Назначение и область применения программы 9 Служебные совещания 10 Виды служебных совещаний 10 Типовые недостатки в организации и проведении совещаний 11 Требования к результативным совещаниям 14
| Вид материала | Руководство пользователя |
- Инструкция по организации проведения совещаний с использованием Outlook и SharePoint, 24.87kb.
- Сжатие файлов и программы архиваторы. Служебные программы. Назначение, виды. Выполнение, 673.92kb.
- Планирование работы управы Проведение оперативных совещаний в управе Проведение совещаний, 761.67kb.
- Проведение совещаний цели, 67.66kb.
- Вработе сессии и совещаний высшего уровня принял участие Председатель Статкомитета, 391.5kb.
- О проведении выездных семинаров-совещаний в районах Республики Марий, 35.43kb.
- Список экзаменационных вопросов по дисциплине «Специальные виды литья», 21.78kb.
- О проведении совещаний, 14.89kb.
- Информация о проведении межведомственной комплексной операции «Подросток» в 2011 году, 240.55kb.
- 1. назначение и область применения документа, 854.98kb.
Описание основных функций системы
Процессы (этапы) управления совещаниями
На основании указанных выше требований приведем укрупненный перечень основных бизнес – процесса (этапа) управления совещаниями (Таблица 5.1 .1). Действующими (должностными) лицами совещания являются: руководитель совещания (РС), секретарь совещания (СС), участники совещания (УС).
Таблица 5.1.1 – Перечень основных бизнес – процессов управления совещаниями
| №пп | Краткое описание бизнес – процесса, этапа | Лица и результаты |
| | Организация совещаний | РС, СС |
| Определение круга действующих лиц совещания (руководитель, секретарь, участники совещания), формирование и утверждение расписания (плана) проведения совещаний на период, разработка регламента | Утвержденный план проведения совещаний | |
| | Подготовка совещания | РС, СС |
| Подготовка и рассылка уведомлений (напоминаний) и материалов к совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка лиц, приглашенных на совещание, проверка готовности к совещанию | Подготовленные вопросы и участники совещания | |
| | Проведение совещания | РС, СС, УС |
| Обсуждение тем и вопросов совещания, выработка и принятие решений и выдача поручений исполнителям по повестке дня, подготовка проекта протокола | Обсужденные вопросы, принятые решения, выданные поручения | |
| | Завершение совещания | СС, РС |
| Согласование, утверждение и рассылка протокола в рамках времени совещания | Утвержденный протокол | |
| | Контроль решений совещания | СС |
| Актуальный перечень вопросов и поручений совещания по состояниям (выполненные, просроченные, невыполненные, отмененные, …) и напоминания об исполнении, оценка исполнительской дисциплины | Актуальный перечень вопросов и поручений | |
| | Анализ материалов совещаний | РС, СС, УС |
| Использование БД совещаний как базу знаний для ведения, поиска и просмотра материалов совещаний, анализа истории и поиска прецедентов в решении вопросов, | Актуальная база данных | |
Для успешного внедрения и поддержки бизнес – процессов, на предприятии должен быть разработан регламент проведения совещаний, а соответствующие обязанности участников совещаний включены в должностные требования (инструкции) сотрудников. Шаблон типового регламента организации и проведения совещаний прилагается к данному документу. Используя этот шаблон, заказчик легко может доработать регламент с учетом применения средств автоматизации «АМ-УСП» и особенностей своей компании.
Функции «АМ-УСП» сгруппированы в соответствии с основными бизнес – процессами управления совещаниями. Обобщенная схема и порядок выполнения основных бизнес – процессов управления совещаниями приводится на рисунке (Рисунок 5.1 .1).
Рисунок 5.1.1 – Обобщенная схема процессов управления совещаниями
-
Контрольные вопросы
Как указывалось выше, неподготовленность и плохая организация являются источником множества недостатков, приводящих к низкой эффективности совещаний. Существует простой и действенный способ повысить уровень подготовки совещаний путем использования списков контрольных вопросов (checklist), или контрольных таблиц. И этот метод широко используется в программе «АМ-УСП».
Контрольные таблицы представляют собой упорядоченный список вопросов, параметров, характеристик, которые следует обязательно проверить перед проведением того или иного мероприятия с фиксацией результатов проверки в удобной и обозримой форме.
Применение контрольных таблиц позволяет получить ряд преимуществ в организации и процессе исполнения различных мероприятий и бизнес – процессов, в т.ч.:
- Снизить до минимума возможность упущения важных действий или информации, тем самым, уменьшить вероятность совершения ошибок "от незнания",
- Систематизировать сведения о состоянии объекта или процесса и представить их в удобной для анализа и принятия решений форме,
- Минимизировать (исключить) типовые и повторяющиеся ошибки в работе персонала, задействованного в исполнении бизнес-процессов,
- Не тратить время на «изобретение велосипеда», а использовать шаблонные решения при организации мероприятий, с возможностью быстрой настройки шаблона на конкретные условия применения,
- Качественно планировать мероприятия и обеспечивать самоконтроль исполнителей в ходе подготовки и проведения мероприятий.
Основной недостаток метода контрольных вопросов является продолжением его достоинств. Некритическое и формальное применение контрольных списков при подготовке и поведении мероприятий, в случае изменившихся условий обстановки, может привести ответственных лиц к различным упущениям и ошибкам, если они будут всегда действовать по когда-то установленному шаблону.
При составлении контрольных таблиц целесообразно ориентироваться на определенные общепринятые требования, а именно:
- Контрольная таблица должна быть максимально полной, то есть не иметь значительных упущений в данных,
- Критерии оценки должны быть подтверждаемыми, измеряемыми и сопоставимыми,
- Пункты таблицы должны относиться к одной области знания,
- Контрольная таблица должна не включать избыточных критериев.
Принимая во внимание сказанное выше, контрольные таблицы составленные с учетом специфики конкретной компании и особенностей проводимых в ней мероприятий, могут использоваться ответственными должностными лицами и для проверки правильности и полноты выполнения этапов служебных совещаний.
В программе «АМ-УСП» обеспечивается информационная поддержка контрольной таблицы проверки готовности к совещаниям, которая соответствует формату приведенной таблицы. В систему изначально включен базовый список контрольных вопросов. Пользователи, при необходимости, могут изменить формулировки вопросов базового списка, исключить ненужные или пополнить список новыми вопросами.
Список контрольных вопросов поддерживается для каждого совещания и открывается в соответствующей закладке «Контрольные вопросы».