Назначение и область применения программы 9 Служебные совещания 10 Виды служебных совещаний 10 Типовые недостатки в организации и проведении совещаний 11 Требования к результативным совещаниям 14

Вид материала

Руководство пользователя

Содержание История рассмотрения вопросов и исполнения поручений Распределение времени по темам совещаний Контрольные вопросы этапа анализа совещаний

Подобный материал:

• Инструкция по организации проведения совещаний с использованием Outlook и SharePoint, 24.87kb.
• Сжатие файлов и программы архиваторы. Служебные программы. Назначение, виды. Выполнение, 673.92kb.
• Планирование работы управы Проведение оперативных совещаний в управе Проведение совещаний, 761.67kb.
• Проведение совещаний цели, 67.66kb.
• Вработе сессии и совещаний высшего уровня принял участие Председатель Статкомитета, 391.5kb.
• О проведении выездных семинаров-совещаний в районах Республики Марий, 35.43kb.
• Список экзаменационных вопросов по дисциплине «Специальные виды литья», 21.78kb.
• О проведении совещаний, 14.89kb.
• Информация о проведении межведомственной комплексной операции «Подросток» в 2011 году, 240.55kb.
• 1. назначение и область применения документа, 854.98kb.

История рассмотрения вопросов и исполнения поручений

По ясным объективным причинам, что всего не упомнишь, без злого умысла, многое забывается участниками совещаний, а на совещаниях иногда процесс заменяет результат, возникает эффект рассмотрения уже решенных когда то вопросов.

Для обнаружения этого эффекта в системе формируется единая база данных, которую следует использовать для поиска совещаний, тем, поручений, сопутствующих материалов и анализа решений вопросов. Программа позволяет получить по любой теме совещаний подборку вопросов и поручений, рассмотренных за определенный срок, своего рода историю рассмотрения вопросов на совещаниях (Рисунок 5.8.2 .43). Это позволяет обнаруживать в прошлом прецеденты для решения текущих вопросов, что также повышает эффективность совещаний.



Рисунок 5.8.2.43 – История рассмотрения вопросов по темам

В дополнение к истории рассмотрения вопросов по темам, в программе имеется возможность поиска и анализа записей по всей цепочке событий, связанных с совещаниями, а именно (Рисунок 5.8.2 .44, Рисунок 5.8.2 .45):

• Получать протоколы любых проведенных совещаний из единой базы;
  
• Уточнять присутствующих на совещаниях участников;
  
• Просматривать цепочку Совещания – Темы – Вопросы – Поручения по всему дереву совещаний компании;
  
• Находить материалы совещаний.
  

Рисунок 5.8.2.44 – Совещания, темы и вопросы



Рисунок 5.8.2.45 – Совещания, темы, вопросы и поручения

3. Распределение времени по темам совещаний

К важным статистическим показателям совещательных процессов следует отнести распределение времени совещаний, затраченного на различные темы. Привязка затрат времени к темам совещания определяется тем фактом, что тематическая структура повестки дня является относительно стабильной и при правильно организованных совещаниях пересматривается достаточно редко. Повестка дня совещаний структурирована следующим образом:

• Тематика совещаний – одна или несколько тем в каждой повестке дня;
  
• Вопросы совещаний – один или несколько вопросов по каждой теме;
  
• Поручения совещаний – одно или несколько поручений по каждому вопросу;
  
• Материалы совещаний – прикрепленные один или несколько файлов любого формата к каждому протоколу.
  

Данная структура обладает достаточной гибкостью, позволяющей рассматриваемые вопросы и выдаваемые поручения всегда уложить в рамки тематики совещания.

Для учета затрат в системе АМ-УСП введена функция «Хронометраж», которая позволяет включить учет времени в начале обсуждения текущей темы совещания и зафиксировать окончание учета при переходе к следующей теме. На рисунке (Рисунок 5.8.3 .46) показана экранная форма с кнопками управления хронометража по темам.



Рисунок 5.8.3.46 – Экранная форма хронометража по темам

По завершении совещания можно получить отчет по распределению фактического времени в данном совещании по темам (Рисунок 5.8.3 .47), а также, с учетом количества участников совещаний и в человеко – часах по темам. По мере проведения совещаний в системе будет накапливаться статистика затрат времени по темам повестки дня.

На рисунке (Рисунок 5.8.3 .47) приведена экранная форма отчета (матрица) затраченного времени по темам совещаний, проведенным за тот или иной календарный период (месяц, квартал, год).



Рисунок 5.8.3.47 – Отчет по использованию времени совещаний

Функция хронометража требует определенного внимания от секретаря совещания, поскольку учет времени по темам не является автоматическим, а включается и выключается вручную, человеком.

Эффективность данной функции заключается в том, что руководство будет иметь в своем распоряжении объективные сведения о затратах времени, в человеко – часах участников, следовательно, и о «стоимости» отдельных тем, рассматриваемых на совещаниях. Учитывая очевидную привязку тематики совещаний к планам компании, особенно, если используется структура планов сбалансированной системы показателей, указанная статистика высвечивает важность и приоритеты, которые реально придаются различным темам (разделам планов) в компании.

Эта статистическая информация позволяет менеджменту компании своевременно уточнять и корректировать повестку дня совещаний, не отрываться от насущных проблем и обеспечивать наиболее тесную привязку рассматриваемых вопросов к жизненно важным и актуальным сторонам деятельности компании.

4. Контрольные вопросы этапа анализа совещаний

Перечень контрольных вопросов (Рисунок 5.8.4 .48) позволит привлечь внимание пользователей к работе с БД совещаний и использованию статистической информации с целью анализа и совершенствования деятельности компании.



Рисунок 5.8.4.48 – Перечень контрольных вопросов этапа анализа совещаний