Назначение и область применения программы 9 Служебные совещания 10 Виды служебных совещаний 10 Типовые недостатки в организации и проведении совещаний 11 Требования к результативным совещаниям 14

Вид материала

Руководство пользователя

Содержание Требования к результативным совещаниям Преимущества эффективных совещаний

Подобный материал:

• Инструкция по организации проведения совещаний с использованием Outlook и SharePoint, 24.87kb.
• Сжатие файлов и программы архиваторы. Служебные программы. Назначение, виды. Выполнение, 673.92kb.
• Планирование работы управы Проведение оперативных совещаний в управе Проведение совещаний, 761.67kb.
• Проведение совещаний цели, 67.66kb.
• Вработе сессии и совещаний высшего уровня принял участие Председатель Статкомитета, 391.5kb.
• О проведении выездных семинаров-совещаний в районах Республики Марий, 35.43kb.
• Список экзаменационных вопросов по дисциплине «Специальные виды литья», 21.78kb.
• О проведении совещаний, 14.89kb.
• Информация о проведении межведомственной комплексной операции «Подросток» в 2011 году, 240.55kb.
• 1. назначение и область применения документа, 854.98kb.

Требования к результативным совещаниям

Очевидно, что каждое совещание требует определенных затрат, включая рабочее время участников, помещения, обслуживания и т.д. Очевидно также, что у каждого совещания есть своя цена, поскольку участники совещаний отрываются на это время от основной деятельности и вследствие этих регулярных затрат, совещания, как институт управления, достаточно дорого обходятся предприятию. В совещаниях отражается культура предприятия, особенности повестки дня, индивидуальная манера его руководителя и т.д. Однако специфика конкретных предприятий не должна затенять общие принципы и условия организации совещаний, выработанные наукой и практикой менеджмента.

К числу устоявшихся и проверенных практикой требований по организации результативных совещаний относятся:

• Совещания должны быть подготовленными в части целей, тематики, участников, их проведение заблаговременно планироваться на достаточно длительный период (месяц, квартал, год);
  
• Для каждого совещания должна быть задана повестка дня, определяющая цель, тематику и рассматриваемые вопросы;
  
• У каждого совещания должен быть руководитель (лицо, проводящее совещание), секретарь, контролирующий ход и формирующий протокол совещания и участники, ответственные за вопросы и поручения повестки дня;
  
• Все участники должны быть заблаговременно информированы о дате, времени и месте совещания, о повестке дня, а также обеспечены, при необходимости, материалами по рассматриваемым вопросам;
  
• По ходу совещания должен вестись протокол, в котором должны фиксироваться результаты рассмотрения вопросов и поручения исполнителям по повестке дня;
  
• По завершении совещания протокол должен быть утвержден и направлен всем участникам, с указанием даты, времени, места и участников следующего совещания;
  
• Исполнение выданных на совещании поручений должно контролироваться, отклонения от сроков своевременно выявляться и анализироваться, а исполнительская дисциплина сотрудников должна измеряться и систематически оцениваться;
  
• Протоколы совещаний, ход решения вопросов и исполнения поручений, материалы совещаний должны накапливаться в базе данных для последующих обращений с целью анализа истории и поиска прецедентов в решении вопросов;
  
• Для стабильного исполнения процессов подготовки и проведения совещаний необходимо (весьма желательно) руководствоваться регламентом управления совещаниями, утвержденным руководством компании.
  

Эти условия скорее являются необходимыми, но далеко не достаточными для эффективных совещаний. Без того, что называют корпоративной культурой, совещания действительно могут стать, как утверждает менеджерский фольклор, «хорошей заменой работы».

Атмосфера конструктивного взаимодействия и творческого поиска, уважение и внимание участников друг к другу, высокие нормы поведения и другие, не поддающиеся информатизации человеческие факторы способны создать (с помощью автоматизации) из заурядных рутинных мероприятий, коими зачастую бывают совещания, практический, безотказный и результативный институт управления компанией.

4. Преимущества эффективных совещаний

№ п/п	Достоинства	Что получает компания от хороших совещаний
1	Экономия рабочего времени	Существенное сокращение расходов времени и трудозатрат участников на служебные совещания
2	Выработка эффективных решений	Консолидация интеллектуальных сил компании, оперативный и всесторонний учет обстановки, предложение различных вариантов оптимальных управленческих решений
3	Распределение обязанностей	Объективный учет возможностей сотрудников, гласное распределение работ, открытое обсуждение цепочек исполнения работ, раннее выявление проблем
4	Координация деятельности	Своевременное обнаружение рассогласований и нарушений, объективная оценка обстановки и выработка наилучших решений
5	Информационное равенство, единый источник правды	Взаимное информирование, исключение слухов как основы управленческих решений, превращение совещаний в единый (но не единственный!) источник правды о реальном положении дел
6	Обучение, использование передового опыта	Обучение и повышение квалификации сотрудников, учет, накопление, передача и распространение передового опыта, управление знаниями, внедрение новых технологий