5.4.26 – Контрольные вопросы этапа проведения совещаний


Таким образом, на этапе проведения совещания, с помощью программы «АМ-УСП» выполнены следующие действия:

• Рассмотрены темы, вопросы и поручения данного совещания, с возможной корректировкой их перечня относительно начальной повестки дня;
  
• Актуализировано состояние существующих и вновь введенных вопросов и поручений;
  
• Оповещены исполнители по новым вопросам и поручениям;
  
• Подготовлен проект протокола совещания.
  

6. Завершение совещания

Система «АМ-УСП» поддерживает ряд функций, автоматизирующих процесс завершения совещаний. Они достаточно просты, включают функции утверждения протокола, его распечатки и рассылки. Рассмотрим их по порядку (Рисунок 5.6 .27).



Рисунок 5.6.27 – Функции завершения совещания

1. Выпуск протокола в рамках совещания

Одним из трудно преодолимых пороков традиционных совещаний является большой временной разрыв между завершением совещания и рассылкой протокола. Чем больше времени прошло после совещания, тем менее достоверным, актуальным и необходимым в работе будет протокол, тем с большими трудностями и в более сжатые сроки придется исполнять решения совещания.

Причина выпуска протокола прямо на совещании простая – удержать в голове принятые решения с присущими им различными формулировками условий исполнения и результатов, с учетом толкований и пожеланий, высказанных на совещании весьма затруднительно, а на практике – невозможно. Следовательно, неизбежно снижение эффективности совещания, разнобой в работе исполнителей, а новое заседание рискует превратиться в сплошное выяснение, кто, когда и что сказал и как понял.

Система «АМ-УСП» позволяет вывести проект протокола совещания, в любое время, по ходу совещания или по его завершении, что позволяет обсуждать и уточнять формулировки по мере необходимости. После согласования протокол можно утвердить и распечатать.