Назначение и область применения программы 9 Служебные совещания 10 Виды служебных совещаний 10 Типовые недостатки в организации и проведении совещаний 11 Требования к результативным совещаниям 14

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 ... 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Рекомендации по работе с системой АМ-УСП

Работа с протоколами совещаний

Фиксация информации о фактическом сроке завершения вопроса или поручения совещания осуществляется автоматически в соответствии с датой совещания, на котором вопрос или поручение рассматривалось последний раз. В связи с этим поле "Дата/время совещания" является обязательным полем для заполнения.

Внимание: Если для протокола не заполнено поле "Дата/время совещания", тогда при печати в протоколе совещания не появится информации о вопросах и поручениях совещания!

Для удобства работы в АМ-УСП предусмотрена возможность автоматического создания нового протокола совещания на основе предыдущего. При создании нового протокола система находит последний по дате создания протокол в той группе, в которую добавляется новый протокол и копирует из него в новый протокол следующие данные:

Место проведения совещания;
"Дата/время следующего совещания" – копируется в поле "Дата/время совещания";
Руководитель;
Секретарь;
Участники совещания.

Также в новый протокол копируются все незакрытые темы предыдущего совещания, незавершенные вопросы и все поручения этих вопросов.

Примечание: При печати протокола совещания в выходную форму попадают только те вопросы и поручения, которые рассматривались на данном совещании. Поручения, появившиеся позже данного совещания или закрытые до данного совещания, в протоколе совещания печататься не будут. Протоколы появления и завершения вопросов и поручений отображаются в соответствующих ячейках таблиц (Рисунок 6 .49).

Рисунок 6.49 – Отображение протоколов появления и завершения вопросов и поручений

Особенности работы с настраиваемыми фильтрами

Для удобства анализа информации, многие задачи линейки АМ оснащены функциями фильтрации интересующей информации.

Рассмотрим функции фильтрации на примере задачи «Контроль поручений» (Рисунок 6 .50).

Рисунок 6.50 – Контроль поручений

В системе для всех подобных задач уже существует предопределенный перечень фильтров. При выборе интересующего фильтра в дереве слева, таблица на форме редактирования справа наполняется поручениями в соответствии с выбранным фильтром.

Помимо использования существующих фильтров можно создавать и настраивать свои собственные фильтры. Рассмотрим пример создания собственного фильтра.

Например, мы хотим расширить область действия нашей задачи, и помимо поручений отбирать вопросы совещаний.

Добавляем в корень списка фильтров новый фильтр (Рисунок 6 .51) и даем ему наименование «Все вопросы совещаний».

Рисунок 6.51 – Добавление новой группы фильтров

Далее на закладке «Настройка фильтра» в поле «Тип записи» выбираем «Вопрос совещания» и нажимаем на кнопку «Сохранить» (Рисунок 6 .52).

Рисунок 6.52 – Настройка фильтра

После этого на закладке «Поручения» отобразятся все вопросы совещаний (Рисунок 6 .53).

Рисунок 6.53 – Отбор по фильтру

Далее можно продолжить разбивку вопросов по другим критериям (например, по состоянию), добавив в группу «Все вопросы совещаний» новые фильтры и настроив их соответствующим образом.

Примечание: При выборе нескольких параметров фильтрации на закладке «Настройка фильтра» в отбор попадут только те элементы, которые удовлетворяют всем заданным параметрам.

Администрирование системы

Функции администрирования в программе обеспечивают изменение параметров настройки, смену пароля пользователя, контроль активных пользователей. Запуск всех задач администрирования системы осуществляется из меню «Задачи / Администрирование».

Все пользователи системы имеют доступ к следующим задачам раздела «Администрирование»:

Активные пользователи;
Смена пароля.

Задача «Активные пользователи» (Рисунок 7 .54) позволяет посмотреть, какие пользователи в данный момент подключены к системе, какие нет.

Активные пользователи отмечены в списке черным цветом, а неактивные – красным.

Рисунок 7.54 – Активные пользователи системы

Задача «Смена пароля» предназначена для смены пользователем своего пароля. При создании учетной записи администратор системы назначает имя и пароль пользователя. Впоследствии, для исключения входа в систему других людей под Вашей учетной записью, рекомендуется изменить пароль учетной записи.

При запуске задачи «Смена пароля» на экране появляется диалоговое окно (Рисунок 7 .55), в котором необходимо ввести старый пароль, новый пароль и подтвердить новый пароль.

Рисунок 7.55 – Смена пароля

После смены пароля будет выдано сообщение об успешной смене пароля.

Для выполнения функций администрирования системы предусмотрена предустановленная учетная запись: Имя Пользователя: admin, Пароль: admin.

В начале работы с системой администратору системы рекомендуется изменить пароль данной учетной записи, чтобы исключить умышленную и неумышленную перенастройку программы другими пользователями.

В задачи администратора системы входят:

Изменение параметров настройки;
Настройка прав пользователей системы;
Настройка оповещений.

Изменение параметров настройки (Рисунок 7 .56) может потребоваться в случае наполнения справочников собственными значениями. В параметры настройки вынесены те значения справочников системы, которые влияют на логику работы программы.

Рисунок 7.56 – Изменение параметров настройки

Обычно в параметрах настройки в качестве значения задается код какого-либо элемента справочника. Для получения кода элемента справочника необходимо загрузить требуемый справочник, выбрать интересующий элемент справочника, нажать правую кнопку «мыши» и в появившемся меню выбрать «Свойства объекта» (Рисунок 7 .57).

Рисунок 7.57 – Получение свойств элемента справочника

После этого на экране появится диалоговое окно свойств объекта (Рисунок 7 .58), в котором «значение идентификатора» и является тем значением, которое необходимо указать в соответствующем параметре настройки.

Рисунок 7.58 – Свойства элемента справочника

Внимание: Для минимизации работы по настройке рекомендуется вместо удаления значений справочников, фигурирующих в параметрах настройки, использовать их переименование.

После добавления сотрудника в штатной структуре компании, он автоматически попадает в задачу «Пользователи системы» (Рисунок 7 .59).

Рисунок 7.59 – Настройка прав пользователей системы

Но для того, чтобы у него была возможность работать в системе, необходимо задать имя учетной записи, пароль и определить, в какие группы входит данный пользователь.

Для установки/смены логина и пароля необходимо воспользоваться кнопками «Установить/сменить логин» и «Установить/сменить пароль» соответственно.

Примечание: при установке/смене пароля администратором ввод старого пароля необязателен.

Для выбранной учетной записи пользователя в таблице «Группы пользователей» отмечаются те группы, в которые входит данный пользователь. Включение пользователя в ту или иную группу означает добавление прав на пункты меню, кнопки панели задач, редактирование элементов в той или иной задаче.

Примечание: Каждый пользователь должен быть включен в группу «Сотрудник компании».

Задача «Настройка оповещений» (Рисунок 7 .60) позволяет настроить, какие типы оповещений из предопределенного в системе списка будут использоваться в Вашей компании, а также отредактировать формулировки сообщений в соответствии с Вашими предпочтениями.

Рисунок 7.60 – Настройка оповещений

Поля «Наименование» и «Описание» предназначены для визуальной идентификации оповещения.

Для включения или отключения рассылки того или иного типа оповещений, необходимо воспользоваться полем «Включено».

В полях «Тема сообщения» и «Текст сообщения» заполняется текст, который попадет в тему и текст сообщения соответственно.

Blog

Содержание

Рекомендации по работе с системой АМ-УСП

Администрирование системы