Планирование работы управы Проведение оперативных совещаний в управе Проведение совещаний и заседаний в управе
| Вид материала | Регламент |
| 11. Формирование дел, их хранение, справочная работа 12. Оформление доверенности |
- Информация о размещении предприятий общественного питания, ориентированных на семейный,, 76.65kb.
- Проведение совещаний цели, 67.66kb.
- Планирование и проведение эмпирического исследования, инновационной работы в области, 160.25kb.
- Назначение и область применения программы 9 Служебные совещания 10 Виды служебных совещаний, 666.4kb.
- Вработе сессии и совещаний высшего уровня принял участие Председатель Статкомитета, 391.5kb.
- Инструкция по организации проведения совещаний с использованием Outlook и SharePoint, 24.87kb.
- Отчет о деятельности органов Российского Союза Исторических Городов и Регионов, 71.82kb.
- Статья 1 предусматривает расходы на проведение управлением Алтайского края по образованию, 111.66kb.
- План работы администрации Перевозского муниципального района на январь 2011 года, 766.47kb.
- Анализ учебно-воспитательной работы за 2010-2011 учебный год, 875.32kb.
Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается и указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия: «исполняющий обязанности…» или «первый заместитель (заместитель)…»
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» и проставлением косой черты перед наименованием должности.
9.2.10. Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих правильного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется листом согласования на обратной стороне бланка приказа или распоряжения.
Лист согласования составляется в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.
Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.
Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.
Гриф согласования печатается от границы левого поля.
9.2.11. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя на документах располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (оформляется с использованием шрифта размером на 2 – 4 кегля меньше, чем текст документа).
9.2.12. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие. Документ, подлежащих утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются пояснения; либо действие документа выходит за рамки управы и распространяется на организации городского подчинения и граждан; в остальных случаях – может проставляться гриф утверждения.
В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (печатается заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица, утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 130 - 140 мм от левого края листа бумаги и 15 - 20 мм – от его верхнего края. При наличии двух грифов они располагаются в правом и левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.
10. Порядок работы с договорами и соглашениями управы
10.1. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действий договоров и соглашений управы, заключенных главой управы с регионами России и странами СНГ и Балтии, определяется действующим федеральным законодательством, Законом города Москвы «О договорах и соглашениях города Москвы», Постановлением Правительства Москвы от 7 августа 2001 г. № 726-ПП «О реализации положений Закона города Москвы «О договорах и соглашениях города Москвы», Уставом города Москвы, Регламентом Правительства Москвы и Регламентом префектуры ЮВАО.
10.2. Управа района, в пределах закрепленных за ней полномочий, может заключить договора и соглашения с регионами в развитие ранее заключенных договоров и соглашений Правительства Москвы и префектуры ЮВАО. Договоры и соглашения заключаются с соответствующими их уровню и профилю деятельности органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, органами власти административно-территориальных образований иностранных государств, а также с иными участниками договорно-правовых отношений по поручению Мэра, префекта ЮВАО или в инициативном порядке.
10.3. Проекты договоров и соглашений управы района подлежат согласованию с соответствующими структурными подразделениями исполнительной власти административного округа.
10.4. Подписание договоров и соглашений является прерогативой главы управы района. После подписания документов главе представляется проект поручения по выполнению заключенного договора или соглашения. Копии подписанных документов с поручением главы направляются в структурные подразделения управы.
10.5. Оригинал договора или соглашения, а также протокол по их реализации регистрируются и передаются на хранение в финансово-экономический отдел.
11. Формирование дел, их хранение, справочная работа
11.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется как в канцелярии управы, так и в структурных подразделениях управы, в зависимости от того, где были зарегистрированы данные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
11.2. Справочную работу по централизованно зарегистрированным документам осуществляют:
- по служебной корреспонденции - канцелярия управы
- по обращениям граждан - канцелярия управы
- по распорядительным документам - канцелярия управы
Руководители структурных подразделений аппарата управы отвечают за:
- сохранность поступающих к ним документов и информации о них в базе данных;
- соблюдение сроков их хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);
- своевременную подготовку и передачу дел в архив управы (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел).
11.3. Законченные делопроизводством дела в течение 1-2 лет или другого согласованного в установленном порядке срока остаются в структурных подразделениях аппарата управы для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в архив управы.
11.4. Архивом управы осуществляется сохранность документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата управы; архивных справок, копий, выписок из документов - организациям и гражданам в соответствии с Положением и Правилами работы ведомственных архивов.
12. Оформление доверенности
12.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий управы района на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному должностному лицу и служащим органов исполнительной власти района.
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
12.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланке документа:
- бланк письма главы управы используется при подписании доверенности главой управы на представление интересов главы управы или совершение каких-либо действии от его имени;
- бланк письма управы района используется при подписании доверенности главой управы на представление интересов управы или совершение каких-либо действий от имени управы;
12.3. Обязательные реквизиты доверенности:
- заголовок («ДОВЕРЕННОСТЬ»);
- регистрационный номер и дата выдачи;
- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица исполнительной власти района, передающего свои полномочия или полномочия органа, представляемого указанным должностным лицом;
- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти района;
- перечисление предоставляемых полномочий; срок действия доверенности;
- подпись должностного лица органа исполнительной власти района;
- гербовая печать управы района.