Планирование работы управы Проведение оперативных совещаний в управе Проведение совещаний и заседаний в управе

Вид материала

Регламент

Содержание 3.1.Виды распорядительных документов Порядок подготовки проектов распорядительных документов управы 3.4. Применение печатей управы. 4. Порядок подготовки и проведения совещаний в управе.

Подобный материал:

• Информация о размещении предприятий общественного питания, ориентированных на семейный,, 76.65kb.
• Проведение совещаний цели, 67.66kb.
• Планирование и проведение эмпирического исследования, инновационной работы в области, 160.25kb.
• Назначение и область применения программы 9 Служебные совещания 10 Виды служебных совещаний, 666.4kb.
• Вработе сессии и совещаний высшего уровня принял участие Председатель Статкомитета, 391.5kb.
• Инструкция по организации проведения совещаний с использованием Outlook и SharePoint, 24.87kb.
• Отчет о деятельности органов Российского Союза Исторических Городов и Регионов, 71.82kb.
• Статья 1 предусматривает расходы на проведение управлением Алтайского края по образованию, 111.66kb.
• План работы администрации Перевозского муниципального района на январь 2011 года, 766.47kb.
• Анализ учебно-воспитательной работы за 2010-2011 учебный год, 875.32kb.

3. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов управы

3.1.Виды распорядительных документов

3.1.1.Общие положения

Распорядительными документами управы являются распоряжения и приказы главы управы.

2. Распоряжения главы управы.
   

Глава, в пределах своей компетенции, издает распоряжения, которые обязательны для исполнения структурными подразделениями управы района.

Издаваемые главой в пределах его компетенции распоряжения оформляются на бланках «Распоряжение главы управы» и подписываются главой или лицом, его замещающим. Распоряжения главы вступают в силу со дня их подписания и регистрации, если иное не предусмотрено в тексте самого акта.

Внесение изменений и дополнений в распоряжения главы возможно только путем издания распоряжений главы о внесении изменений и дополнений.

3. Приказы главы.
   

Приказы главы являются обязательными для всех структурных подразделений аппарата управы. Приказы главы издаются по вопросам:

• назначения и освобождения от должности сотрудников аппарата управы;
  
• предоставления очередных и дополнительных отпусков сотрудникам аппарата управы;
  
• командирования сотрудников аппарата управы;
  
• переподготовки кадров и повышения квалификации сотрудников аппарата управы;
  
• другим вопросам.
  

Издаваемые главой приказы оформляются на бланках «Приказ главы управы» и подписываются главой. Приказы главы вступают в силу со дня их подписания, если иное не предусмотрено в тексте самого приказа. Внесение изменений и дополнений в приказы управы возможно путем издания приказа главы о внесении изменений и дополнений.

2. Порядок подготовки проектов распорядительных документов управы
   

1. Общие положения.
   

Подготовка проектов распорядительных документов управы осуществляется должностными лицами и структурными подразделениями аппарата управы, выступающими в качестве исполнителей по подготовке проектов распорядительных документов управы (далее - исполнители).

Все подготовленные проекты распорядительных документов управы согласуются сотрудником соответствующего структурного подразделения управы, на которого возлагается функция ответственного исполнителя по подготовке проекта распорядительного документа управы (далее - ответственный исполнитель).

Возможно совпадение функций исполнителя и ответственного исполнителя.

Подготовка распоряжений главы осуществляется исполнителями в соответствии с планами управы, решениями вышестоящих органов, поручениями Мэра, заместителей Мэра в Правительстве Москвы, префекта, главы, а также по инициативе исполнителей в связи с необходимостью решения задач по управлению округом.

Подготовка приказов главы производится по поручению главы, его заместителей, а также по инициативе структурных подразделений управы в связи с необходимостью решения задач, поставленных перед аппаратом управы.

Не допускается принятие (издание) повторных распорядительных документов управы, если не выполнены ранее принятые (кроме случаев, когда необходимость принятия нового решения продиктована изменением обстоятельств).

Ответственность за качество составления и оформления проектов распорядительных документов, за точность их содержания и правильность согласования возлагается на исполнителей.

2. Правила оформления проектов распорядительных документов
   

1. Использование бланков распорядительных документов.
   

Оформляются проекты распорядительных документов на бланках установленного образца:

• проекты распоряжений главы оформляются на бланках «Распоряжение главы управы»
  
• проекты приказов оформляются на бланках «Приказ главы управы»
  

2. Заголовок к тексту.
   

Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» (о чем распоряжение, приказ).

3. Текст документа.
   

Текст документа должен быть кратким, суть документа должна быть изложена четко, исключая возможность двоякого толкования.

В текстах распорядительных документов управы следует избегать употребления сокращенных слов, использование сокращений должно быть оправданным. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ - Российская Федерация, ЮВАО - Юго-Восточный административный округ. Возможно применение сокращений при написании:

• наименование органов управления, организаций, учреждений, предприятий (Москомзем, Минюст, КЗоТ и т.д.);
  
• название единиц измерения при цифрах (165 млн. руб., 1996 г., 15 га и т.д.);
  
• обозначение административных единиц (г. Москва);
  
• различных обозначений (и так далее - и т.д., то есть - т.е., и тому подобное - и т.п., прочее - пр., другой - др.).
  

Все сокращения слов должны быть общепринятыми, а написание наименований организаций, учреждений, предприятий - официальными.

В целях исключения возможности двоякого толкования при необходимости обозначения (перечисления) категорий граждан, организаций и т.д. в тексте документа рекомендуется приводить каждое наименование с новой строки, например:

0. лица старше 80 лет;
   
1. пенсионеры;
   
2. лица, имеющие стаж работы свыше 20 лет, и т.д.
   

4. Структура текста распорядительного документа
   

Текст распоряжения и приказа содержит, как правило, констатирующую и распорядительную части. Если содержание документа не нуждается в пояснениях, то констатирующая часть отсутствует. Это характерно, как правило, для приказов.

Проекты распорядительных документов в констатирующей части должны содержать оценку состояния дел по рассматриваемому вопросу во избежание повторений или противоречий.

При этом констатирующая часть должна быть изложена кратко и не превышать 1/3 документа.

Текст распоряжений и приказов как документов, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа и начинается словами: приказа - «ПРИКАЗЫВАЮ»; распоряжения - «В целях...», «В связи...», «В соответствии ...» и т.д.

Затем в повелительной форме указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.

Распорядительная часть указанных документов может состоять из пунктов. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты.

Пункты распоряжения, приказа группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к более второстепенным) или в последовательности развития темы документа.

3.2.2.5. Обязательные пункты проекта распорядительного документа.

В распорядительных документах должны быть указаны:

0. точные наименования организаций или должности и фамилии должностных лиц, которым поручается исполнение задания;
   
1. сроки выполнения заданий;
   
2. дату введения в действие (обязательно для распорядительных документов, затрагивающих права и свободы граждан);
   
3. поручение о контроле;
   
4. указание о признании утратившими силу распорядительных доку-ментов либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;
   
5. указание о снятии с контроля распорядительного документа в случае его выполнения либо, если новый документ принят (издан), взамен ранее принятого.
   

В проектах распорядительных документов, основанием для принятия которых послужили другие документы (договоры, контракты, соглашения, решения конкурсных комиссий и т. п.), содержащие сведения конфиденциального характера, делается ссылка на данные документы (без указания конфиденциальной информации в тексте распорядительного документа).

При этом к проекту распорядительного документа, представляемого на подпись, прилагаются копии договоров, контрактов и т.п.

3.2.2.6. Поручения о контроле за исполнением распорядительных документов.

Контроль за исполнением распоряжений главы возлагается, как правило, на те должностные лица, которые вносили вопрос на рассмотрение главы.

В случае, когда проект распорядительного документа представлен структурным подразделением аппарата управы, контроль за исполнением распорядительного документа может быть оставлен за главой либо возложен на то должностное лицо администрации района, которому в оперативном порядке поручено ведение данного вопроса.

Контроль за исполнением приказов главы возлагается, как правило, на заместителей главы в соответствии с распределением обязанностей или руководителей структурных подразделений аппарата управы, которые представили проект приказа на рассмотрение главы.

3.2.2.7. Подготовка листа оформления .

К каждому проекту распорядительного документа исполнитель заполняет лист оформления, который печатается на оборотной стороне последнего листа документа.

На листе оформления располагаются подписи:

0. исполнителя (реквизит «ИСПОЛНИТЕЛЬ») - конкретного специалиста управы, структурного подразделения аппарата управы, подготовившего проект документа, его телефон;
   
1. ответственного исполнителя (реквизит «ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ» - может отсутствовать) - конкретного специалиста структурного подразделения аппарата управы в случае, если исполнителем проекта документа являются несколько специалистов управы;
   
2. руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения аппарата управы, подготовившего проект документа;
   
3. юрисконсульта (реквизит «СОГЛАСОВАНО»).
   

3.2.2.8. Список рассылки.

К каждому распорядительному документу оформляется список рассылки, который располагается на листе оформления, либо на отдельном листе бумаги (если список рассылки не умещается на листе оформления).

Список рассылки включает в себя все органы и должностные лица администрации района и структурные подразделения аппарата управы, которые названы в распорядительном документе в качестве исполнителей, а также те, которые обязаны руководствоваться данным документом в своей работе. При этом органы или организации, не входящие в систему управления района, должны быть приведены с указанием адреса.

В том случае, когда адресату должно быть отправлено более одного экземпляра, делается пометка с указанием количества экземпляров, которые необходимо направить адресату.

Ответственность за правильность и полноту списка рассылки несет исполнитель.

3.2.2.9. Оформление согласования.

Согласование осуществляется путем визирования: на листе оформления указывается структурное подразделение аппарата управы, должность, фамилия, подпись официального лица, согласующего проект, дата согласования.

Лист согласования оформляется следующим образом: сверху делается надпись «Лист согласования проекта (распоряжения) «О...» (заголовок распорядительного документа), далее следует само согласование, т.е. указывается структурное подразделение аппарата управы, должность, фамилия, подпись официального лица, согласующего проект, дата согласования.

В случае наличия однозначных, небольших по объему замечаний по проекту распорядительного документа согласующий указывает замечание в тексте проекта (на любом свободном месте), а на листе оформления (лист согласования) рядом с подписью указывает: «с замечаниями по пункту...».

В случае наличия замечаний по проекту распорядительного документа согласующий излагает замечания не на отдельном листе, а на листе оформления (лист согласования) рядом с подписью указывается: «С замечаниями. Замечания прилагаются».

4. Порядок представления проектов распорядительных документов управы для рассмотрения и утверждения.
   

Представление подготовленных в соответствии с данным Регламентом проектов распорядительных документов для их рассмотрения и утверждения осуществляется исполнителем документа лично.

Контроль за качеством распоряжений и приказов главы осуществляет общий отдел управы

Контроль за качеством проектов распорядительных документов управы включает в себя:

0. проверку правильности оформления (использование бланка, наличие заголовка, структура текста, соотношение размеров констатирующей и постановляющих частей , форма изложения , наличие обязательных пунктов о контроле и при необходимости отмене или изменении ранее принятого документа, оформление подписи, наличие ссылок и приложений, правильность официальных названий и наименований, должностных лиц, указание сроков исполнения, наличие листа оформления, четкость и однозначность толкования формулировок и т.д.);
   
1. анализ положения по решению данного вопроса (наличие утвержденных распорядительных документов управы, их выполнение или невыполнение);
   
2. проверку комплектности представленных документов (наличие приложений, документов, на которые есть ссылка или упоминание в тексте);
   
3. проверку листа оформления (наличие всех необходимых согласований и их действенность, указание справочных данных исполнителя, полнота и достаточность списка рассылки).
   

Контроль за соответствием представленного проекта распо-рядительного документа управы законодательным актам Российской Федерации и Москвы, а также действующим распорядительным документам управы возлагается на Управление делами управы.

Общий отдел управы принимает проекты распорядительных документов при наличии всех необходимых виз согласования.


Ознакомление с представленным распоряжением главы сотрудником общего отдела производится в день представления проекта в управу. Ознакомление включает в себя проверку комплектности представленных документов (приложение по тексту; ранее принятые распорядительные документы, ссылки на которые есть в тексте; отменяемые и изменяемые распорядительные документы), наличие согласования. Передачу проектов распоряжений главы, прошедших экспертизу качества подготовки проекта, на подпись главы производит начальник общего отдела.

3.2.5. Доработка проектов распоряжений главы.

Подписанные и отклоненные распоряжения главы поступают в общий отдела управы.

Информацию о принятом решении, а в случае необходимости доработки и сам проект распоряжения исполнитель может получить в общем отделе.

Ответственность за своевременность получения информации несет исполнитель.

Распоряжения главы, подписанные с замечаниями, дорабатываются исполнителем с учетом высказанных замечаний и дополнений в срок, не превышающий 2 рабочих дней, кроме случаев, когда главой установлен иной срок.

Проекты распоряжений главы, отклоненные главой в связи с необходимостью доработки, поступают в общий отдел (с указанием причины отказа в подписании или замечаниями, изложенными устно или письменно на тексте проекта).

Доработка проекта распоряжения осуществляется исполнителем с учетом замечаний и дополнений:

• для проектов распоряжений, подготовленных по поручению главы, в срок не более 10 рабочих дней, если главой при возврате проекта распоряжения не установлен другой срок;
  
• для проектов распоряжений, подготовленных в инициативном порядке, время доработки определяет сам исполнитель.
  

Проекты распоряжений главы после доработки вновь поступают в общий отдел управы для передачи на подпись главе.

3.2.6. Доработка приказов.

Приказы главы, подписанные им с замечаниями, дорабатываются исполнителем с учетом высказанных замечаний и дополнений в срок, не превышающий 2 рабочих дней (считая со дня подписания распорядительного документа), кроме случаев, когда главой установлен иной срок.

7. Подписание распорядительных документов управы.
   

Распоряжение, приказ главы может издавать (подписывать) только глава, а также лица, его официально замещающие.

В случае, когда распоряжение, приказ подписан другим должностным лицом, реквизит «подпись» оформляется следующим образом: «Исполняющий обязанности главы» и далее указывается фамилия, инициалы должностного лица, подписавшего документ.

В связи с тем, что распоряжения и приказы оформляются на бланках с указанием должности руководителя, в реквизите «подпись» может отсутствовать указание должности.

3.2.8. Регистрация и рассылка распорядительных документов управы.

Регистрация и рассылка распорядительных документов управы.

Распоряжения, приказы главы управы после их подписания сдаются в общий отдел управы, за исключением приказов по финансово-экономической деятельности, оформляются и рассылаются в 2-х дневный срок.

Распоряжения главы регистрируются в общем отделе и сведения о них заносятся в базу данных компьютерной программы.

Приказы по финансово-экономической деятельности регистрируются в финансово-экономическом отделе управы, все остальные приказы главы управы регистрируются в общем отделе управы.

Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы запрещено.

3.2.8.1. Регистрация распорядительных документов главы управы.

Регистрация распорядительных документов главы управы.

Регистрация распоряжений и приказов производится в течение года в порядке возрастания номеров.

Распоряжениям главы присваиваются в течение года порядковые регистрационные номера.

Приказы главы регистрируются в течение года порядковыми номерами, если приказ подготовлен по кадровым вопросам, с добавлением буквы «К».

Приказы главы управы по финансово-экономическим вопросам регистрируются в течение года в отдельном регистрационном журнале порядковыми номера с добавлением буквы «Б».

3.2.8.2. Формирование дел распорядительных документов управы

Подписанные распорядительные документы формируются в дела в течение года в порядке возрастания номеров в соответствии с установленным порядком регистрации распорядительных документов.

Дело распорядительного документа включает в себя:

0. подлинник распорядительного документа;
   
1. приложения к распорядительному документу;
   
2. листы согласований.
   

3.2.8.3. Рассылка распорядительных документов управы.

Подписанные документы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком рассылки.

Тиражирование и рассылку распорядительных документов осуществляет общий отдел.

3. 3. Бланки документов.
   

Документы в управе должны оформляться на бланках утвержденного образца.

3.3.1. Макеты бланков документов разрабатываются и представляются на утверждение главы руководителем аппарата управы.

2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210х297мм).
   
3. В аппарате управы применяются следующие утвержденные бланки:
   

0. управа района
   
1. глава управы района
   
2. глава - распоряжение
   
3. глава - приказ
   

2. Применение бланков документов обязательно при направлении документов в сторонние организации.
   

2. Использование ксерокопий бланков управы запрещено.
   

3.4. Применение печатей управы.

На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица.

3.4.1. Гербовой печатью управы района Кузьминки заверяется подпись главы (или лица, его замещающего) на документах, требующих особого удостоверения: почетные грамоты, благодарственные письма, представления и ходатайства о награждении орденами и медалями Российской Федерации, характеристики, финансовые документы, штатные расписания структурных подразделений управы и изменения к ним.

3.4.2. Гербовой печатью управы удостоверяются подписи заместителей управы и главного бухгалтера.

3.4.3. Печатью «Общий отдел управы» удостоверяются копии распорядительных документов управы. Заверяется подпись руководителя аппарата управы, начальников отделов, ответственных должностных лиц на справках и командировочных удостоверениях сотрудников аппарата управы.

3.4.4. Печатью «Общий отдел управы» удостоверяются подписи руководителей и сотрудников отдела на трудовых книжках, различных справках кадрового характера, заверяются копии документов, составляющих «личные дела» сотрудников аппарата управы.

3.4.5. Гербовая печать управы храниться в бухгалтерии управы, печать «Общий отдел управы» в общем отделе управы.

3.4.6. Заверение копий документа производится для придания документу юридической силы.

При этом управа, ее структурные подразделения могут выдать копии только документов управы, т.е. документов, автором которых являются должностные лица и структурные подразделения аппарата управы.

Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

Заверительная надпись составляется по форме: «верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка и дата заверения копии; печатается от нулевого положения табулятора. На копиях отправляемых документов, остающихся в деле, должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать.

В ряде случаев (оговоренных документами) заверительная надпись удостоверяется печатью.


4. Порядок подготовки и проведения совещаний в управе.