Постановлением Администрации Волгоградской области от 12. 04. 2010 №109-п, иными закон

Вид материала

Закон

Содержание Регистрация и прохождение внутренних документов Учет и анализ объемов документооборота 3.8.11. Работа исполнителя с поступившими (входящими) документами

Подобный материал:

• Об установлении тарифов на тепловую энергию для потребителей, 179.32kb.
• Положение о комиссии по поддержке субъектов малого и среднего предпринимательства;, 757.58kb.
• Отчет по основным направлениям деятельности Управления социальной защиты населения, 1235.18kb.
• Программа развития конкуренции в Волгоградской области на 2010-2012 годы утв постановлением, 1276.17kb.
• Постановлением Администрации Волгоградской области от 22. 11. 2010г. №607-П. Учредителем, 64.52kb.
• Всоответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 13 октября 2008г, 291.78kb.
• Приказ 23. 09. 2010 №3700 Об утверждении состава экспертной группы Комитета по образованию, 7269.88kb.
• Правительства Российской Федерации от 11 сентября 2008 г. №1313-р в Волгоградской области, 645.21kb.
• Заместителя Главы Администрации Волгоградской области управляющего делами Администрации, 1307.54kb.
• Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 о порядке разработки, 500.62kb.

Регистрация и прохождение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Проекты распорядительных документов (приказы, распоряжения), после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами, передаются в отдел правового обеспечения и административного делопроизводства для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в организационно-аналитический отдел Госжилинспекции, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководителю Госжилинспекции.

Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке передаются в структурные подразделения Госжилинспекции, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Передача документов производится организационно-аналитическим отделом согласно резолюций руководителя Госжилинспекции, его заместителей.

Информационный обмен между структурными подразделениями и движение документов внутри подразделения осуществляется по распоряжению и под контролем руководителя соответствующего подразделения.

Структурные подразделения согласно своим положениям осуществляют взаимодействие между собой для решения поставленных перед ними вопросов. Переписка между отделами по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. Необходимая служебная переписка между отделами осуществляется по распоряжению и под контролем руководителя структурного подразделения Госжилинспекции.

Проект договора гражданско-правового характера разрабатывается отделом правового обеспечения и административного делопроизводства в соответствии с указанием руководителя Госжилинспекции или его заместителей на основании докладной записки руководителя структурного подразделения. В случае необходимости к проекту договора прикладываются акты выполненных работ и техническое задание на производство работ.

Затем проект договора согласовывается руководителем структурного подразделения, выступившего инициатором подготовки данного проекта и финансово-хозяйственным отделом, после чего направляется на рассмотрение руководителю Госжилинспекции.

После подписания руководителем Госжилинспекции договор поступает в финансово-хозяйственный отдел для регистрации в соответствующих программных продуктах (“1С: бухгалтерия”, “АЦК Финансы”, “Комита-курьер” ).

Хранение подлинников договоров осуществляется в финансово-хозяйственном отделе.

6. Учет и анализ объемов документооборота

Данные о количестве документов анализируются еженедельно, обобщаются организационно-аналитическим отделом и предоставляются руководству Госжилинспекции, в установленном порядке, в виде справок (сводок, отчетов).

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Госжилинспекцию и созданных им за определенный период времени.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.8.11. Работа исполнителя с поступившими (входящими) документами

Организация работы с поступившими (входящими) документами в структурных подразделениях Госжилинспекции осуществляется на основании резолюций (поручений (указаний) по их исполнению) руководителя Госжилинспекции, его заместителей, руководителя структурного подразделения.

Работники структурных подразделений в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Госжилинспекции.

Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, основной исполнитель имеет право:

созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

устанавливать сроки представления проектов документов соисполнителями основному исполнителю.

В случае временного отсутствия (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность) исполнителя (соисполнителя) документы передаются другому исполнителю (соисполнителю).

В случае увольнения исполнителя (соисполнителя) или перевода (перемещения) на иную должность документы передаются по акту приема-передачи руководителю структурного подразделения или по его поручению (указанию) вновь назначенному работнику.

Контролируемые служебные документы должны исполняться в сроки, установленные действующим законодательством, если руководством Госжилинспекции Волгоградской области не указан конкретный срок исполнения документа.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Госжилинспекции Волгоградской области, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Сроки исполнения могут быть продлены только теми должностными лицами, которыми они установлены.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.