Geum.ru

Назначение и область применения программы 9 Служебные совещания 10 Виды служебных совещаний 10 Типовые недостатки в организации и проведении совещаний 11 Требования к результативным совещаниям 14

Вид материалаРуководство пользователя

Содержание


Назначение и область применения программы
Служебные совещания Виды служебных совещаний
Типовые недостатки в организации и проведении совещаний
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13

Назначение и область применения программы



Программа «АМ-УСП» предназначена для автоматизации процессов организации, подготовки и проведения совещаний, а также контроля исполнения принятых на них поручений. Программа может использоваться для информационной поддержки совещаний, проводимых в рамках предприятия, его подразделений или рабочих групп, а также на уровне нескольких предприятий, организаций или других структур.

Программа может быть использована для поддержки широкого спектра совещаний различных видов, включая служебные, производственные, информационные, координационные, оперативные, совещания научно – технических советов, проблемные совещания, смешанные и комбинированные совещания и т.д.

В программе предусмотрены режимы однопользовательской и сетевой работы. В первом случае программа ориентирована на небольшие структуры и используется лицом, проводящим совещания или его секретарем. Сетевой вариант предназначен для более крупных структур и обеспечивает поддержку большого числа пользователей, включая руководителя совещания, секретаря или помощника руководителя, приглашенных участников и других лиц, причастных к повестке дня совещания.

Атрибутами совещания являются повестка дня, перечень участников, руководитель и секретарь совещания, время и место проведения совещания. Результаты совещания оформляются в протоколе, отражающем ход рассмотрения и принятые решения по вопросам и поручениям повестки дня.

Программа обеспечивает для данной организации одновременное ведение множества протоколов различных совещаний (например, на уровне компании, отдельных подразделений, временных рабочих групп и т.д.).

Программа настроена на определенные структуры записей по повестке дня, по параметрам вопросов и поручений, по форматам протокола и отчетов и т.д., обеспечивающие поддержку широкого спектра видов совещаний. При этом, в случае необходимости, программа может быть доработана по запросам пользователей, для конкретного применения у заказчика.

В программе «АМ-УСП» повестка дня каждого совещания может содержать одну или несколько тем, по каждой теме можно задать один или несколько вопросов, а также сформировать одно или несколько поручений участникам совещания или другим исполнителям. По каждому совещанию, в соответствии с указанной структурой повестки дня, создается и распечатывается протокол совещания.

Программу, в первую очередь, следует рассматривать как средство организации и поддержки коллективной деятельности на всех уровнях менеджмента компании, а не только считать инструментом административного контроля (каковым она также является).

  1. Служебные совещания

    1. Виды служебных совещаний



Существует множество различных критериев классификации совещаний (по целям, характеру рассматриваемых вопросов, степени участия сотрудников, периодичности проведения и т.д.). Мы будем рассматривать далее совещания как характерный для большинства предприятий и организаций производственной сферы, коммерции, науки, государственного и местного управления постоянно действующий институт выработки, принятия и контроля исполнения управленческих решений.

Такие совещания носят различные названия (служебные, производственные, деловые). При этом, с точки зрения целей и тематики рассматриваемых вопросов, они разделяются на инструктивные (информационные), оперативные (диспетчерские) и проблемные (ситуационные).

Цель инструктивных совещаний – доведение информации, сведений и распоряжений "сверху вниз" по схеме управления до исполнителей, организация их выполнения, с распределением поручений, соответствующим инструктажем и разъяснениями особенностей задач, установкой сроков и результатов выполнения поручений совещания.

Цель оперативных (диспетчерских) совещаний - получение информации о текущем состоянии дел, при этом информация обычно поступает "снизу вверх", в виде отчетов о ходе выполнения планов, решения вопросов исполнения поручений. После обсуждения положения дел на совещании принимаются соответствующие решения с поручениями исполнителям по обеспечению деятельности предприятия.

Цель проблемных совещаний заключается в коллективном анализе участниками совещания сложной ситуации, проблемы, стоящей перед компанией и выработке наилучших решений по этим проблемам, с последующей организацией исполнения и контролем принятых решений.

Практика показывает, что обычно на служебных совещаниях в повестке дня рассматриваются вопросы, характерные для различных видов совещаний. Кроме того, следует отметить, что в повестке дня на совещаниях всех видов неизбежно, в фоновом режиме, обсуждаются и находят разрешение различные текущие вопросы по обеспечению повседневной деятельности предприятия и координации взаимодействия его подразделений и исполнителей.


    1. Типовые недостатки в организации и проведении совещаний



Если внимательно и объективно рассмотреть вопросы, связанные с организацией и проведением совещаний, то даже в лучших компаниях можно обнаружить различные недостатки, трудности, незапланированные издержки, ведущие, в конечном итоге, к растрате рабочего времени участников совещаний, вносящие дезорганизацию и снижающие общую эффективность компаний.

К числу таких недостатков (источников потерь) относятся:
  • Совещания заранее не планируются, отсюда несвоевременное оповещение участников
  • Отсутствие понятного участникам порядка при формировании повестки дня совещаний
  • Повестка дня не привязана к стратегическим целям, планам и актуальным проблемам организации
  • Отсутствие материалов или запоздалое ознакомление участников с материалами совещания
  • Систематическая неготовность участников к работе на совещании, потери времени при неподготовленных вопросах
  • Неудовлетворительная организация совещаний, неявки и опоздания участников, частое превышение времени совещаний
  • Перекосы совещаний в сторону излишней формализации, так и в направление вольной дискуссии, переходящей в самотек
  • Потеря фокуса обсуждения в ходе совещаний, необоснованные отклонения от повестки дня
  • На совещаниях не фиксируются обсуждавшиеся вопросы, не принимаются решения и не выдаются поручения, идут только разговоры
  • Не ведется протокол совещаний или протокол готовится по памяти, после совещания
  • Решения и поручения выдаются устно, без протоколирования
  • Возникают искажения в протоколах по сравнению с реальными решениями на совещании
  • Различное субъективное толкование участниками совещаний принятых решений и сферы ответственности исполнителей
  • Не анализируются результаты совещаний, не контролируется исполнение поручений
  • Не ведется история вопросов, всплывают заново темы, которые ранее уже обсуждались и решения вроде бы принимались…
  • На совещаниях просматриваются взаимные обвинения вместо дружной работы и взаимопомощи
  • После совещания ничего не происходит, поговорили и забыли, решения совещаний не преобразуются в действия
  • Участники совещаний зачастую не высказываются о реальном положении дел, пытаются снять с себя ответственность и т.д.
  • Не фиксируются особые мнения участников при принятии решений
  • Нет оценки качества проводимых совещаний, нет и предложений от участников по их совершенствованию
  • ………………………………………………..


Надо надеяться, что всей перечисленной россыпи проблем невозможно встретить в пределах одной компании, хотя список недостатков может быть и продолжен. Следует отдавать себе отчет в том, что не все из них могут быть устранены с помощью средств автоматизации и что за руководством, менеджментом компании, совершенно очевидно, остается полная ответственность за организацию и проведение совещаний, даже без всяких систем управления.

Более того, совещания как площадка для встреч сотрудников и обсуждения актуальных вопросов развития компании, как метод активации способностей и консолидации персонала, как важнейший инструмент менеджмента, являются неотъемлемой составляющей управленческой культуры в организациях, несмотря на наличие электронной почты, телефонов и компьютерных систем.

Хорошие совещания экономят общее время менеджеров и в целом повышают эффективность фирмы, действуя, как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании. Без сознательно спланированных и подготовленных совещаний рабочее время, и в существенно большем объеме, будет неизбежно затрачено на спонтанные индивидуальные и групповые встречи менеджеров, своего рода «микросовещания», для решения (частичного, половинчатого) все тех же вопросов. Поэтому без совещаний не обойтись, только их надо сделать более результативными.

Компьютерная система управления совещаниями может снять с менеджмента большинство рутинных функций, систематизировать процессы и информацию, сделать более прозрачным ход совещаний, содействовать четкому решению поставленных вопросов и исполнению поручений в интересах достижения целей и реализации планов компании, быстрее выявлять и устранять проблемы, снижающие эффективность совещаний. А эта помощь будет существенной, и, мы надеемся, после внедрения программы - необходимой.