Планирование работы управы Проведение оперативных совещаний в управе Проведение совещаний и заседаний в управе

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 2 3 4

Приложение к распоряжению

главы управы района Кузьминки

от 27.06.2006 г. № 215

Р Е Г Л А М Е Н Т

управы района Кузьминки

города Москвы

Юго-Восточного административного округа

(с изменениями от 31.01.2008 г. № 38

от 29.05.2008 г. № 215,

от 03.06.2008 г. № 217)

г. Москва

2008 г.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения

2. Организация работы управы

2.1. Планирование работы управы

Проведение оперативных совещаний в управе
Проведение совещаний и заседаний в управе
Организация приема граждан, представителей

предприятий и организаций

Организация встреч главы и администрации управы

с жителями

3. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов управы

3.1. Виды распорядительных документов

Общие положения
Распоряжения главы управы
Приказы главы управы

Порядок подготовки проектов распорядительных документов управы

Общие положения
Правила оформления проектов распорядительных документов

управы

Использование бланков распорядительных документов
Заголовок к тексту
Текст документа
Структура текста распорядительного документа
Обязательные пункты проекта распорядительного документа
Поручения о контроле за исполнением распорядительных доку- ментов

3.2.2.7 Подготовка листа согласования

3.2.2.8 Список рассылки

3.2.3. Порядок согласования распорядительных документов управы

3.2.3.1. Оформление согласования

3.2.4. Порядок представления проектов распорядительных документов

управы для рассмотрения и утверждения

3.2.5. Доработка проектов распоряжений главы управы

3.2.6. Доработка проектов приказов главы управы

3.2.7. Подписание распорядительных документов управы

3.2.8. Регистрация и рассылка распорядительных документов управы

3.2.8.1. Регистрация распорядительных документов управы

3.2.8.2. Формирование дел распорядительных документов управы

3.2.8.3. Рассылка распорядительных документов управы

3.3. Бланки документов

3.4. Применение печатей управы

4. Порядок подготовки и проведения совещаний в управе

Заседания коллегии управы
Оформление протоколов заседаний коллегии управы

5. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан

Прием, первичная обработка и отправка корреспонденции
Регистрация документов
Оформление резолюций и рассмотрение документов
Оформление исходящих документов
Исполнение и контроль исполнения служебных документов и обращений граждан
Порядок рассмотрения обращений Депутатов
Порядок рассмотрения Депутатского запроса

Парламентский запрос
Депутатский запрос депутата Московской Городской Думы

6. Контроль за исполнением служебных документов и писем граждан

7. Организация приема граждан и представителей организаций

8. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

9. Оформление служебных документов

9.1. Общие требования к оформлению документов

9.2. Реквизиты документов

9.2.1. Автор документа

9.2.2. Наименование вида документа

9.2.3. Дата документа

9.2.4. Индекс документа

9.2.5. Заголовок к тексту

9.2.6. Адресат

9.2.7. Текст документа

9.2.8. Приложение

9.2.9. Подпись

9.2.10. Гриф согласования

9.2.11. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя

9.2.12. Утверждение документа

10. Порядок работы с договорами и соглашениями управы

11. Формирование дел, их хранение, справочная работа

12. Оформление доверенности

1. Общие положения

Настоящий документ определяет порядок организационного и документационного обеспечения деятельности управы района Кузьминки (далее - управа).
Глава управы района Кузьминки (далее - глава) назначается и освобождается от должности Правительством Москвы по представлению префекта Юго-Восточного административного округа г. Москвы.
Глава управы назначается на срок полномочий Мэра Москвы
Глава управы несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управу задач и осуществления своих полномочий.
Глава управы действует без доверенности от имени управы района, осуществляет полномочия администрации района как юридического лица, имеет гербовую печать и официальный бланк с изображением герба Москвы.
Глава непосредственно или через администрацию района решает вопросы социально-экономического развития района, выполняет исполнительно-распорядительные функции.
Полномочия главы регламентируются Положением об управе района города Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 3 декабря 2002 года № 981-ПП.
Глава осуществляет свои функции путем издания распоряжений и приказов, порядок подготовки и исполнения которых определяется настоящим регламентом.
Управа - территориальный орган исполнительной власти города, подведомственный Правительству Москвы. Оперативное руководство, координацию и контроль за деятельностью управы осуществляет префект Юго-Восточного административного округа в пределах полномочий, установленных нормативными правовыми актами города Москвы.
Управа района осуществляет в пределах, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами города Москвы, исполнительно-распорядительную, координирующую и контрольную деятельность на территории района.
Деятельность управы осуществляется в соответствии с перспективными и текущими планами работ, определяющими основные направления деятельности органов исполнительной власти, отражающими организационные формы решения поставленных задач и содержащими перечень основных мероприятий.
Управа осуществляет свою деятельность во взаимодействии с Федеральными органами, органами государственной власти города Москвы, органами местного самоуправления, общественными объединениями и гражданами и представляет интересы Правительства Москвы в пределах своей компетенции.
Для реализации возложенных функций глава образует администрацию управы и функциональные отделы управы, структуры и положения которых утверждаются главой.
Информация о работе управы, организационно-распорядительные документы управы могут публиковаться в местной печати, при необходимости доводиться до сведения населения через городскую печать, радио, телевидение и другие средства массовой информации.
Ответственность за правильную организацию делопроизводства в управе возлагается на руководителя аппарата.
В управе установлена следующая система делопроизводства, при которой:

В организационном секторе управы осуществляется:

подготовка и проведение заседаний коллегии управы;
подготовка и проведение оперативных совещаний главы управы;
разработка планов работы администрации управы, ведение протоколов заседаний коллегии и оперативных совещаний главы управы;
организация встреч населения с главой, администрацией управы и префектуры ЮВАО;
работа со средствами массовой информации;

В общем отделе управы осуществляется:

регистрация, учет, хранение распоряжений и приказов главы;
регистрация, учет, хранение, контроль за исполнением законодательных, нормативных и распорядительных документов вышестоящих органов и должностных лиц;
работа с проектами распорядительных документов префектуры Юго-Восточного административного округа;
организационно-методическая и координационная работа по вопросам организации документационного обеспечения в аппарате управы и подведомственных организаций;
работа с документами под грифом «для служебного пользования»;
анализ исполнительской дисциплины управы;
прием документов, адресованных главе и его заместителям (письменные обращения граждан, обращения, поступившие на личный пейджер главы, служебная корреспонденция, обращения, поступившие по электронной почте, обращения, поступившие на сайт управы в системе «Интернет»);
регистрация корреспонденции, поступившей на имя главы, заместителей главы;
контроль за исполнением письменных обращений граждан, обращений, поступивших на личный пейджер главы, служебной корреспонденции и электронных писем;
регистрация и отправка всей исходящей корреспонденции управы;
обеспечение сохранности документов, определение их ценности для организации дальнейшего хранения и использования;
справочная работа.

В приемной управы осуществляется организация приема населения руководством управы, контроль за исполнением распоряжений главы и его заместителей, справочная работа.

1.17. Для обеспечения качественного и оперативного управления в управе разрабатываются и внедряются современные информационные системы и технологии.

Положения настоящего Регламента распространяются на информационные системы, технологии и средства их обеспечения.
В перечень информационных систем управы входят: электронная почта, локальные сети, специализированное программное обеспечение.
В перечень информационных ресурсов управы входят:

документы, авторами которых являются глава, заместители главы, руководитель аппарата, должностные лица управы;
компьютерные базы данных;
информационно-справочный материал на магнитных и бумажных носителях;
сборники нормативных документов;
информационные бюллетени;
буклеты;
брошюры;
обзоры прессы.

Владельцам информационных ресурсов, информационных систем, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств государственного бюджета, внебюджетных средств, а также полученных иными установленным законом способами, является управа.

Информационные ресурсы управы являются открытыми и общедоступными. Исключения составляют документированная информация, отнесенная к категории ограниченного доступа.

Структурные подразделения управы имеют право свободного доступа ко всем ее информационным ресурсам, за исключением документированной информации, отнесенной к категории ограниченного доступа.

Документированная информация, содержащаяся в распорядительных и служебных документах, отнесенная к государственной тайне, учитывается, оформляется и т.д. в соответствии с Положениями, регламентирующими порядок работы с указанной информацией.
Документированная информация, содержащаяся в распорядительных и служебных документах управы, отнесенная к конфиденциальной информации, имеет ограниченный характер использования, распространения, доступа, копирования и не может быть оформлена как информация для служебного пользования.
К категории конфиденциальной информации относятся сведения, содержащие коммерческую и служебную тайну, информацию о гражданах (персональные данные).

Должностные лица управы, принявшие решения об отнесении информации, зафиксированной в документе, к категории конфиденциальной, несут ответственность за обоснованность принятого решения.

Режим защиты информации в отношении документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, неправомерное использование которых может нанести материальный, моральный или какой либо другой ущерб управе, регулируется настоящим Регламентом.

Режим защиты информации в отношении персональных данных устанавливается Федеральным Законом.
Требования данного Регламента распространяются на все документы управы несекретного характера и обязательны для всех должностных лиц и сотрудников аппарата управы при работе с документами управы.
Несоблюдения требований настоящего Регламента должностными лицами управы влечет их дисциплинарную ответственность, предусмотренную ст. 46 Закона города Москвы («О государственной гражданской службе города Москвы» от 26.01.2005 года № 3).

2. Организация работы управы

Планирование работы управы

План работы управы составляется на основании плана работы Правительства Москвы, программы социально-экономического развития Юго-Восточного административного округа и района Кузьминки в интересах населения.
Текущий план работы на квартал формируется на основе перспективного годового плана и содержит перечень вопросов, мероприятий, обеспечивающих решение приоритетных задач развития районного хозяйства, устанавливает необходимый порядок, этапы, сроки и ответственных за их исполнение. Для более оперативного решения вопросов может составляться план на месяц.
Ответственность за формирование и реализацию плана работы управы на год возлагается на заместителей главы. Координацию выполнения плана в целом осуществляет глава

2.1.4. Предложения в план работы управы направляются в организационный сектор за 20 дней до начала планируемого периода с представлением обоснований необходимости внесения вопросов.

2.1.5. Руководитель аппарата управы вправе по своему усмотрению вносить в проект плана работы управы вопросы о ходе выполнения распорядительных документов, реализация которых осуществляется с отставанием от установленных сроков.

2.1.6. Проект плана работы управы в обобщенном виде представляется руководителем аппарата для последующего утверждения главой, не позднее, чем за 10 дней до начала планируемого периода .

2.1.7. Контроль за исполнением планов работы управы осуществляется заместителями главы в соответствии с распределением обязанностей, а в целом - руководителем аппарата.

Проведение оперативных совещаний в управе

2.2.1. Оперативные совещания главы с заместителями и руководителем аппарата проводятся главой или лицом, его замещающим, еженедельно по понедельникам с 9 час. 30 мин.

2.2.2. В ходе совещания сотрудником организационного сектора ведется его протокол.

2.2.3. Контроль за исполнением поручений, данных на оперативных совещаниях, осуществляет заведующий организационным сектором.

2.2.4. Копии протокола с конкретными поручениями и сроками исполнения направляются исполнителям на следующий день после его подписания.

Контроль за исполнением поручений осуществляет руководитель аппарата.
Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе, осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения, который информирует главу управы о ходе выполнения поручений. Протоколы совещаний хранятся в течение двух лет в организационном секторе управы.

2.3. Проведение совещаний и заседаний в управе

2.3.1. Совещания с руководителями органов Московской городской администрации, предприятий и организаций, действующих на территории района, а также представителями общественных организаций проводятся главой управы и его заместителями по мере необходимости.

Заседания коллегии управы района проводятся дважды в месяц, в соответствии с графиком, утвержденным главой управы. В случае необходимости глава управы или лицо, его замещающее, могут назначить совещание в другое время.

Депутаты вправе принимать участие во всех заседаниях и совещаниях, проводимых управой.

В отдельных случаях глава управы может проводить совещания совместно с другими органами управления или общественными организациями.

2.3.2. Подготовкой совещаний и заседаний руководит руководитель аппарата управы (или лицо, его замещающее).

Вопросы на заседаниях коллегии управы района рассматриваются в соответствии с планом работы.

В отдельных случаях по решению управы на рассмотрение могут вноситься вопросы, не предусмотренные планом.

Справки по вопросам повестки дня и проекты решений предоставляются заместителями главы управы по направлениям в организационный сектор не позднее, чем за 2 дня до даты заседания коллегии управы района.

Организационный сектор управы заблаговременно обеспечивает членов администрации пакетом документов по вопросам повестки дня администрации.

2.3.3. Совещания ведутся главой управы, а в его отсутствие - исполняющим его обязанности (либо заместителями главы управы по принадлежности).

На совещаниях могут присутствовать приглашенные представители предприятий, учреждений и организаций. Оповещение лиц, приглашенных на совещание, осуществляется структурным подразделением коллегии управы, ответственным за подготовку вопроса. Вопрос об участии в совещаниях руководителей вышестоящих организаций предварительно согласовывается с ними главой управы или лицом, ответственным за подготовку соответствующего вопроса.

Во всех совещаниях коллегии управы района участвуют руководители структурных подразделений администрации района.

2.3.4. На заседании коллегии управы сотрудниками аппарата управы ведется протокол.

Протокол подписывается главой управы, ведущим совещание, или лицом, его замещающим.

Протоколы совещаний и заседаний оформляются следующим образом: основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня, каждый раздел протокола строится по форме: слушали – выступили – решили.

Ответственность за правильность составления протокола и его соответствие ходу совещания несут сотрудники соответствующего структурного подразделения администрации района, ответственные за проведение совещания.

Выписки из протоколов совещаний и заседаний с конкретными поручениями и сроками их исполнения направляются исполнителям на следующий день после подписания протокола.

Доработка решений заседаний коллегии управы осуществляется исполнителем в соответствии с поручениями, указанными в протоколе, в 3-х дневный срок с даты проведения заседания коллегии управы.

Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколе, осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения, который информирует главу управы о ходе выполнения поручений.

Протоколы совещаний и заседаний коллегии управы района хранятся в течение двух лет в организационном секторе управы.

2.4. Организация приема граждан, представителей предприятий и организаций.

2.4.1. Прием граждан осуществляется главой управы и его заместителями.

2.4.2. Прием граждан главой управы и его заместителями проводится по понедельникам с 16.00 до 18.00 час.

2.4.3. Контроль за выполнением указаний, данных во время приема граждан, представителей предприятий и организаций, осуществляется соответственно главой управы, заместителями главы управы и начальниками структурных подразделений администрации района.

2.4.4. Непосредственный контроль за выполнением указаний, данных во время приема граждан, представителей предприятий и организаций главой управы, заместителями главы управы, осуществляется работниками приемной управы.

2.4.5. Работа с устными и письменными обращениями граждан, поступившими в управу в ходе приема граждан, осуществляется в соответствии с законом города Москвы «Об обращении граждан» в порядке, установленном Регламентом.

2.4.6 Приемная управы регулярно информирует руководство по вопросам организации приема граждан, представителей предприятий и организаций.

2.5. Организация встреч главы и администрации управы с жителями

Согласно графику, утвержденному главой управы, ежемесячно проводятся встречи администрации управы с жителями района. Встречи главы управы с жителями проходят каждую последнюю среду месяца в школах, расположенных на участках ГУП «ДЕЗ района Кузьминки».

Встречи заместителей главы управы по направлениям проводятся как на участках ГУП «ДЕЗ района Кузьминки», так и в организациях и учреждениях района.

Организационный сектор управы не позднее чем за 2 дня до даты встречи направляет заместителям главы управы по направлениям информацию о дате, месте проведения и тематике встречи для подготовки справочно-информационного материала.

Справки по тематике встречи представляются заместителями главы управы по направлениям в организационный сектор не позднее, чем за 2 дня до даты проведения встречи.

Организационный сектор управы заблаговременно обеспечивает членов администрации, присутствующих на встрече, пакетом документов.

На встречах могут присутствовать приглашенные депутаты, представители предприятий, учреждений и организаций района и округа. Оповещение лиц, приглашенных на встречу, осуществляется структурным подразделением администрации, ответственным за подготовку вопроса.

На встречах, проводимых главой управы, обязательно присутствуют представители ГУП «ДЕЗ района Кузьминки», ОВД «Кузьминки».

Информация о проведении встречи главы управы доводятся до жителей через информационные стенды, расположенные как в управе, так и на территории района, СМИ (районные газеты, кабельное телевидение, сайт управы в «Интернете»).

На встречах главы управы сотрудниками организационного сектора ведется протокол, который подписывается главой управы, ведущим встречу, или лицом, его замещающим.

Протоколы совещаний оформляются следующим образом: основная часть протокола строится по форме: слушали - выступили - вопросы и ответы.

Обращения, поступившие в ходе встречи, регистрируются сотрудниками организационного сектора, направляются главе управы на резолюцию, затем - исполнителям, на следующий день после получения резолюции главы управы.

Контроль выполнения обращений осуществляют сотрудники организационного сектора.

Выписки из протоколов встреч с конкретными поручениями и сроками их исполнения направляются исполнителями на следующий день после подписания протокола.

Blog

Планирование работы управы Проведение оперативных совещаний в управе Проведение совещаний и заседаний в управе

Содержание