Назначение и область применения программы 9 Служебные совещания 10 Виды служебных совещаний 10 Типовые недостатки в организации и проведении совещаний 11 Требования к результативным совещаниям 14

Вид материала

Руководство пользователя

Содержание Выбор тематики совещаний Контрольные вопросы этапа организации совещаний Подготовка совещания Уточнение места, времени и участников совещания Уточнение повестки дня

Подобный материал:

• Инструкция по организации проведения совещаний с использованием Outlook и SharePoint, 24.87kb.
• Сжатие файлов и программы архиваторы. Служебные программы. Назначение, виды. Выполнение, 673.92kb.
• Планирование работы управы Проведение оперативных совещаний в управе Проведение совещаний, 761.67kb.
• Проведение совещаний цели, 67.66kb.
• Вработе сессии и совещаний высшего уровня принял участие Председатель Статкомитета, 391.5kb.
• О проведении выездных семинаров-совещаний в районах Республики Марий, 35.43kb.
• Список экзаменационных вопросов по дисциплине «Специальные виды литья», 21.78kb.
• О проведении совещаний, 14.89kb.
• Информация о проведении межведомственной комплексной операции «Подросток» в 2011 году, 240.55kb.
• 1. назначение и область применения документа, 854.98kb.

Выбор тематики совещаний

Далее следует определить темы и вопросы, которые будут рассматриваться на совещаниях. Здесь руководителю, проводящему совещания, желательно избегать импровизаций и твердо придерживаться понятной для всех участников линии. Что обсуждать и решать на совещании? Ясно, что в повестку должны входить как постоянные темы, так и появляющиеся по случаю, время от времени. Наиболее стабильным источником постоянных вопросов повестки дня может являться план работ компании, если, конечно, таковой имеется.

При работе с программой «АМ-УСП» для определения тем совещаний можно использовать функцию управления планированием, которая позволяет создать комплексный план компании (КПК) и контролировать его исполнение. Этот план руководство компании может формировать по темам в соответствии с традициями компании, может задавать произвольное рассмотрение вопросов, а может структурировать повестку дня по разделам, ориентируясь на структуру КПК компании или на рекомендации по сбалансированной системе показателей ( в случае использования последней в компании).

В первом приближении, перечень разделов КПК и определяет ядро постоянной тематики совещаний. Пример экранной формы структурированного годового плана работы компании (Рисунок 5.3.4 .6) показывает наличие разделов по финансам, заказчикам, бизнес – процессам и кадрам.



Рисунок 5.3.4.6 – Формат комплексного плана компании


Эти наименования вводятся в справочник тем совещаний (Рисунок 5.3.4 .7), а из справочника попадают в окно выбора тем, рассматриваемых на совещании (закладка «Подготовка совещания, Рисунок 5.3.4 .8), как постоянные темы.



Рисунок 5.3.4.7 – Справочник тем совещаний



Рисунок 5.3.4.8 – Выбор тем совещания

В справочник можно записать и другие темы, которые затем будут стандартно появляться в повестке дня.

5. Контрольные вопросы этапа организации совещаний

Проверить, все ли сделано на этапе организации можно с помощью контрольных вопросов, для чего следует использовать существующую в «АМ-УСП» встроенную систему ведения контрольных вопросов (Рисунок 5.3.5 .9).



Рисунок 5.3.5.9 – Контрольные вопросы этапа организации совещаний

В ней изначально поддерживается заданный разработчиком перечень вопросов, который, через соответствующий справочник, можно дополнить своими позициями и настроить на условия организации совещаний в конкретных компаниях. Ответы на контрольные вопросы фиксируются в системе с указанием автора ответа, даты и выводов по проверке.

Таким образом, по завершении настройки, подготовки к работе и выполнения этапа организации совещаний, с помощью программы «АМ-УСП» должны быть проделаны следующие работы:

• Введено штатное расписание компании (или фрагмент расписания для участников совещаний);
  
• Введен перечень участников совещаний из штатного расписания;
  
• Составлен комплексный план работы компании (или укрупненная по темам структура плана);
  
• Построен график, план проведения совещаний на период (задается в КПК и\или в списке совещаний);
  
• Установлен список постоянных тем совещаний (задается в справочнике тем совещаний);
  
• Этап организации совещаний проверен с использованием списка контрольных вопросов.
  

4. Подготовка совещания

Целью подготовки совещаний является ввод в систему данных, отражающих актуальный перечень участников совещаний, определение секретаря и руководителя совещания, уточнение места и времени проведения совещания, повестки дня, прикрепление материалов и оповещение участников планируемого совещания.

1. Уточнение места, времени и участников совещания

В компаниях с устоявшимися традициями, место, день, время и перечень участников совещаний меняются достаточно редко. Тем не менее, чтобы сделать это, а также уточнить руководителя и секретаря текущего совещания, в системе предусмотрена экранная форма на закладке «Подготовка совещания» (Рисунок 5.4.1 .10).



Рисунок 5.4.1.10 – Уточнение времени, места и участников совещания

2. Уточнение повестки дня

Далее необходимо уточнить повестку дня совещания, т.е., перечень тем и вопросов по темам, предлагаемых к рассмотрению на совещании.

Если формальное планирование в компании отсутствует, и комплексный план компании не поддерживается, то система позволяет сделать выбор тем и без плана, задавая их непосредственно в справочнике тем или в текущих протоколах. Эту возможность можно использовать также для оперативного включения в повестку дня тем, которые являются временными, эпизодическими (Рисунок 5.4.2 .11).



Рисунок 5.4.2.11 – Включение новых тем в повестку дня

С помощью задания тем руководитель осуществляет первоначальное структурирование повестки дня совещания. По каждой теме в повестку дня может быть включен один или несколько вопросов совещания, с помощью которых проводится дальнейшая конкретизация повестки дня. Содержание вопросов, естественно, определяется спецификой деятельности компании, ее уровнем менеджмента, традициями, культурой и является сферой ответственности руководства компании.

Каждый вопрос приписан к своей теме и состоит из следующих полей (Рисунок 5.4.2 .12):

«Вопрос совещания» - наименование вопроса, рассматриваемого на совещании;

«Ответственный» - исполнитель, должностное лицо, один или несколько сотрудников, ответственных за подготовку вопроса;

«Срок выполнения» - установленный срок выполнения (подготовки) данного вопроса;

«Состояние вопроса» - указывает на следующие возможные состояния рассмотрения вопроса:

• «Инициировано» – вопрос поднят для рассмотрения;
  
• «На исполнении» – вопрос готовится, по вопросу идет работа исполнителей;
  
• «Выполнено» – вопрос подготовлен и рассмотрен на совещании и на этом основании снят с повестки дня дальнейших совещаний;
  
• «Отложено» - вопрос отложен или перенесен на будущие совещания;
  
• «Отменено» - вопрос отменен и на этом основании снят с повестки дня дальнейших совещаний;
  

«Результаты рассмотрения вопроса» - краткое заключение о том, чем завершилось рассмотрение данного вопроса.

«Уровень компании» - признак, устанавливаемый для отображения данного вопроса в сводном журнале компании.



Рисунок 5.4.2.12 – Включение вопросов в повестку дня

Включение вопросов в повестку дня в системе осуществляется в соответствии с формой записи (Рисунок 5.4.2 .13).



Рисунок 5.4.2.13 – Включение вопросов и поручений в повестку дня