Назначение и область применения программы 9 Служебные совещания 10 Виды служебных совещаний 10 Типовые недостатки в организации и проведении совещаний 11 Требования к результативным совещаниям 14

Вид материала

Руководство пользователя

Содержание Контроль исполнения поручений Оценка исполнительской дисциплины сотрудников Автоматические уведомления Контрольные вопросы этапа контроля совещаний Анализ материалов совещаний Расчет количественных показателей совещаний

Подобный материал:

• Инструкция по организации проведения совещаний с использованием Outlook и SharePoint, 24.87kb.
• Сжатие файлов и программы архиваторы. Служебные программы. Назначение, виды. Выполнение, 673.92kb.
• Планирование работы управы Проведение оперативных совещаний в управе Проведение совещаний, 761.67kb.
• Проведение совещаний цели, 67.66kb.
• Вработе сессии и совещаний высшего уровня принял участие Председатель Статкомитета, 391.5kb.
• О проведении выездных семинаров-совещаний в районах Республики Марий, 35.43kb.
• Список экзаменационных вопросов по дисциплине «Специальные виды литья», 21.78kb.
• О проведении совещаний, 14.89kb.
• Информация о проведении межведомственной комплексной операции «Подросток» в 2011 году, 240.55kb.
• 1. назначение и область применения документа, 854.98kb.

Контроль исполнения поручений

На основании записей в журнале компании и по мере реализации поручения получают различные значения признаков выполнения (Инициировано, На исполнении, Выполнено, Отложено, Отменено). Указанные признаки изначально задаются в справочнике, и пользователь имеет возможность изменить, добавить или исключить установленные значения (Рисунок 5.7.2 .36).



Рисунок 5.7.2.36 – Справочник признаков состояния исполнения поручений

Программа «АМ-УСП» позволяет построить из записей журнала компании различные выборки, более удобные для осуществления контроля исполнения поручений. На рисунке (Рисунок 5.7.2 .37) показан упорядоченный перечень состояний по выданным и полученным поручениям с признаками исполнения (выполненные, просроченные, невыполненные, отмененные). Дополнительно, поручения можно отсортировать по срокам исполнения (сегодня, завтра, скоро), что также позволяет более удобно работать с поручениями.



Рисунок 5.7.2.37 – Сводка контроля исполнения поручений

По всем поручениям система выдает уведомления исполнителям по факту создания поручения, а также при приближении сроков исполнения или просроченном поручении.

3. Оценка исполнительской дисциплины сотрудников

Программу «АМ-УСП» следует рассматривать, прежде всего, как инструмент организации коммуникаций и совместной деятельности менеджмента компании. При этом программа обладает и глубокими возможностями поддержки методов административного управления, одним из которых является мониторинг, контроль и оценка исполнительской дисциплины сотрудников компании.

Программа обеспечивает автоматический мониторинг и учет выдачи и исполнения вопросов и поручений, контроль состояния исполнения и оценку исполнительской дисциплины по вопросам и поручениям совещаний (Рисунок 5.7.3 .38 и Рисунок 5.7.3 .39).



Рисунок 5.7.3.38 – Контроль и оценка исполнительской дисциплины по вопросам совещаний




Рисунок 5.7.3.39 – Контроль и оценка исполнительской дисциплины по поручениям совещания

Цветовая гамма в программе настраивается и при просмотре отчетов способствует привлечению внимания к выполняющимся или просроченным вопросам и поручениям.

Эти возможности позволяют самим участникам совещаний периодически просматривать отчеты программы, быстро находить вопросы и поручения в своей зоне ответственности, видеть оценки исполнительской дисциплины и своевременно отрабатывать собственные обязательства перед совещаниями.

4. Автоматические уведомления

Наличие в системе «АМ-УСП» встроенной электронной почты и механизма управления внутренними событиями, позволяет автоматически направлять сотрудникам информационные сообщения с предупреждениями и напоминаниями о наступлении сроков исполнения поручений, о невыполненных поручениях, об изменении состояния поручений и другие (Рисунок 5.7.4 .40).



Рисунок 5.7.4.40 – Автоматические уведомления системы

5. Контрольные вопросы этапа контроля совещаний

В системе поддерживается исходный перечень контрольных вопросов по этапу контроля совещаний (Рисунок 5.7.5 .41), который можно настроить через справочник программы на потребности в оценке контроля на предприятии – заказчике.



Рисунок 5.7.5.41 – Контрольные вопросы этапа контроля совещания

8. Анализ материалов совещаний

   1. Расчет количественных показателей совещаний

Для участников совещаний и в первую очередь, для руководства, представляет интерес статистические характеристики, накапливаемые в программе по мере проведения совещаний. На основе уже имеющейся в системе информации, программа позволяет автоматически рассчитывать ряд показателей, которые позволяют количественно оценить и дать характеристики совещаниям как институту менеджмента компании.

К числу таких показателей для данного совещания относятся:

• Тс – длительность данного совещания, час;
  
• Кв – количество вопросов в повестке дня;
  
• Квз – количество вопросов, закрытых на совещании;
  
• Квп – количество вопросов просроченных, с истекшим сроком исполнения;
  
• Кп - количество поручений в повестке дня;
  
• Кпз – количество поручений, закрытых на совещании;
  
• Кпп – количество поручений просроченных, с истекшим сроком исполнения;
  
• Кус – количество присутствовавших участников совещания.
  

Эти показателя позволяют рассчитать ряд производных характеристик для данного совещания, а именно:

• Ттзс = (Тс) х (Кус) – трудозатраты данного совещания, сколько человеко – часов израсходовано на данное совещание. Это показатель принципиальный и интересный для руководства, поскольку он определяет «цену совещания» и легко может быть выражен в деньгах;
  
• Дсв = (((Кв) – (Квп)) : (Кв)) х 100% - уровень исполнительской дисциплины совещания (по вопросам);
  
• Дсп = (((Кп) – (Кпп)) : (Кп)) х 100% - уровень исполнительской дисциплины совещания (по поручениям).
  

На основании показателей, рассчитываемых для одного совещания, можно получить статистические характеристики для всех совещаний за определенный период:

• Кс – количество совещаний за период;
  
• Ттзсобщ = Сумма (Ттзс) – человеко – часов, общие трудозатраты участников на проведений всех совещаний за период;
  
• Ттзссред = (Ттзсобщ) : (Кс) – средние трудозатраты на одно совещание, средняя «цена» совещания;
  
• Дсвсред = (Сумма Дсв) : (Кс) средний уровень исполнительской дисциплины совещания (по вопросам) за период;
  
• Дспсред = (Сумма Дсп) : (Кс) средний уровень исполнительской дисциплины совещания (по поручениям) за период;
  

Пример экранной формы расчета статистических показателей совещаний приводятся на рисунке (Рисунок 5.8.1 .42).



Рисунок 5.8.1.42 – Статистические показатели совещаний компании за период

Показатели в таблице следует рассматривать как некоторые индикаторы, характеризующие различные стороны в процессах управления совещаниями. При достаточно критическом отношении к этим показателям, они будут полезными в задаче совершенствования совещаний как института управления компанией, при обязательном учете специфики компании, тематики, рассматриваемых вопросов и т.д.