Назначение и область применения программы 9 Служебные совещания 10 Виды служебных совещаний 10 Типовые недостатки в организации и проведении совещаний 11 Требования к результативным совещаниям 14

Вид материала

Руководство пользователя

Содержание Уведомление и рассылка материалов совещания участникам Контрольные вопросы этапа подготовки совещаний Проведение совещания Рассмотрение тем, вопросов и поручений повестки дня

Подобный материал:

• Инструкция по организации проведения совещаний с использованием Outlook и SharePoint, 24.87kb.
• Сжатие файлов и программы архиваторы. Служебные программы. Назначение, виды. Выполнение, 673.92kb.
• Планирование работы управы Проведение оперативных совещаний в управе Проведение совещаний, 761.67kb.
• Проведение совещаний цели, 67.66kb.
• Вработе сессии и совещаний высшего уровня принял участие Председатель Статкомитета, 391.5kb.
• О проведении выездных семинаров-совещаний в районах Республики Марий, 35.43kb.
• Список экзаменационных вопросов по дисциплине «Специальные виды литья», 21.78kb.
• О проведении совещаний, 14.89kb.
• Информация о проведении межведомственной комплексной операции «Подросток» в 2011 году, 240.55kb.
• 1. назначение и область применения документа, 854.98kb.

Уведомление и рассылка материалов совещания участникам

По завершении различных уточнений (сроков, повестки дня, рассматриваемых вопросов, списка лиц, приглашенных на совещание), система, в соответствии с настройками, автоматически направляет соответствующие уведомления всем участникам совещания (Рисунок 5.4.3 .14). В уведомлении содержится вся информация по предстоящему совещанию, включая проект протокола будущего совещания и прикрепленные материалы, которые планируется рассмотреть на совещании.



Рисунок 5.4.3.14 – Уведомление о предстоящем совещании

Необходимые материалы прикрепляются к совещанию на закладке «Сопутствующие документы» (Рисунок 5.4.3 .15), причем добавить или удалить документы можно как до совещания, так и в его ходе.



Рисунок 5.4.3.15 – Прикрепление материалов совещания

4. Контрольные вопросы этапа подготовки совещаний

В программе «АМ-УСП» обеспечивается информационной поддержки контрольной таблицы проверки готовности к совещаниям, которая соответствует формату приведенной таблицы. В систему изначально включен базовый список контрольных вопросов. Пользователи, при необходимости, могут изменить формулировки вопросов базового списка, исключить ненужные или пополнить список новыми вопросами.

Список контрольных вопросов поддерживается для каждого совещания и открывается в соответствующей закладке «Контрольные вопросы» (Рисунок 5.4.4 .16).



Рисунок 5.4.4.16 – Контрольные вопросы этапа подготовки совещаний

Таким образом, по завершении подготовки совещания, в программе «АМ-УСП» выполнены следующие действия:

• Определены Руководитель, Секретарь и Участники данного совещания;
  
• Введен актуальный список лиц, которые должны присутствовать на данном совещании;
  
• Уточнена повестка дня (выбраны темы и определены вопросы по темам);
  
• Направлены уведомления участникам совещания с проектом протокола и с прилагаемыми материалами для ознакомления;
  
• Готовность к совещанию проверена с использованием списка контрольных вопросов.
  

5. Проведение совещания

Целью проведения совещания является рассмотрение вопросов по темам, обсуждение докладов и сообщений, выдача поручений по вопросам, формирование проекта протокола.

1. Рассмотрение тем, вопросов и поручений повестки дня

Программа позволяет (на закладке «Проведение совещания») отобразить все составляющие повестки дня совещания (Совещание – Темы – Вопросы – Поручения). Руководитель совещания (РС) начинает совещание с тем, порядок которых был указан в повестке дня при подготовке совещания.

На рисунке (Рисунок 5.5.1 .17) представлены данные по «Совещанию №01».



Рисунок 5.5.1.17 – Темы, открытые вопросы и поручения совещания

РС начал совещание с темы «Финансы» и сформулировал вопрос «Итоги 2009 года и планы на 2010», для решения которого были выданы 3 поручения. При этом, вопрос и выданные поручения были автоматически поставлены системой на контроль и ответственным за их исполнение направлены соответствующие уведомления. При распечатке протокола этого совещания указанные вопрос и поручения будут выглядеть как на рисунке (Рисунок 5.5.1 .18).



Рисунок 5.5.1.18 – Проект протокола с открытыми вопросами и поручениями

Вопрос совещания может считаться решенным тогда, когда будут выполнены и закрыты все выданные по данному вопросу поручения. Пропуская промежуточные совещания, в рассматриваемом случае, это произошло на «Совещании №04» (Рисунок 5.5.1 .19).



Рисунок 5.5.1.19 – Закрытые вопросы и поручения совещания

Проект протокола для данного совещания будет выглядеть, так как показано на рисунке (Рисунок 5.5.1 .20).



Рисунок 5.5.1.20 – Проект протокола с закрытыми вопросами и поручениями

Эта важная особенность программы позволяет создавать проект протокола очередного совещания на базе предыдущего, путем автоматического копирования в новый протокол только незакрытых тем, вопросов и поручений, сохраняя преемственность обсуждений и поддерживая в протоколах только актуальные вопросы и поручения. Даная возможность исключает знакомое руководителям явление замусоривания протоколов совещаний, когда вопросы и поручения или теряются или без рассмотрения кочуют из протокола в протокол.

На рисунке (Рисунок 5.5.1 .21) приведен пример создания проекта протокола нового совещания (предположительно за №07), в который будут перенесены все незакрытые темы, вопросы и поручения из протокола №06.



Рисунок 5.5.1.21 – Создание проекта протокола нового совещания

Первоначальная повестка дня при необходимости, может быть дополнена новыми темами и вопросами прямо в ходе совещания.

Для соблюдения естественного хода рассмотрения повестки дня не рекомендуется заранее создавать более одного, следующего проекта нового совещания. В случае формирования нескольких новых совещаний, как было отмечено выше, в эти совещания будет копироваться повестка дня из последнего в этой иерархии протокола, что потребует ее уточнения и чистки, когда придет срок совещания.