Назначение и область применения программы 9 Служебные совещания 10 Виды служебных совещаний 10 Типовые недостатки в организации и проведении совещаний 11 Требования к результативным совещаниям 14

Вид материала

Руководство пользователя

Содержание Область применения программы «АМ-УСП» Круг пользователей программы «АМ-УСП» Порядок развертывания системы «АМ-УСП» Масштаб применения программы «АМ-УСП» Поддержка системы совещаний в программе «АМ-УСП» Эффективность использования программы Приложение №1. Сводная таблица функций программы Контактная информация

Подобный материал:

• Инструкция по организации проведения совещаний с использованием Outlook и SharePoint, 24.87kb.
• Сжатие файлов и программы архиваторы. Служебные программы. Назначение, виды. Выполнение, 673.92kb.
• Планирование работы управы Проведение оперативных совещаний в управе Проведение совещаний, 761.67kb.
• Проведение совещаний цели, 67.66kb.
• Вработе сессии и совещаний высшего уровня принял участие Председатель Статкомитета, 391.5kb.
• О проведении выездных семинаров-совещаний в районах Республики Марий, 35.43kb.
• Список экзаменационных вопросов по дисциплине «Специальные виды литья», 21.78kb.
• О проведении совещаний, 14.89kb.
• Информация о проведении межведомственной комплексной операции «Подросток» в 2011 году, 240.55kb.
• 1. назначение и область применения документа, 854.98kb.

Область применения программы «АМ-УСП»

1. Круг пользователей программы «АМ-УСП»

Программа ориентирована на самых важных лиц – руководство предприятий. В этом ее и сила и слабость. Сила – если руководитель, который проводит совещания, сам владеет компьютером и прямо отслеживает повестку дня, принимает решения и выдает поручения непосредственно в системе. Или так действует от лица руководителя его секретарь. С помощью такого импульса участники совещаний (кем бы они ни были по должности) также быстро начинают работать с компьютером, непосредственно с программой «АМ-УСП». Все приходит в движение и эффективность системы не замедлит проявиться.

Слабость в том, что в ряде случаев окружение первого лица (секретари, советники, помощники), а иногда и представители ИТ-служб, обеспечивающие совещания, почему-то воспринимают программу как дополнительную нагрузку и угрозу своим полномочиям, считая, что она ограничивает их доступ к руководству. Конечно, такая позиция ошибочна, а указанные сотрудники только выиграют от умения работать с программой, помогая шефу в освоении новых управленческих технологий.

Секретарь также может получить значительную пользу от применения программы, поскольку автоматизация снимет с него массу рутинных функций по организации совещаний, рассылке приглашений и материалов, направлений различных напоминаний участникам, ведения протокола, контролю исполнения и т.д.

Для самих участников совещаний эффективность программы будет проявляться в том, что благодаря планированию и соответствующим уведомлениям они получат возможность лучше готовиться к совещаниям, материалы совещаний будут доступны в БД для использования в работе, а протоколы оперативно доводиться до исполнителей.

Программа обеспечивает информационную прозрачность БД совещаний (в той мере, в какой это допускается политикой безопасности компании) по всей управленческой вертикали, вплоть до непосредственных исполнителей решений совещания, т.е., потенциально пользователями могут быть все сотрудники, подключенные к корпоративной сети предприятия.

2. Порядок развертывания системы «АМ-УСП»

Мы рекомендуем следующий порядок развертывания и использования программы.

Первый этап – апробация программы «как есть», по основным функциям, на автономных компьютерах в небольших компаниях, либо на нескольких сетевых АРМ, включая компьютеры руководителя и секретаря. Обычно здесь достаточно 1 – 2 дней.

Второй этап – опытная эксплуатация в режиме поддержки реальных совещаний, для чего следует ввести соответствующую повестку дня, участников, материалы и т.д. Желательно, в сетевом варианте, установить программу у всех участников совещаний. На этом этапе следует выявить те функции программы, которые, возможно, необходимо адаптировать к условиям данного предприятия, а также разработать временный регламент проведения совещаний. Здесь же уместен тренинг по управлению совещаниями. Этот этап займет 2 – 4 недели или 2- 4 совещания.

Третий этап – промышленная эксплуатация, с постепенным расширением круга пользователей, а также доведением регламента и программного обеспечения (если необходимо) до требуемого уровня функциональности, таким образом, чтобы эта программа стала востребованным инструментом повседневной деятельности менеджмента предприятия.

3. Масштаб применения программы «АМ-УСП»

Программу можно применять, в зависимости от степени освоения, в следующих конфигурациях:

Вариант 1. Однопользовательская система устанавливается у руководителя или его секретаря – для совещаний с небольшим числом участников

Вариант 2. Сетевая версия с АРМ руководителя и АРМ секретаря – для управления одноуровневыми совещаниями среднего масштаба

Вариант 3. Сетевая версия с АРМ у руководителя, секретаря и всех участников совещаний – для одно или много уровневых совещаний, естественный вариант применения программы

Вариант 4. Сетевая версия с АРМ у руководителя, секретаря, всех участников совещаний, а также у конечных исполнителей – для совещаний любых уровней и масштабов

Наибольший эффект для компании достигается в последнем варианте, когда все действующие лица – участники совещаний и исполнители решений, работают в единой системе.

4. Поддержка системы совещаний в программе «АМ-УСП»

Обычно одно совещание инициирует другое на подчиненном уровне, либо само является следствием решений, принятых более высоким руководством. Следовательно, на предприятиях фактически существует система взаимозависимых совещательных процессов, пронизывающая всю организационную структуру, обеспечивая передачу управленческих решений на исполнительский уровень, а также поднимая вопросы от исполнителей, с мест возникновения, туда, где возможно их разрешение.

Но часто это представляет собой лишь неупорядоченную последовательность слабо связанных друг с другом мероприятий и сопровождается щедрой растратой сил и времени на передачу решений и отчетов между уровнями, а также на координацию взаимодействия между сотрудниками в этой управленческой иерархии.

В системе «АМ-УСП» существует ряд функций, которые предназначены и обеспечивают упорядочение и проведение совокупности совещаний в компании, а именно:

1. Организацию и планирование совокупности совещаний на различных уровнях управления компанией
   
2. Координацию вопросов повестки дня совещаний, проводимых различными руководителями
   
3. Оперативную трансляцию протоколов и поручений от верхнего уровня (руководства компании) до исполнителей
   
4. Быструю эскалацию вопросов и проблем от точек возникновения (от исполнителей) на уровень их разрешения
   
5. Информационную прозрачность совещаний и совместную работу над поручениями исполнителей разных подразделений
   
6. Ведение единой базы для совещаний, проводимых на различных уровнях управления компании
   

Система совещаний, проводимых на различных уровнях управления – реальность современного менеджмента. Совещания топ-менеджмента во многом определяют повестку дня для совещаний на других уровнях управления. Эффективная координация подразделений и сотрудников компании, прохождение, рассмотрение и решение актуальных вопросов компании посредством проведения совещаний на уровне топ-менеджмента, руководителей подразделений и рабочих групп, как «сверху – вниз», так и «снизу – вверх»


На рисунке (Рисунок 8.4 .61) приведена экранная форма, на которой показана иерархия совещаний в компании, от совещания руководства, топ-менеджмента компании, на уровень подразделений и рабочих групп.



Рисунок 8.4.61 – Система совещаний, поддерживаемых в компании

Вопросы повестки дня и поручения из совещаний руководства компании могут без потерь времени и искажений быть включены в повестку дня соответствующих подразделений, при этом ход рассмотрения вопросов на всех уровнях правящей иерархии может быть сделан прозрачным для всех сотрудников.

9. Эффективность использования программы

Факторы эффективности использования системы «АМ-УСП»:

• Сокращение потерь времени участников за счет заблаговременного планирования совещаний, своевременного информирования участников о текущей повестке дня, оперативного обеспечения материалами к совещанию и выдачи его протокола в рамках времени текущего совещания
  
• Совершенствование порядка организации и проведения совещаний, тесная увязка повестки дня с основной деятельностью компании, обеспечение целенаправленного выбора рассматриваемых вопросов и концентрация участников на актуальных проблемах предприятия
  
• Улучшение управляемости компанией путем повышения уровня исполнительской дисциплины, за счет всестороннего контроля исполнения решений, а также анализа единой базы протоколов и материалов совещания
  
• Полный учет и контроль исполнения всех поручений, выдаваемых руководителями, независимо от источника (поручения совещаний, поручения по документам, устные поручения и т.д.)
  
• Налаживание внутрифирменных коммуникаций, сокращение потерь рабочего времени при взаимодействии между сотрудниками, оперативная консолидация «нужных людей в нужное время для решения нужных вопросов»
  
• Четкая координация деятельности подразделений и сотрудников, оперативная трансляция решений «сверху – вниз», до исполнителей, а также восприятие и учет информации, поступающей «снизу – вверх», к руководству
  
• Системное решение актуальных вопросов компании посредством проведения согласованных совещаний на уровне топ-менеджмента, на уровне подразделений и рабочих групп
  
• Регламентация работы сотрудников, обеспечение ритмичности, повторяемости, стабилизации и сопоставимости процессов и на этой основе – постоянное совершенствование управления совещаниями и деятельности компании в целом
  
• Снижение затрат на офисное обеспечение совещаний, сборы участников, на распечатку и рассылку протоколов и материалов, на приглашения, телефонные переговоры и т.д.
  
• Развитие культуры предприятия, взаимное обучение, обмен опытом и знаниями сотрудников за счет ведения и использования единой базы системы по темам, вопросам, поручениям и материалам совещаний в компании
  

10. Приложение №1. Сводная таблица функций программы

Основные функции системы управления совещаниями «АМ-УСП»

№пп	Процессы совещаний и функции автоматизации
	Общесистемные функции
	Планирование работ в компании		Ведение электронных журналов
	Ведение кадров и штатного расписания компании		Внутренняя электронная почта
	Ведение списка организаций и контактных лиц		Электронный архив документов
	Формирование телефонной (адресной) книги компании		Администрирование системы
	Организация совещаний
	Составление планов - графиков совещаний на период		Формирование проектов повестки дня
	Определение руководителя, секретаря и участников совещаний		Выбор основных тем и вопросов совещаний для проектов повестки дня
	Уведомление участников о графике проведения совещаний		Проверка этапа организации с помощью контрольных вопросов
	Подготовка совещаний
	Ввод повестки дня, даты, времени, места, и участников совещания		Рассылка приглашений, напоминаний, повестки дня, раздаточных материалов, и т.д.
	Получение отчетов по предыдущему совещанию, учет замечаний и предложений по повестке дня		Проверка этапа подготовки к совещанию по контрольным вопросам
	Проведение совещаний
	Отображение повестки дня, списка участников, материалов совещания		Ввод новых тем, вопросов и поручений по ходу совещания
	Фиксация исполнения вопросов и поручений (выполнено, на исполнении, просрочено,…)		Хронометраж времени совещания по темам повестки дня
	Выпуск проекта протокола совещания		Проверка проведенного совещания по контрольным вопросам
	Завершение совещаний
	Согласование и утверждение протокола		Распечатка протокола
	Рассылка протокола участникам		Проверка этапа завершения совещания по контрольным вопросам
	Контроль совещаний
	Контроль и напоминания о сроках исполнения по поручениям совещаний		Контроль состояния вопросов и поручений (на исполнении, выполнено, отложено,…)
	Оценка уровня исполнительской дисциплины совещаний		Проверка этапа контроля совещания по контрольным вопросам
	Анализ совещаний
	Анализ истории вопросов совещаний		Анализ статистики совещаний
	Анализ использования времени по темам совещаний		Проверка этапа анализа совещаний по контрольным вопросам

11. Контактная информация

Подробнее с программой можно ознакомиться на сайте компании. Вы можете бесплатно скачать демо – версию программы «АМ-УСП» и документацию, оформить подписку на новости, участвовать на форуме в обсуждении вопросов использования программы, направлять свои замечания и пожелания. После апробации вы можете выписать счет и оплатить программу, после чего получить коды авторизации для перевода программы в рабочую версию.


 ООО «Автоматизация менеджмента.

Тел: 8 (495) 922-18-21

e-mail: info@auto-management.ru, сайт: www.auto-management.ru