Планирование работы управы Проведение оперативных совещаний в управе Проведение совещаний и заседаний в управе

Вид материала

Регламент

Содержание 4.1. Заседания коллегии управы 4.2. Оформление протоколов заседаний коллегии управы. 5. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан 5.2. Регистрация документов. 5.3. Оформление резолюций и рассмотрение документов. 5.4. Оформление исходящих документов. 5.5. Исполнение и контроль исполнения служебных документов и обращений граждан. 5.6. Порядок рассмотрения обращений Депутатов. 5.7. Порядок рассмотрения парламентского и Депутатского запросов. 6. Контроль за исполнением служебных документов и писем граждан 8. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения 9. Оформление служебных документов 9.2. Реквизиты документов.

Подобный материал:

• Информация о размещении предприятий общественного питания, ориентированных на семейный,, 76.65kb.
• Проведение совещаний цели, 67.66kb.
• Планирование и проведение эмпирического исследования, инновационной работы в области, 160.25kb.
• Назначение и область применения программы 9 Служебные совещания 10 Виды служебных совещаний, 666.4kb.
• Вработе сессии и совещаний высшего уровня принял участие Председатель Статкомитета, 391.5kb.
• Инструкция по организации проведения совещаний с использованием Outlook и SharePoint, 24.87kb.
• Отчет о деятельности органов Российского Союза Исторических Городов и Регионов, 71.82kb.
• Статья 1 предусматривает расходы на проведение управлением Алтайского края по образованию, 111.66kb.
• План работы администрации Перевозского муниципального района на январь 2011 года, 766.47kb.
• Анализ учебно-воспитательной работы за 2010-2011 учебный год, 875.32kb.

4.1. Заседания коллегии управы

4.1.1. Совещания с руководителями органов Московской городской администрации, предприятий и организаций, действующих на территории района, а также представителями общественных организаций проводятся главой управы и его заместителями по мере необходимости.

Заседания коллегии управы района проводятся дважды в месяц, в соответствии с графиком, утвержденным главой управы. В случае необходимости глава управы или лицо, его замещающее, могут назначить совещание в другое время.

Депутаты вправе принимать участие во всех заседаниях и совещаниях, проводимых управой.

В отдельных случаях глава управы может проводить совещания совместно с другими органами управления или общественными организациями.

4.1.2. Подготовкой совещаний и заседаний руководит руководитель аппарата управы (или лицо, его замещающее).

Вопросы на заседаниях коллегии управы района рассматриваются в соответствии с планом работы.

В отдельных случаях по решению управы на рассмотрение могут вноситься вопросы, не предусмотренные планом.

Справки по вопросам повестки дня и проекты решений представляются заместителями главы управы по направлениям в организационный сектор не позднее, чем за 2 дня до даты заседания коллегии управы.

Организационный сектор управы заблаговременно обеспечивает членов администрации пакетом документов по вопросам повестки дня заседания коллегии.

4.1.3. Совещания ведутся главой управы, а в его отсутствие - исполняющим его обязанности (либо заместителями главы управы по принадлежности).

На совещаниях могут присутствовать приглашенные представители предприятий, учреждений и организаций. Оповещение лиц, приглашенных на совещание, осуществляется структурным подразделением администрации, ответственным за подготовку вопроса. Вопрос об участии в совещаниях руководителей вышестоящих организаций предварительно согласовывается с ними главой управы или лицом, ответственным за подготовку соответствующего вопроса.

Во всех совещаниях коллегии управы района участвуют руководители структурных подразделений администрации района.

4.1.4. На заседании коллегии управы сотрудниками организационного сектора управы ведется протокол.

Протокол подписывается главой управы, ведущим совещание, или лицом, его замещающим.

Протоколы совещаний и заседаний оформляются следующим образом: основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня, каждый раздел протокола строится по форме: слушали – выступили – решили.

Ответственность за правильность составления протокола и его соответствие ходу совещания несут сотрудники соответствующего структурного подразделения администрации района, ответственные за проведение совещания.

Выписки из протоколов совещаний и заседаний с конкретными поручениями и сроками их исполнения направляются исполнителям на следующий день после подписания протокола.

Доработка решений заседаний коллегии управы осуществляется исполнителем в соответствии с поручениями, указанными в протоколе, в 3-х дневный срок с даты проведения заседания коллегии управы.

Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколе, осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения, который информирует главу управы о ходе выполнения поручений.

Протоколы совещаний и заседаний коллегии управы района хранятся в течение двух лет в организационном секторе управы.


4.2. Оформление протоколов заседаний коллегии управы.

4.2.1. Ведение и оформление протоколов осуществляется организационным сектором управы.

4.2.2. Протоколы заседаний коллегии управы подписываются председательствующим на заседании и заведующим организационного сектора.

4.2.3. Протоколы заседаний оформляются следующим образом: основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня, каждый раздел протокола строится по форме: слушали - выступали - поручить - решили.

4.2.4. Ответственность за правильность составления протокола и его соответствие ходу заседания возлагается на организационный сектор.


5. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан


5.1. Прием, первичная обработка и отправка корреспонденции

1. Прием, отправка служебных документов и обращений граждан, адресованных главе и его заместителям, осуществляется общим отделом.
   

5.1.2. Служебные документы и обращения граждан, лично передаваемые в общий отдел, принимаются только при вскрытых конвертах.

5.1.3. При приеме от нарочных служебных документов на копии документа ставится дата и подпись сотрудника, принявшего документ.

5.1.4. При приеме обращений от граждан при наличии копии обращения на ней, по просьбе гражданина, ставится штамп с указанием даты поступления документа в управу.

5. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Москвы, Московской городской Думы и в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается секретарем управы с последующей передачей в общий отдел (с указанием, какие документы доложены главе в рабочем порядке).
   

Указанная корреспонденция передается в общий отдел в 9.00 следующего рабочего дня.

5.1.6. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее следующего рабочего дня с момента получения.

5.1.7. На служебных документах и обращениях граждан, поступивших в общий отдел до 16.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дата поступления).

На корреспонденции, поступившей после 16.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.

5.1.8. Сотрудники общего отдела распределяют полученную корреспонденцию по адресатам:

• почта главы управы,
  
• почта первого заместителя главы управы,
  
• почта заместителей главы управы,
  
• почта структурных подразделений управы.
  

5.1.9. Входящие и исходящие документы передаются из общего отдела в структурные подразделения управы под расписку в журнале регистрации (с указанием полной фамилии расписавшегося)


5.2. Регистрация документов.

5.2.1. Регистрации в общем отделе подлежат все документы, требующие учета и использования в справочных целях (служебные документы и обращения граждан, обращения, поступившие на личный пейджер главы, электронные письма).

5.2.2. Информация обо всех поступивших документах и их прохождении в аппарате управы регистрируется и заносятся в базу данных (программа «Lotus Notes»).

5.2.3. Работа с обращениями граждан в управе осуществляется на основании Закона города Москвы «Об обращениях граждан», а также данного регламента.

5.2.4. В соответствии с законом под обращениями граждан понимаются изложенные в устной и письменной форме предложения, заявления, жалобы, ходатайства, в том числе коллективные обращения и петиции граждан.

5.2.5. Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти округа или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства, фамилию, имя, отчество обращающихся, их адреса, контактный телефон, дату и личную подпись.

Обращения, в которых отсутствует фамилия, адрес и личная подпись, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.

Не рассматриваются обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

Обращения граждан с просьбой о толковании действующего российского законодательства, законодательства города Москвы возвращаются им без рассмотрения с извещением об органе государственной власти, в компетенцию которого входит толкование федеральных законов и законодательных актов города, в адрес которого им следует обратиться.

5.2.6. Обращения граждан, поступившие по электронной почте, должны содержать наименование органа власти округа или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающихся, почтовый адрес места жительства заявителя, электронный адрес, контактный телефон, дату.

Электронный адрес управы указан на официальном сервере управы (upr_ kuzmin@uvo.mos.ru)

Электронные письма, не содержавшие фамилии и адреса места жительства гражданина, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению, используются для информации.

5.2.7. Обращения граждан, поступившие на личный пейджер главы управы, должны содержать изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающихся, почтовый адрес места жительства заявителя, контактный телефон.

5.2.8. Работа с телефонными обращениями граждан осуществляется секретарем управы.

5.2.9. Устные обращения граждан рассматриваются в тех случаях, когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личности обращающихся известны или установлены.

На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме.

В отдельных случаях, ввиду сложного характера вопросов, поставленных в устных обращениях граждан, либо необходимости дополнительной проверки изложенных в них фактов, должностные лица дают соответствующие распоряжения исполнителям в порядке подчиненности.

Указанные обращения регистрируются и ставятся на контроль, результаты их рассмотрения доводятся до сведения заинтересованных лиц в порядке, установленном законом.

5.2.10. Регистрация в организационном секторе подлежат следующие документы:

0. обращения граждан по телефону на ежедневную и тематическую «Горячие линии»;
   
1. обращения граждан, поступившие в ходе «Прямых эфиров» на кабельном телевидении;
   
2. обращения граждан, поступившие в ходе встреч с жителями;
   

5.2.11. Информация обо всех поступивших документах, их прохождении в аппарате управы регистрируется в соответствующих журналах и заносится в компьютерную базу данных. Порядок и прохождение регистрации обращений определен в соответствии с данным регламентом.


5.3. Оформление резолюций и рассмотрение документов.

5.3.1. Резолюции оформляются на бланках установленного образца.

Бланк резолюции скрепляется с документом.

Резолюция может быть оформлена и на самом документе.

5.3.2. В состав резолюции входят следующие элементы:

0. исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);
   
1. содержание поручения;
   
2. срок исполнения поручения.
   

Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и участия в решении вопроса (при необходимости), а также контроля за ходом исполнения.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, либо им считается лицо, указанное в резолюции первым,

Если срок исполнения в резолюции не указан, это означает, что исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца.

Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает поручение (его подпись расшифровывается на бланке) и датируется.

5.3.3. Кроме руководителя, давшего поручение по исполнению документа, резолюции имеют право подписывать от своего имени заместители данных руководителей или должностные лица, официально их замещающие.

В этом случае в реквизите «подпись» указывается должность и фамилия лица, фактически подписавшего резолюцию.

5.3.4. Право подписи на резолюциях от имени и по поручению руководителей имеют:

0. от имени главы - должностные лица, которым это право предоставлено;
   
1. от имени первого заместителя главы - должностные лица, которым это право предоставлено;
   
2. от имени заместителей - должностное лицо, которому такое право предоставлено заместителями главы.
   

5.3.5. В случае временного отсутствия главы его полномочия по приказу главы осуществляет первый заместитель главы, который выступает в качестве исполняющего обязанности главы.

В этом случае исходящую корреспонденцию из управы подписывает первый заместитель главы, как «исполняющий обязанности главы» с использованием бланков главы.

5.3.6. Право, предоставленное руководителями управы определенным должностным лицам от их имени давать поручения по исполнению документов, должно быть зафиксировано в соответствующих нормативных или организационных документах (регламентах, положениях, должностных инструкциях и т.д.).

5.3.7. Рассмотрение документа в аппарате управы предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции, передачу документа на доклад руководству, подписание, резолюции.

5.3.8. Рассмотрение документа с последующим вводом информации в базу данных (переадресовка) производится не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации документа в общем отделе.


5.4. Оформление исходящих документов.

5.4.1. Исходящие документы (в том числе и инициативные) оформляются на бланках для писем, утвержденных в управе.

2. Право подписи на должностных бланках управы имеют лица, должность которых указана на бланке, а также лица, исполняющие их обязанности.
   

5.4.3. Исходящие документы (в том числе и инициативные) принимаются к отправке в случае направления документа в один адрес - в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе плюс один, на всех экземплярах указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя.

Фамилия и номер служебного телефона исполнителя на документах за подписью главы располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа; на документах за подписью других должностных лиц - в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, во второй части - выводы, предложения, решения и просьбы.

Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко. Печатается текст документа на бланках управы.

Подпись является обязательным реквизитом документа. Право подписи на должностных бланках имеют лица, должность которых указана на бланке, а также лица, исполняющие их обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписыватъ документы с предлогом «за» и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на _______л. в ______экз.

Для ведения «внутренней» переписки бланки документов не применяются. «Внутренней» считается переписка между заместителями главы, структурными подразделениями аппарата управы, а также между должностными лицами названных структур. «Внутренняя» переписка оформляется на листах бумаги формата А4 или А5.

Применение бланков, в том числе и должностных, обязательно при направлении документа в сторонние организации.

Исходящие документы передаются в общий отдел полностью оформленными.

5.4.4. Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.

5.4.5. После исполнения документа исходящим номером ответа по данному исполненному документу является его входящий номер, данный при первичной регистрации.


5.5. Исполнение и контроль исполнения служебных документов и обращений граждан.

5.5.1. В управе подлежат исполнению поручения должностных лиц исполнительной власти округа, города, Правительства России, Администрации Президента РФ, зафиксированные в служебных документах, а также в резолюциях по исполнению служебных документов и обращений граждан.

5.5.2. Исполнение предполагает разработку мер, направленных на осуществление и проведение в жизнь поручений должностных лиц исполнительной власти города, округа, района.

5.5.3. Ответственность за качественное и своевременное исполнение указанных документов и поручений, как содержащихся в них, так и данных по их исполнению, возлагается на должностные лица управы в соответствии с возложенными на них функциями.

5.5.4. Сроки исполнения поручений по служебным документам и обращениям граждан указываются в резолюциях должностных лиц управы.

Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.

Отсутствие указания конкретного срока исполнения в резолюции означает, что исполнение документа предусмотрено в течение 1 месяца.

Если служебный документ, обращение гражданина поставлены на контроль Мэром, Вице-мэром, Правительством, руководителем Аппарата Правительства, префектом, срок исполнения поручений по ним исчисляется от даты поступления (первичной регистрации) документа в Правительство Москвы либо в префектуру ЮВАО и составляет один месяц, если в резолюции не установлен другой срок исполнения. При указании срока в днях отсчет времени, отведенного на исполнение поручения, ведется от даты подписания резолюции.

Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке:

0. поручения с пометкой «незамедлительно» исполняются в течение 1 дня со дня подписания поручения;
   
1. поручения с пометкой «весьма срочно» исполняются не позднее 2 дней со дня подписания поручения;
   
2. поручения с пометкой «срочно» исполняются не позднее 3 дней со дня подписания поручения;
   
3. поручения с пометкой «оперативно» исполняются не позднее 10 дней со дня подписания поручения.
   

Пометки срочности в управе имеют право проставлять глава, первый заместитель главы, заместители главы, руководитель аппарата управы, которые ужесточают срок исполнения поручения путем введения соответствующей пометки.

При постановке пометок срочности вьшеуказанными должностными лицами сотрудники общего отдела обязаны довести до сведения исполнителей информацию о срочном поручении и направить, используя средства оперативной доставки документов, документ исполнителю.

5.5.5. Для всех видов обращений граждан - индивидуальных и коллективных, поданных в письменной форме, если их разрешение не требует продления или принятия безотлагательных мер, устанавливаются единые предельные сроки рассмотрения.

Решения по обращениям граждан принимаются в срок до 1 месяца со дня их поступления и регистрации.

Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно в сокращенные сроки, не позднее 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей раз-решаются в сокращенные сроки - до 15 дней со дня их поступления.

В тех случаях, когда для разрешения предложений, заявлений, жалоб или ходатайства необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их разрешения могут быть в порядке исключения продлены должностными лицами, подписавшими резолюцию, либо лицами, официально их замещающими, но не более чем на 1 месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему обращение.

При этом общий срок рассмотрения обращения не может превышать 2-х месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства.

Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются безотлагательно, остальные - в соответствии с поручениями должностных лиц.

Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока, исчисляемый неделями - в соответствующий день последней недели срока.

Срок, исчисляемый днями, истекает в последний день исполнения обращения.

В случае, если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днём окончания срока считается непосредственно следующий за ним рабочий день.

5.5.6. Корректировка сроков исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании информации (справки) ответственного исполнителя.

Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то ответственным исполнителем готовится справка на имя должностного лица, подписавшего резолюцию, с обоснованием необходимости продления срока, и не позднее, чем за 4 дня до истечения срока исполнения предоставляется в общий отдел.

5.5.7. Исполненными считаются служебные документы и обращения граждан, по которым рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и корреспондентам даны исчерпывающие ответы.

5.5.8. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в поручении первым.

Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных исполнителей (знак +), принимает участие в работе над документом при необходимости (п.5.3.2).

5.5.9. Соисполнители не позднее, чем за пять дней до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.

Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

5.5.10. Ответы из организаций и структурных подразделений по исполнению документов, зарегистрированных в общем отделе, должны направляться в этот же отдел в целях осуществления контроля за ходом и результатом исполнения документов.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие в управу, могут быть даны как в письменной, так и в устной форме (если такая форма ответа устраивает заявителя).

При устном ответе делается запись об этом на письме заявителя или запиской к письму о закрытии в дело. Ответы на служебные документы даются, как правило, в письменном виде.

Подлинники документов, направленные исполнителю, возвращаются в общий отдел вместе со справками-ответами.

5.5.11. Ответы из организаций и структурных подразделений управы по исполнению документов, зарегистрированных в канцелярии, должны направляться в канцелярию в целях осуществления контроля хода и результатов исполнения документов.

Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений главы управы должны подписываться руководителями структурных подразделений управы, подведомственных организаций, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности, и представляться в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня регистрации документа в управе, если срок не был указан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие в управу, могут быть даны как в письменной, так и в устной форме (если такая форма ответа устраивает заявителя).

При устном ответе делается запись об этом на письме заявителя или запиской к письму о закрытии в дело. Ответы на служебные документы даются, как правило, в письменном виде.

Подлинники документов, направленные исполнителю, возвращаются в канцелярию вместе со справками-ответами.

Отметка об исполнении документа и направление его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении, подпись исполнителя (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова «В дело», дата, подпись должностного лица, чье поручение выполнялось.


5.6. Порядок рассмотрения обращений Депутатов.

При обращении депутата в управу района должностные лица управы обеспечивают депутата информацией по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, консультациями специалистов, безотлагательно предоставляют ему необходимую информацию и документацию. Доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, осуществляется в соответствии с действующим законом о государственной тайне.

В случае необходимости проведения в связи с обращением дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов глава управы и должностные лица обязаны сообщить об этом члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в трехдневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации не позднее 30 дней со дня получения обращения.

Обращения Московской городской Думы, Муниципального Собрания, депутатской комиссии, рабочей группы или фракции, конкретного депутата в управу района и к должностным лицам исполнительной власти рассматриваются в месячный срок с момента получения обращения, а в случае указания в обращении на нарушение законодательства должностные лица управы района незамедлительно принимают меры для устранения нарушения и привлечения виновных к ответственности.


5.7. Порядок рассмотрения парламентского и Депутатского запросов.

5.7.1. Парламентский запрос.

Совет Федерации, Государственная Дума вправе направить парламентский запрос руководителям органов исполнительной власти города по вопросам, входящим в их компетенцию.

Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее, чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.

Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.

5.7.2. Депутатский запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

Член Совета Федерации, депутат Государственной Думы (инициатор запроса) вправе направить запрос руководителям органов исполнительной власти города по вопросам, входящим в его компетенцию.

Запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы направляется ими самостоятельно и не требует оглашения на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.

Должностное лицо, которому направлен запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее, чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.

Инициатор запроса имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им в запросе вопросов, в том числе на закрытых заседаниях соответствующих органов, с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством.

О дне рассмотрения поставленных в запросе вопросов инициатор запроса должен быть извещен заблаговременно, но не позднее, чем за 3 дня до дня заседания соответствующего органа.

Ответ на запрос должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.

5.7.3. Депутатский запрос депутата Московской городской Думы.

Депутатский запрос депутата Московской городской Думы - особая форма обращения депутата (групп депутатов), которое в письменной форме вносится на заседание Московской городской Думы.

Запрос депутата городской Думы оформляется на специальном бланке и должен содержать фразу: «Запрос сделан на заседании Московской городской Думы (число, месяц, год)», удостоверенную подписью председательствующего на данном заседании.

Запрос должен быть подписан автором (авторами) запроса.

Орган исполнительной власти или должностное лицо, к которому обращен запрос депутата Московской городской Думы, должны дать ответ на него в письменной форме не позднее, чем через 15 дней со дня его получения или в иной, установленный Думой срок.

5.7.3.1. Депутатский запрос депутата муниципального Собрания.

Депутатский запрос депутата муниципального Собрания — особая форма обращения депутата (групп депутатов), которое в письменной форме вносится на заседание районного собрания.

Запрос депутата муниципального Собрания оформляется на специальном бланке и должен содержать фразу: «Запрос сделан на заседании муниципального собрания (число, месяц, год)», удостоверенную подписью председательствующего на данном заседании. Запрос должен быть подписан автором (авторами) запроса.

Орган исполнительной власти или должностное лицо, к которому обращен запрос депутата муниципального Собрания, должны дать ответ на него в устной форме (на заседании Собрания) или в письменной форме не позднее, чем через 15 дней со дня его получения.

5.7.4. Наименование органов исполнительной власти города, организаций, структурных подразделений Аппарата Мэра и Аппарата Правительства и должностных лиц - исполнителей заданий.

Наименование органов исполнительной власти города пишется в строгом соответствии с их учредительными документами, например: Московский земельный комитет, Комитет по архитектуре и градостроительству города Москвы, Московский комитет по делам о несостоятельности (банкротстве). Запрещается самовольно изменять наименования органов и употреблять их в тексте, например: Земельный комитет, Комитет по архитектуре, Комитет по банкротству и т.д.

Официальные наименования органов исполнительной власти города пишутся с прописной буквы. При повторном использовании в тексте проекта только организационно-правовой формы органа (организации) употребляется строчная буква, например: комитет (при первоначальном упоминании в тексте: Комитет по культуре), департамент (при первоначальном упоминании: Департамент образования города Москвы).

Названия органов и организаций во множественном числе и используемые не в качестве имени собственного пишутся со строчной буквы, например: департаменты и комитеты города Москвы.

Сокращенные наименования органов исполнительной власти города применяются только в случае их приведения в положениях, т.е. официально утвержденные, например: Москомзем, Москомрегистрация, Москомспорт.

Наименование организационно-правовой формы организации пишется:

0. с прописной буквы, если оно является частью официального наименования или начинается со слова «государственный», например: Государственное унитарное предприятие развития Московского региона, Государственное унитарное предприятие по ремонту и капитальному строительству «Ремикс», Государственное лечебное учреждение «Городская клиническая больница №1»;
   
1. со строчной буквы, если оно состоит из родового наименования и наименования, ставшего именем собственным и заключенного в кавычки, например: открытое акционерное общество «Холдинговая компания «Главмосстрой», общество с ограниченной ответственностью «Гермес-Атлант».
   

С прописной буквы пишутся:

0. Правительство Москвы;
   
1. наименования комплексов городского управления, например: Комплекс архитектуры, строительства, развития и реконструкции города Правительства Москвы;
   
2. наименования управлений, отделов и приравненных к ним подразделений, входящих в структуру Аппарата Мэра и Правительства Москвы, например: Управление по организации работы с документами Правительства Москвы, Правовое управление Правительства Москвы, Протокольный отдел Правительства Москвы, Приемная Правительства Москвы;
   
3. наименования постоянно действующих комиссий, например: Комиссия Правительства Москвы по чрезвычайным ситуациям;
   
4. наименования советов, выполняющих функции органа по обеспечению деятельности органов и должностных лиц исполнительной власти, например: общественно-экспертный совет по малому предпринимательству при Мэре и Правительстве Москвы, Совет по вопросам развития местного самоуправления в городе Москве, Совет старейшин при Мэре Москвы.
   

Со строчной буквы пишутся:

0. наименования отделов и секторов, входящих в структуру управлений и отделов Аппарата Мэра и Правительства Москвы, и приравненных к ним структурных подразделений, например: сектор приема и отправки корреспонденции Управления по организации работы с документами Правительства Москвы, информационно-аналитическая группа Отдела информации Правительства Москвы;
   
1. наименования временно действующих комиссий, например: комиссия по разработке предложений о...;
   
2. наименования советов, являющихся рабочими органами каких-либо структур, например: научно-технический совет Комитета...;
   
3. наименования организационных комитетов, рабочих групп и т.д.
   

С прописной буквы пишутся наименования должностей:

0. Мэр Москвы;
   
1. Вице-мэр Москвы.
   

Со строчной буквы пишутся все должности руководителей органов исполнительной власти города, организаций, структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, должностных лиц исполнительной власти города (кроме Мэра Москвы, Вице-мэра Москвы), например: первый заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководитель Аппарата Мэра Москвы, советник Мэра Москвы, руководитель Департамента финансов г. Москвы, начальник Правового управления Правительства Москвы, заведующий Приемной Правительства Москвы.


6. Контроль за исполнением служебных документов и писем граждан


6.1. Контролю исполнения служебных документов и писем граждан подлежат служебные документы и письма граждан, поставленные на контроль руководителями Правительства Москвы, префектуры, управы (в резолюции) «Контроль» и «Особый контроль».

6.2. Документы считаются исполненными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы и сообщено об этом корреспонденту или заявителю.

6.3. Документы снимаются с контроля лицами, поставившими их на контроль.

6.4. Рассмотрение письменных обращений граждан.

6.4.1. Все письменные обращения граждан, поступающие в управу, регистрируются в канцелярии и передаются в соответствии с резолюцией главы управы, заместителей главы управы в структурные подразделения управы только через канцелярию.

6.4.2. В управе района ведется учет поступивших обращений граждан, осуществляется контроль их прохождения и исполнения. Все поступающие в управу обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их поступления и регистрации (Закон города Москвы «Об обращениях граждан» ст.8), если конкретный срок не установлен главой управы или заместителями главы управы. Ответственность за своевременное и полное рассмотрение обращений граждан возлагается на руководителей структурных подразделений управы.

6.4.3. Повторными считаются документы, поступившие в управу по одному и тому же вопросу из одной организации или от одного и того же частного лица (группы лиц) в течение года, считая от даты первичной регистрации документа в управе, и если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также если первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении, не удовлетворило заявителя или организацию.

6.4.4. Запрещается направлять на рассмотрение жалобы тем должностным лицам, действия (бездействие) которых обжалуется.

6.4.5. В тех случаях, когда рассмотрение вопросов, поставленных автором обращения, требует дополнительного времени для их решения, исполнитель обязан дать промежуточную справку на имя руководителя управы, чья резолюция была первоначально, с просьбой установления нового конкретного срока с уведомлением об этом автора обращения. Если обращение поступило в управу не по адресу, то оно пересылается по назначению с обязательным уведомлением об этом автора обращения.

6.4.6. По итогам рассмотрения письма составляется справка-ответ на имя главы управы или его заместителей, давшего поручение по рассмотрению обращения. Ответы-справки оформляются на бланках главы управы и его заместителей, а также на бланках управы района.

6.4.7. Ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении:

0. что, когда и кем сделано или будет делаться;
   
1. в случае, если ранее по обращениям гражданина не было принято необходимых мер, должен быть определен виновный, а также сообщено, какое наказание он понес за это, и дана информация, какие меры в настоящее время приняты.
   

6.4.8. Если исполнение поручения по обращению гражданина невозможно в установленные сроки, то в ответе необходимо указать конкретную дату - реальный срок исполнения, в который будет представлен дополнительный ответ. О продлении сроков исполнения поручения и причинах продления в обязательном порядке сообщается заявителю.

Необходимо иметь ввиду следующее: если в ответе будет сообщено лишь о предлагаемых действиях по решению вопросов, поставленных гражданами в своих обращениях, документ с контроля снят не будет до момента принятия окончательного решения и конкретной информации о принятых мерах.

6.4.9. Если просьбу (жалобу) невозможно удовлетворить, то ответ должен содержать аргументированный отказ (с ссылками на статьи соответствующего Закона или другого нормативного документа).

6.4.10. В ответе в организацию, давшую поручение, должно указываться, кем, когда и в какой форме (письменно или по согласованию с автором устно) дан ответ гражданину.

При ответе на коллективное обращение необходимо указать фамилию и адрес лица, которому был дан ответ.

В случае коллективных обращений граждан с большим количеством подписей, а также по письмам, в которых затронуты интересы значительных групп населения либо ставится под сомнение авторитет органов власти, необходимо информацию о рассмотрении такого рода обращений доводить до возможно большего числа граждан через СМИ, собрания жителей и другие формы общения с населением.

6.4.11. Ответ в вышестоящую организацию подписывается руководителем либо лицом, официально его замещающим.

Ответы в вышестоящие органы подписываются главой управы.

6.4.12. В ответе указывается:

0. название организации (фамилия должностного лица), давшей поручение, которой направляется ответ;
   
1. дается ссылка на регистрационный номер организации;
   
2. указывается дата отправки и исходящий номер;
   
3. фамилия и телефон исполнителя;
   

В ответе заявителю (если он не дается одновременно в копии с ответом в организацию) указывается: «В связи с Вашим обращением в адрес Мэра Москвы (Президента России, Правительства Москвы, префектуру и т.п.) сообщаем...».

6.4.13. На основании анализа, проводимого ежеквартально по обращениям граждан и служебным документам, канцелярией управы готовится отчет и направляется в сектор по работе с обращениями граждан и юридических лиц префектуры.

6.4.14. Руководитель аппарата управы имеет право вносить руководству управы предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности и депремировании сотрудников, не обеспечивающих своевременное выполнение поручений главы управы, вышестоящих организаций по обращениям граждан и служебным документам.

7. Организация приема граждан и представителей организаций
   

7.1. Организация приема населения в управе возложена на специалиста приемной.

7.2. Прием граждан осуществляется лично главой управы и заместителями главы управы по вопросам, входящим в их компетенцию.

7.3. Прием осуществляется по графику, утверждаемому главой управы ежегодно. Согласно графику глава управы и заместители главы управы проводят прием населения еженедельно. При совпадении дня приема с праздничным или нерабочим днем прием переносится на другой день по дополнительному согласованно с руководителем. За информирование населения о переносе дня приема несет ответственность главный специалист по оргработе.

4. На прием к главе управы и его заместителям записываются граждане, проживающие в районе, а также представители организаций, расположенных или зарегистрированных на территории района, если их вопрос может быть решен на уровне района. Гражданин вправе обращаться в приемную лично или через своих представителей, уполномоченных в установленном законом порядке.
   

7.5. Если заявитель не согласен с полученным ответом, с тем, как решается вопрос, или в его деле открылись новые обстоятельства, он вправе обратиться на прием повторно.

7.6. Если заявитель не удовлетворен беседой с заместителем главы управы, он вправе записаться на прием к главе управы, но только после получения официального ответа на обращение.

7.7. Если заявитель не имеет на руках ответов на обращения к заместителю главы управы, если он туда не обращался, но настаивает на встрече с главой управы, он записывается на прием по настоятельному требованию.

7.8. Предварительная беседа с гражданами и представителями организаций проводится специалистом приемной.

7.9. Помимо записи на прием, начальник отдела оказывает гражданам консультативно-правовую помощь.

7.10. Каждое обращение гражданина в приемную регистрируется (кроме обращений по телефону).

7.11. Специалист приемной отвечает за документальное обеспечение приема.

7.12. Делопроизводство по приему производится в компьютерной программе «Устные обращения граждан».

7.13. Поручения, данные главой управы и его заместителями, регистрируются и направляются исполнителям не позднее следующего дня после приема.

7.14. Каждое поручение должностного лица, проводившего прием, ставится на контроль.

7.15. Контроль исполнения поручений, данных во время приема, осуществляется должностным лицом, ведущим прием.

Непосредственный контроль исполнения поручений, данных во время приема, осуществляется специалистом приемной.

7.16. Поручение, данное должностным лицом по обращению гражданина (представителя организации), должно исполняться в 30-дневный срок со дня регистрации, если поручением не установлен другой срок.

7.17. Продление сроков исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения. О продлении срока исполнения поручения гражданин должен быть поставлен в известность в обязательном порядке.

7.18. Справки-ответы исполнителей анализируются специалистом приемной и докладываются должностному лицу. В случае, если поступившая от исполнителей информация не отвечает предъявленным требованиям, документы повторно направляются с поручением для рассмотрения по существу вопроса.

7.19. Специалист готовит ежеквартальные и годовые отчеты о проделанной работе, анализирует итоги данной работы, принимает непосредственное участие в работе по подготовке материалов к заседаниям коллегии управы.

7.20. В приемной формируются дела по обращениям граждан, которые хранятся в приемной 3 года, после чего сдаются в архив управы.


8. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения


8.1. Работа с документами, отнесенными к категории ограниченного распространения, определяется настоящим Регламентом управы.

8.2. Необходимость постановки грифа «Для служебного пользования» или «ДСП» определяется, как правило, на стадии создания проекта документа.

8.3. Должностные лица управы, принявшие решение об отнесении служебной информации, зафиксированной в документе, к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

8.4. На документах и их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется гриф "Для служебного пользования" или "ДСП".

8.5. При подготовке документа определяется количество экземпляров данного документа. Каждый экземпляр документа нумеруется и отправляется соответствующему адресату.

8.6. Документированная информация для служебного пользования без санкций должностного лица управы, установившего режим ограниченного распространения для конкретного документа, не подлежит разглашению (распространению):

0. для сотрудников структурных подразделений управы, не входящих в список рассылки, снятие копий, а также выписки из документов с грифом «ДСП» производятся по разрешению должностного лица управы, подписавшего документ, либо руководителя аппарата управы (по служебным документам);
   
1. для сторонних организаций снятие копий производится на основании письменных запросов этих организаций и по разрешению должностного лица, подписавшего документ, либо руководителя аппарата управы.
   

8.7. Снятие грифа «Для служебного пользования» производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации. Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранением документов.


9. Оформление служебных документов

9.1. Общие требования к оформлению документов

Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются органами исполнительной власти города Москвы и в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе настоящего регламента.

Правила оформления проектов распорядительных документов Мэра Москвы, членов Правительства Москвы изложены в п. 3.2.2. Регламента Правительства Москвы.

Документы главы, заместителей главы оформляются на бланках документов утвержденного образца(кроме «внутренней» переписки) и должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в установленном порядке.

Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в текстовом редакторе «Word for Windows» (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифтов Times New Roman размером 12 – 14 кеглей, одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через 12.7 мм от границы левого поля документа.

Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:

20 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

20 – нижнее.

9.1.1. При оформлении писем на имя Мэра Москвы за подписью членов Правительства бланки документов не применяются, при этом в подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.

Переписка между членами Правительства Москвы может осуществляться как с использованием бланка письма, например, когда член Правительства Москвы является одновременно руководителем органа исполнительной власти города Москвы, так и без использования бланка. В последнем случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица подписавшего документ.

9.1.2. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью главы, заместителя главы в сторонние организации, и при направлении в адрес главы, заместителей главы.

При переписке между органами исполнительной власти города Москвы, а также между структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органами исполнительной власти города Москвы применение бланков документов обязательно.

9.1.3. Допускается использование бланков документов главы, управы, изготовленных только типографским способом.


9.2. Реквизиты документов.

Обязательными реквизитами документов являются: наименование организации (должностного лица) - автор документа, название вида документа (кроме писем), дата и индекс документа, текс, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

Реквизиты документов отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

9.2.1. Наименование организации (должностного лица) – автора документа приведено на бланках управы.

9.2.2. Наименование вида документа указывается на всех документах (распоряжение, приказ, заявление, справка и т.д.), кроме служебных писем.

9.2.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

- дата подписания и регистрации – для распорядительных и служебных документов;

- дата составления (принятия решения) – для протоколов заседаний совещаний.

Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит «дата документа» печатается от границы левого поля и на расстоянии 30 - 40 мм от верхнего края листа.

9.2.4. Индекс документа – это порядковый номер для, распоряжений, протоколов приказов; для писем, поручений и служебной корреспонденции – это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Проставляется в специально обозначенном месте бланка документа – на уровне и после реквизита «дата документа».

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.

9.2.5. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «о чем?».

Печатается от границы левого поля, под реквизитами «дата и регистрационный номер документа» или «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» (на документах-ответах). Длина заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.

9.2.6. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу.

Наименование органа исполнительной власти города Москвы, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата – в дательном. При этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются пред фамилией, например:


Префектура ЮВАО г. Москвы

Руководителю аппарата

В.В.Жукову


Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:


Начальнику ОВД района

Кузьминки

В.А.Власюку


При адресовании документа физическому лицу инициалы указываются после фамилии.


Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно, например:


Руководителям предприятий


При адресовании документа должностному лицу исполнительной власти города наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенном в распорядительном документе о назначении на должность, например: первый заместитель префекта, глава управы района. При направлении документа нескольким адресатам, но не более четырех, они все указываются в документе один под другим без слова «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен на бланке и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, отмечается. Если документ отправляется как ответ, то первым адресатом указывается автор инициативного письма.

При направлении документа в более чем в четыре адреса, документ размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов.

При адресовании документа Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, Мэру Москвы одновременное его адресование другим должностным лицам не допускается.

В состав реквизита «адресат» должен входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок написания:

- почтовый индекс.

- страна (для международных почтовых отправлений);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- наименование адресата (наименование организации или при адресо-

вании документа физическому лицу – фамилия, имя, отчество);


Например:


109443, г. Москва,

Волгоградский пр-т,

96, корп. 3


Управление социальной

защиты населения

«Кузьминки»


Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы, должностным лицам государственной власти Российской Федерации и органы, должностным лицам государственной власти города Москвы (Московская городская Дума, Правительство Москвы, органы исполнительной власти города). Реквизит «адресат» печатается на расстоянии не менее 110 мм от левого края листа бумаги и на 20 - 40 мм от его верхнего края (при угловом расположении реквизитов). На бланках с продольным расположением реквизитов адресат печатается на 10 - 20 мм ниже разделительной полосы между реквизитами бланка. Допускается выделение реквизита «адресат» жирным шрифтом.

9.2.7. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части – выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст документов допускается подразделить на разделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.

При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая», например:

Уважаемый Иван Иванович!


При адресовании документов в иные организации допускается также обращение с использованием слов «господин», например:


Уважаемый господин Иванов!

Или

Господин Иванов!

В конце текста перед подписью можно проставление слов «С уважением» (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).

Одновременно использование слов «уважаемый» и «с уважением» не рекомендуется.

При оформлении документа на двух более страницах, вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

9.2.8. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на _______ л. в _______ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, а также указанием адресов, в которые приложение направляется, например:

Приложение:

1. Копия распоряжения Правительства Москвы от 28 января 2004 г. № 70-РП «Об Аппарате Мэра и Правительства Москвы» и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о документообороте в Аппарате Мэра и Правительства Москвы за второй квартал 2005 г. на 5 л. в 2 экз., в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля документа, через 1 строку после текста документа.

9.2.9. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности указывать не нужно), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например: